Определение архивной копии
Advokat-pavlovich.ru

Юридический портал

Определение архивной копии

Исполнение запросов: архивная выписка и архивная копия

Для подготовки ответа на поступившие запросы в архивах предприятий чаще всего применяют архивную справку. На нашем ресурсе вы сможете найти примеры таких справок, а также описание различных тонкостей при их составлении. При необходимости вы всегда можете обратиться к данным материалам. Но следует иметь в виду, что подготовка информации в ответ на запрос может осуществляться в форме архивной выписки. Такую форму также часто используют в различных организациях.

Как оформить архивную выписку

Чтобы оформить архивную выписку, вам понадобится взять официальный бланк организации, на котором следует указать название документа, то есть «Архивная записка». Выписка должна включать текст оригинала документа лишь частично, в той части, которая затрагивает интересующий вопрос. Кроме того, в выписке должен быть указан архивный шифр, а также номера листов единицы хранения, которая стала основанием для составления рассматриваемого документа.

Архивная выписка должна полностью включать реквизиты бланка архивного документа, который послужил основанием для выписки, в том числе его дату и номер.

Предлагаем вашему вниманию образец архивной выписки:

Государственное учреждение «Научный центр «Орбита»

ул. Верхняя, 25, г. Новосибирск, 000000

Телефон: (000) 888-11-23; Факс: (000) 888-11-23; http://site.ru

ОКПО …, ОГРН …, ИНН/КПП …

Администрация Болотненского района

12 сентября 2013 г. № 117-к

О награждении научных сотрудников

в связи с празднованием Дня научного работника

В связи с профессиональным праздником – Дня научного работника, а также за многолетний подвижнический труд

      1. Наградить Почетной грамотой Администрации Болотненского района Новосибирской области

Селиверстова Антона Сергеевича – ведущего научного сотрудника ГУ «Научный центр «Орбита»

Глава администрации А.А. Петросова

Основание: ф. 172, оп. 6, д. 34, л. 121-123.

Специалист-эксперт Е.Р. Смирницкая
Печать

Имеется и такой вариант как выписка из архивного документа. От упомянутого примера такой документ будет отличаться лишь оформлением начальной части. При оформлении данного документа вам потребуется добавить слово «выписка», зато нет необходимости указывать реквизиты бланка предприятия. Так, если рассматривать приведенный пример, то вместо названия документа («Приказ») вам нужно будет указать другое название «Выписка из приказа».

Предлагаем вашему вниманию пример выписки из архивного документа

Администрация Волховского района

ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА

06 августа 2011 г. № 364-к

(далее все по тексту аналогично предыдущему примеру)

При наличии преамбулы (обычно она присутствует) в начале оригинального документа (т.е. все слова до слова «приказываю») воспроизводятся целиком.

Следует иметь в виду, что информация должна приводиться только на определенного человека, как и указано в запросе. В выписке не должно содержаться сведений об иных лицах, которые упоминаются в документах архива!

Вынужденные пропуски в тексте можно обозначать при помощи многоточия. Если имеются неточности или отсутствует возможность прочесть текст подлинники, то в архивной выписке должна быть сделана соответствующая отметка. Она может выглядеть как, например: «Так в тексте оригинала».

Реквизит подписи оформляется следующим образом: указывается ФИО лица, подписавшего документ, а также его должность. Разумеется, в архивной выписке не может присутствовать личная подпись.

Готовую архивную выписку требуется заверить, эту процедуру может выполнить сотрудник архива. Более подробно о процедуре заверения документов, в том числе и многостраничных, можно прочитать по указанной ссылке.

Как правило, для того чтобы вручить архивную выписку заявителю, требуется составить сопроводительное письмо.

Как сделать архивную копию

Архивная копия должна дословно, то есть полностью, повторять текст оригинального документа. К примеру, это может быть копия, выполненная при помощи копировального устройства. Такая копия может состоять из нескольких листов, в таком случае их необходимо сшить вместе или же заверить каждый лист по отдельности. Порядок заверения будет аналогичен.

В данной статье нет смысла приводить образец архивной копии. Ведь вам достаточно лишь найти необходимый документ, а затем скопировать его. Следует иметь в виду, что на обороте копии должен быть отмечен архивный шифр, а также номера листов единиц хранения документа из архива. Пример можно увидеть в образце архивной выписки. Чтобы направить архивную копию адресату, вам также необходимо будет составить сопроводительное письмо.

Чтобы сохранить конфиденциальность, можно сделать архивную копию в тех случаях, если оригинал документа:

      • содержит сведения только о том лице, о котором был сделан запрос, например, это может быть копия приказа о награждении того или иного человека;
      • имеет отношение к определенной организации, например, если речь идет о копии устава организации.

В других же ситуациях в процессе подготовки информации по тому или иному запросу имеет смысл в составлении архивной справки или архивной выписки.

Определение архивной копии

5.1. При изготовлении копий техническими средствами, как архива, так и заказчика, их аутентичность подлинным документам удостоверяется архивом.

5.2. Машинописная архивная копия печатается на бланке государственного архива с обозначением названия «Архивная копия».

Текст документа передается в современной орфографии. Название документа, его номер и дата воспроизводятся полностью.

В подстрочных примечаниях к тексту машинописной архивной копии должны быть сделаны соответствующие оговорки о местах текста оригинала документа, неразборчиво написанных, исправленных автором, неподдающиеся прочтению. В случае необходимости, могут указываться внешние особенности оригинала: писчий материал, формат бумаги, наличие печатей, водяных знаков и др.

Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения, должны оговариваться в тексте «архивной копии» словами «так в документе», «так в тексте оригинала».

После текста «архивной копии» указываются поисковые данные документа (№ фонда, № описи, № ед. хр., №№ листов).

Архивная копия подписывается руководством архива и заведующим структурного подразделения (или читального зала), подготовившего архивную копию, и заверяется печатью архива.

5.3. На архивных копиях, изготовленных электрографическим способом (ксерокопиях), фотокопиях поисковые данные проставляются на обороте каждого листа (специальным штампом), заверительные надписи и печать – на обороте последнего листа документа. Там же делается отметка о том, что вышеуказанные архивные копии не могут быть размножены без разрешения государственного архива.

5.4. Копии документов выдаются пользователям или их доверенным лицам под расписку или пересылаются по указанным адресам за счет пользователя с сопроводительным письмом, подписанным руководством архива.

Оформление копий документов для вывоза за пределы Российской Федерации

Вывоз за пределы Российской Федерации и ввоз в Российскую Федерацию приобретенных и (или) полученных на законных основаниях копий архивных документов на носителях любого вида осуществляется без ограничений, за исключением вывоза копий архивных документов, доступ к которым ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.

По просьбе пользователей архив выдает им разрешение на провоз копий архивных документов за пределы Российской Федерации. При оформлении копий документов Архивного фонда Российской Федерации должны соблюдаться следующие требования:

– на каждой странице ксерокопии документа ставится отметка «копия», штамп государственного архива и поисковые данные подлинного документа – № фонда, № описи, № ед. хр., №№ листов, в том числе оборотные;

– при оформлении копий научно-технической документации в виде ксерокопий или копий на кальке штамп государственного архива ставится на оборотной стороне копии каждого листа чертежа и в месте углового штампа на каждом листе чертежа.

– при оформлении копий документов на пленочных носителях (микрофильм) на ракорде указывается «копия», название государственного архива, выдавшего копию, название и поисковые данные подлинного документа (номер фонда, описи, ед. хр.). Одновременно вводится особая кодировка копий. Между 7-м и 8-м кадрами с каждого конца и в середине пленки в месте впечатывания футажи ставится аббревиатура (сокращенное название архива – ЦГА СП). Непроявленные копии документов на пленочных носителях пользователям не выдаются.

– при оформлении копий документов в виде позитивных отпечатков на обороте каждой фотографии проставляется штамп госархива. При оформлении копий фотодокументов в виде дубль-негативов на межкадровом пространстве фотоспособом впечатывается аббревиатура госархива (ЦГА СП), выдавшего копию.

– на ксерокопиях рассекреченных документов в обязательном порядке ставится штамп «рассекречено», на соответствующих ракордах копий на пленочных носителях указывается: «все скопированные документы прошли рассекречивание в установленном порядке».

– архивом осуществляется опечатывание выданных копий, изготовленных фотоспособом, – в конвертах; пленочных носителях – в коробках, с помощью специальной изоляционной ленты. На опечатанных копиях проставляется штамп госархива с вышеназванными реквизитами так, чтобы он захватывал и часть изоляционной ленты. Кроме того, наклеивается бланк госархива с текстом о возможном вскрытии опечатанных копий органами таможенного контроля Российской Федерации в целях проверки соответствия кодировки.

Разрешение оформляется в виде справки «на право вывоза из Российской Федерации копий документов Архивного фонда Российской Федерации» на бланке госархива и включает следующие сведения: страна, фамилия, имя, отчество (полностью) пользователя, количество (прописью) копий (указать вид копий). Справка включает сведения: о рассекречивании документа, с которого изготовлена копия, включение его в учетные документы. Справка должна содержать заключение о том, что вывоз данных копий не нанесет ущерба государственным интересам России.

Справка заверяется подписью руководителя архива и гербовой печатью архива. (Приложение ).

К справке прилагается перечень вывозимых копий документов.

В перечне документов должны быть указаны номер и дата выданной справки, перечислены названия всех документов, с которых сняты копии. Перечень заверяется подписью руководителя и печатью архива.

Внесение исправлений и дополнений в Перечень не допускается. (Приложение ).

Виды архивных документов

Составляя запрос в архив и собираясь лично его посетить, необходимо понимать с какими документами вам предстоит работать, и где может храниться информация о ваших предках. Существует много разных архивных документов.

Какие бывают архивные документы, содержащие генеалогическую информацию

Бумажный носитель

Способы хранения на бумажном носителе:

  • книги,
  • газеты,
  • журналы,
  • бюллетени,
  • удостоверения,
  • грамоты
  • учетные карточки

Бумажные источники генеалогической информации

графические документы на бумажном носителе:

  • рисунки,
  • топографические карты,
  • картины,
  • фотографии,
  • схемы,
  • гравюры и т.п.

Машинописные документы

К машинописным документам: кино-, фото-, аудио- документы, видеофонограммы.

Обычно машинописные (электронные) документы, хранятся на:

  • Негативы,
  • Кассеты,
  • Микрофильмы,
  • Пленки,
  • Диски,
  • Флешки,
  • Электронные файлы на компьютере,

Теперь вы понимаете, что ваши поиски в архиве не ограничиваются только книгами?

Виды запросов в архив

Составляя запрос в архив нужно правильно формулировать его, чтобы получить информацию.

Нельзя написать: «Моего деда звали Иванов Иван Иванович. Пришлите мне мое генеалогическое древо».

В архивах есть четкие правила исполнения каждого вида запросов. Каждый из них имеет свою стоимость.

Генеалогический запрос

Обычно такие запросы включают в себя полноценный поиск по метрическим книгам и ревизским сказкам по одной или нескольким фамилиям за определенный временной период (обычно 100 лет или 3 поколения)

Ответ из архива о наличии источников генеалогической информации

Биографического характера запрос

Такой запрос нужен, чтобы подтвердить:

  • факт рождения, бракосочетания, смерти (обычно этого уже достаточно для составления родословной и генеалогического древа)

С помощью биографического запроса в архив можно также:

  • подтвердить степень родства,
  • установить факт обучения,
  • узнать о служебной деятельности;
  • подтвердить трудовой стаж и доходы;
  • подтвердить факт работы в период Великой Отечественной войны 1941 – 1945 гг;
  • установить подробности несчастных случаев на производстве, где работали предки;
  • подтвердить право на имущество;
  • узнать информацию о репрессированных предках, получить их личное дело и справки (лишение избирательных прав, раскулачивание, высылка за пределы района);
  • подтвердить факт пребывании граждан в немецком плену и на принудительных работах в Германии в период Великой Отечественной войны 1941 – 1945 гг;
  • узнать сведения об эвакуации граждан и пребывании в детских домах в период Великой Отечественной войны 1941 – 1945 гг;
  • узнать информацию о партийной деятельности вашего предка
Читать еще:  Выходные дни в связи со смертью родственника

Биографический запрос поможет подтвердить информацию о награждении

  • правительственными наградами, почетными грамотами, в т.ч.
  • орденами: Ленина, Октябрьской революции, Трудового Красного Знамени, Дружбы народов, «Знак Почета», Славы (I, II, III степени), Трудовой Славы (I, II, III степени), «Материнская слава» (I, II, III степени) и др;
  • медалями: «За отвагу», «За трудовую доблесть», «За трудовое отличие», «Медаль материнства» (I, II степени), «За отличную службу при охране общественного порядка», «За отвагу на пожаре», «За спасение утопающих», «Ветеран труда», «За преобразование Нечерноземья РСФСР», «За доблестный труд в Великой Отечественной войне 1941 – 1945 гг.», «За доблестный труд. В ознаменование 100-летия со дня рождения Владимира Ильича Ленина» и др;
  • знаками отличия в труде и присвоении почетных званий различных отраслей и ведомств, в т.ч.
  • знаками и значками: «Победитель социалистического соревнования», «Ударник пятилетки», «Отличник здравоохранения», «Отличник советской торговли» и др.

Из дополнительных генеалогических источников можно узнать

  • историю предприятия, организации, учреждения;
  • историю населенных пунктов губернии области;

Ответ на тематический запрос в архив

Виды (формы) ответов архива на запрос

Обычно ответы на запрос составляются на бланке архива с печатью и подписью должностного лица.

Архивная справка – документ, который выдается архивом и содержит информацию о предмете запроса. Указывается архивный шифр документ, на основании которых она составлена. Является официальным подтверждением факта.

Архивная копия – воспроизводит дословно архивный документ (рукописный или машинописный текст).

Архивная выписка — дословно воспроизводится часть текста архивного документа, относящаяся к предмету запроса.

Информационное письмо – письмо, составленное в качестве ответа на запрос пользователя, содержащее информацию о хранящихся в архиве источниках по конкретной теме.

Архивная справка о венчании Андрея Григорьевича Новожилова

Тематический перечень архивных документов – систематизированный краткий или аннотированный перечень заголовков архивных документов, единиц хранения/единиц учета по определенной теме, с указанием их дат и архивных шифров, составленный по запросу пользователя или по инициативе архива.

Тематическая подборка копий архивных документов – систематизированный комплект копий архивных документов или их частей по определенной теме, подготовленный архивом по запросу пользователя или по инициативе архива. Тематическая подборка включает титульный лист, тематический перечень архивных документов и историческую справку по теме;

Электронная (фото, скан) или бумажная (ксерокс) копия документа – копия снятая с оригинала документа, предоставляется по запросу пользователя.

Данные источники установлены в Документе «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук».

Какую форму ответа просить у архива?

Выбирайте то, что дешевле, согласно прайсу конкретного архива (в разных архивах по-разному). Ведь отсканировать ксерокс вы сможете и сами.

Но помните и о других сторонах этого вопроса. Черно-белый ксерокс (особенно с полосами от краски) может сделать архивный документ нечитабельным.

Сроки получения тоже зависят от вида копии. Электронную вам пришлют в считанные часы после оплаты. А вот бумажный вариант придется ждать несколько дней по Почте России.

Вам будут интересны другие статьи по генеалогии:

Определения

Методические рекомендации
по электронному копированию архивных документов
и управлению полученным информационным массивом

ОПРЕДЕЛЕНИЯ

Архивный документ – материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства.

Документ на компакт-диске – документ, носителем которого является компакт-диск типов CD-ROM, CD-RW, CD-R, DVD, DVD-R.

Единица хранения электронного фонда пользования – физически обособленный носитель (DVD, СD, HDD – диск и т.п.) с записью части электронного документа, одного или нескольких электронных документов.

Единица учета электронного фонда пользования – файл или совокупность файлов, составляющих образ дела, за единицу измерения файла принимается байт (Мб, Гб, Тб).

Компакт-диск – оптический диск, в котором слой для записи информации располагается на одной поверхности подложки и данные считываются с помощью светового луча.

Компакт-диск с однократной записью информации (CD-R) – внешний носитель информации, записываемый оптический диск, на котором информация может быть записана только однократно. Записанная на диске информация не может быть стерта или заменена на новую.

Компакт-диск незаписываемый (CD-ROM) – внешний носитель информации, оптический диск, на который информация переносится фабричным способом и доступна только для чтения (read-only memory – память «только для чтения»).

Компакт-диск с многократной записью информации (CD-RW) – внешний носитель информации, записываемый оптический диск, на котором возможны многократное стирание и многократная запись информации.

Конвертация – процесс перемещения документов с одного носителя на другой или из одного формата в другой. ГОСТ 15489-1–2007 «Управление документами. Общие требования».

Контейнер – ящик, коробка или картонная коробка, используемые для хранения и перевозки материалов для записи.

Копия первого поколения (дубликат; рабочая копия) – цифровая копия архивного документа, полученная методом компьютерного преобразования мастер-копии.

Согласно ГОСТ 6.10.4–84. «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения»: Дубликатами документа на машинном носителе являются все более поздние по времени, аутентичные по содержанию записи документа на машинном носителе и содержащие указание, что эти документы являются дубликатами.

Копия №№ поколения – цифровая копия архивного документа, полученная методом компьютерного преобразования копии первого поколения (дубликата).

Согласно ГОСТ 6.10.4–84. «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения»: Копиями документа на машинном носителе или машинограммы являются документы, переписанные с подлинника или дубликата документа на машинном носителе или машинограммы на другой носитель информации, аутентичные по содержанию и содержащие указание, что эти документы являются копиями.

Мастер-копия – «идеальная» копия, сделанная с подлинника документа, эталон. В терминах данных методических рекомендаций – первая цифровая копия (копия-оригинал, подлинник), сделанная с подлинника архивного документа и не подвергавшаяся никакой обработке, в том числе многократной перезаписи (миграции, репликации) на другой носитель информации. Мастер-копия является неприкосновенной и не предназначена для использования.

Согласно ГОСТ 6.10.4–84. «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения»: подлинником документа на машинном носителе является первая по времени запись документа на машинном носителе, содержащая указание, что этот документ является подлинником.

Метаданные – данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов и управление документами в течение времени. ГОСТ 15489–1–2007 «Управление документами. Общие требования».

Миграция цифровой информации – процесс периодического переноса цифровых материалов с одной аппаратно-программной конфигурации на другую, или с одного поколения компьютерных технологий на следующее (перевод в другой формат, из одной операционной системы в другую, с одного языка программирования на другой и пр.) с сохранением всех исходных функциональных характеристик, обеспечивающий долговременный доступ к цифровым объектам независимо от смены технологий. В настоящее время общепризнано, что миграция является неотъемлемой функцией цифровых архивов.

Согласно ГОСТ 15489–1–2007 «Управление документами. Общие требования»: Миграция – действие по перемещению документов из одной системы в другую с сохранением аутентичности, целостности, достоверности документов и их пригодности для использования.

Носитель информации – материальный объект, в том числе физическое поле, в котором информация находит свое отображение в виде символов, образов, сигналов, технических решений и процессов, количественных характеристик физических величин.

Обеспечение сохранности – процессы и операции по обеспечению технической и интеллектуальной аутентичности документов в течение времени. ГОСТ 15489-1–2007 «Управление документами. Общие требования».

Обновление – метод сохранения цифровой информации, предполагающий копирование на такой же носитель (предотвращает утрату цифровых материалов в случае физического старения носителя).

Оптический диск – выполненный в форме диска оптический накопитель, в котором запись и считывание данных осуществляется лазером при помощи луча света.

Оптический диск (DVD) – внешний носитель информации, в котором один или более слоев для записи информации располагаются между подложками и данные считываются с помощью светового луча. Имеет в несколько раз больший, чем CD, объем записываемых данных.

Оптический диск с однократной записью информации (DVD-R) – внешний носитель информации. Имеет в несколько раз больший, чем CD-R, объем записываемых данных.

Особо ценный документ – документ, имеющий непреходящую культурно-историческую, научную ценность, а также особую важность для общества и государства, находящийся на особом режиме учета, хранения и использования.

Оцифровка (англ. digitization, оцифрование) – описание объекта, изображения или аудио- видеосигнала (в аналоговом виде) в виде набора дискретных цифровых замеров (выборок) этого сигнала/объекта, при помощи той или иной аппаратуры (сканеров, цифровых фотоаппаратов и т.п.), т.е. преобразование документа из традиционной, присущей ему формы, в цифровую (компьютерную) в виде электронного файла (файлов) данных, пригодных для записи на электронные носители.

Результатом оцифровки документов являются – медиафайлы (графические файлы, аудиофайлы, видеофайлы и т.п.), которые могут быть воспроизведены различными цифровыми устройствами.

Оцифрованный документ – документ, полученный в результате конверсии бумажных и других аналоговых документов в цифровую форму.

Первичное средство хранения (первичная упаковка) – папка, конверт, коробка, футляр, кожух, предназначенные для физической защиты CD (DVD и т.п.) от механических повреждений.

Рабочая копия (копия первого поколения, дубликат) – цифровая копия, сделанная с мастер-копии и предназначенная для использования в различных целях.

Регистрация – действие по присвоению документу уникального идентификатора при его вводе в систему. ГОСТ 15489-1–2007 «Управление документами. Общие требования».

Репликация – метод сохранения цифровой информации, предполагающий создание одной или нескольких полных копий (клонов) цифровых материалов. Репликация требует специальных мероприятий по поддержке всех копий в актуальном состоянии.

Режим хранения – совокупность температурно-влажностных и санитарно-гигиенических условий, создаваемых в архивохранилищах для обеспечения сохранности документов на различных носителях, и контроль за их выполнением.

Сканер, иногда сканнер (англ. scanner, от scan – пристально разглядывать, рассматривать): в общем смысле – устройство или программа, осуществляющие сканирование, т.е. исследование объекта, наблюдение за ним или считывание его параметров.

Сканер изображений – устройство для считывания двумерного (плоского) изображения и представления его в растровой электронной форме. После этого возможна программная обработка полученных данных с целью распознавания сканированного текста или векторизации графики.

Сканирование – процесс оцифровки аналогового изображения (документ на бумажном носителе, фотоотпечаток, документ на прозрачном носителе (пленке, стекле), и т.п.) посредством специального устройства – сканера. Сканирование – то же, что оцифровка.

Уникальный документ – особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и/или внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения юридического значения и /или автографичности.

Читать еще:  Наследство после смерти брата если раньше имкшество поинадлежало родителям

Управление документами – совокупность действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях, осуществляющих деловую деятельность планомерно и эффективно, в целях доказательства проведения деловых (управленческих) операций. ГОСТ 15489-1–2007 «Управление документами. Общие требования».

Фонд пользования – совокупность копий архивных документов, выполненных на различных материальных носителях (микрофиши, микрофильмы и электронные носители) и предназначенных для использования с целью обеспечения сохранности подлинников архивных документов.

Цифровой документ – зафиксированная на цифровом носителе информация, которая записывается, сохраняется, передается и представляется в приемлемой для человека форме с помощью цифровых технологий и устройств.

Электронный фонд пользования – 1) структурированный массив электронных (оцифрованных) копий архивных документов, размещенных в хранилище (на цифровых носителях); 2) система электронных (оцифрованных) копий архивных документов, информационно идентичных (адекватных) подлинникам, к которым создана необходимая поисковая система и существует возможность их электронного или принтерного копирования.

Электронная копия документа – копия, изготовленная в цифровой форме. ГОСТ 7.48–2002. «Консервация документов. Основные термины и определения».

Эмуляция – метод сохранения цифровой информации, предполагающий создание образа исходного материала на другом носителе с сохранением всех функциональных характеристик (например, эмуляция CD-ROM на жёстком диске, или части информации жесткого диска на CD-ROM). Согласно ГОСТ 15971–90. «Системы обработки информации. Термины и определения», эмуляция – это имитация функционирования одного устройства посредством другого устройства или устройств вычислительной машины, при которой имитирующее устройство воспринимает те же данные, выполняет ту же программу и достигает того же результата, что и имитируемое. Эмуляция направлена на сохранение функциональности информационной системы, а не документов как доказательства.

Архивные документы

В любой организации, как правило, хранится большое количество документов, содержащих сведения о работниках. А значит, сотрудники, отвечающие за сохранность персональных данных, могут столкнуться с необходимостью передать эту информацию по запросам государственных органов, организаций и граждан. И наоборот, нередко появляется необходимость запросить информацию о своих сотрудниках в архиве или у другого работодателя. О том, как правильно запросить архивные документы или обработать запрос о выдаче таких документов, мы и поговорим.

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» гласит: государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, при наличии у них соответствующих архивных документов обязаны бесплатно предоставить пользователю архивными документами оформленные в установленном порядке архивные справки или копии архивных документов, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством РФ.

Основная работа по использованию архивных документов по личному составу состоит в подготовке архивных справок, архивных выписок и архивных копий документов по запросам граждан.

ЗАПРОС НА ПОЛУЧЕНИЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Заявителями на получение архивной информации могут быть и граждане, и юридические лица.

Запрос заявителя может быть сформулирован при личном обращении, по телефону, прислан по почте, в том числе по электронной. Обратите внимание: запросы, присланные по электронной почте и принятые по телефону, распечатываются на бумаге и исполняются таким же образом, как запросы, присланные по почте или сформулированные при личном обращении.

Какие требования закон предъявляет к содержанию запроса?

Чтобы запрос был принят к исполнению, в нем должна быть указана следующая информация:

  • наименование юридического лица на бланке организации, для граждан – фамилия, имя, отчество;
  • почтовый и (или) электронный адрес заявителя;
  • тема, вопрос, событие, факт, сведения и хронологические рамки запрашиваемой информации;
  • личная подпись гражданина или подпись должностного лица.

В этом году несколько наших работников будут оформлять пенсию. Отдел кадров помогает им в сборе необходимых документов. После консультации в Пенсионном фонде РФ выяснилось, что нужно запросить несколько справок в городском архиве. Подскажите, в каких случаях оформленный нами запрос в архиве могут не принять??

Запрос на получение архивных документов не принимается к исполнению, если:

  • не содержит наименования юридического лица, для гражданина – фамилии, имени, отчества; почтового и (или) электронного адреса заявителя;
  • не поддается прочтению. Об этом сообщается заявителю, направившему обращение, если его наименование (фамилию) и почтовый адрес можно прочитать;
  • ответ на запрос приведет к разглашению сведений, составляющих государственную, служебную, коммерческую или иную охраняемую федеральным законодательством тайну, на доступ к которым заявитель не имеет права;
  • в нем содержится вопрос, на который заявителю ранее многократно давались письменные ответы по существу, и в присланном повторном запросе не приводятся новые доводы или обстоятельства.

Уполномоченное на это лицо вправе принять решение о прекращении переписки. В этом случае заявителя письменно оповещают о принятом решении и его причинах.

Информация о том, что запрос не принят к исполнению по названным выше причинам, должна быть направлена заявителю в течение семи дней со времени получения запроса.

Обратите внимание: если от гражданина или организации поступает запрос о предоставлении конфиденциальных сведений о другом физическом лице при отсутствии права на получение такой информации, в ответе на запрос сообщается, что запрашиваемая информация относится к информации ограниченного доступа и не может быть выдана, приводится ссылка на нормативный документ, обосновывающий отказ (Организация доступа пользователей к документам государственных и муниципальных архивов Российской Федерации и пользования ими, утв. Росархивом в 2009 г.).

Так, конфиденциальные персональные данные могут быть выданы третьему лицу только при наличии письменного разрешения субъекта персональных данных или, в случае его смерти, его наследников.

При исполнении запроса социально-правового характера соблюдаются сроки, установленные федеральным законодательством и нормативными документами (Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»; Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утв. приказом Минкультуры России от 18.01.2007 № 19).

Так, исполнение запроса не должно превышать 30 дней с момента его регистрации. С разрешения руководства, курирующего исполнение запросов социально-правового характера, срок может быть при необходимости продлен с обязательным уведомлением об этом заявителя. В таком случае заявителю в письменном виде направляется «промежуточный отчет», в котором сообщается о продлении срока исполнения и объясняются причины.

Как исполняется запрос, если архивные документы не содержат запрашиваемую информацию?

Словарь кадровика Использование архивных документов – применение информации, архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан (п. 2.3.3. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»)

Запрос, требующий информацию, не содержащуюся в документах организации, в течение семи дней с момента его регистрации направляется в другую организацию или архив, где хранятся необходимые сведения, с уведомлением об этом заявителя. В том случае, когда местонахождение запрашиваемой информации неизвестно, заявитель должен быть извещен об этом в письменной форме.

Вне очереди в ускоренном порядке исполняются запросы:

  • поступившие из органов законодательной и исполнительной власти;
  • граждан, удостоенных звания Герой Советского Союза, Герой России, Герой Социалистического труда, и лиц, приравненных к ним;
  • граждан, достигших 80-летнего возраста;
  • участников Великой Отечественной войны и региональных военных конфликтов;
  • граждан, принимавших участие в ликвидации последствий Чернобыльской аварии;
  • по медицинским показателям;
  • в связи с утратой кормильца;
  • для оформления инвалидности при досрочном выходе на пенсию.

ИСПОЛНЕНИЕ ЗАПРОСА

Работа по исполнению запроса включает несколько этапов.

Этап 1Консультирование

Этот этап предшествует составлению/отправлению запроса, может осуществляться при личном обращении заявителя, по телефону, по почте или по электронной почте руководителем кадровой службы, руководителем архива или уполномоченным должностным лицом.

Если документы организации не позволяют подготовить положительный ответ на запрос, заявителю во время консультации разъясняют, в какой государственный орган, организацию или архив ему следует обратиться. Для этого используется научно-справочный аппарат канцелярии, кадровой службы, архива: описи, картотеки, базы данных о составе и содержании документов организации, телефонный справочник архивных учреждений, организаций городов и районов данного региона.

Этап 2Регистрация запроса

Как правило, она проводится в кадровой службе, архиве или в структурном подразделении организации, занимающемся исполнением запросов. Такое многообразие объясняется статусом организации, ее организационной структурой, распределением обязанностей, штатом сотрудников и т. д.

Если заявитель обращается лично, сотрудник, регистрирующий запрос, проверяет документы, удостоверяющие личность, и выясняет цель его обращения.

На каждом поступившем запросе в правом нижнем углу первого листа ставится регистрационный штамп, в котором указываются регистрационный номер и дата поступления запроса. Если в ходе работы с запросом выясняется, что это повторный запрос, рядом указывается номер и дата первого запроса.

Состав регистрационного номера может включать несколько элементов в соответствии с принятой системой регистрации.

Элементами регистрационного номера могут быть: дата регистрации, делопроизводственный номер, первые буквы (или одна буква) фамилии заявителя, например: 02.02.2011/2-15/Пет.

Часто регистрационный номер запроса состоит из первой буквы фамилии лица, о котором запрашивается информация, и порядкового номера запроса.

Нумерация может вестись: в пределах каждой буквы, начиная с 1 января по 31 декабря каждого года в течение одного года; в порядке поступления запросов в течение одного года с 1 января по 31 декабря независимо от начальной буквы фамилии.

В 90-е годы на нашем заводе проходили крупные сокращения. В этом году мы получили уже несколько запросов о предоставлении информации об условиях труда уволенных тогда работников. Нужно ли эти запросы регистрировать, и если да, то какие сведения следует указать в регистрационной форме?

В регистрационных документах должен фиксироваться весь комплекс работ с запросом: от консультирования заявителя до выдачи ему лично или отправки по почте информационного документа (приложение 1).

В регистрационных документах указываются:

  • порядковый номер записи;
  • дата, итог предварительной консультации (если она проводилась);
  • дата поступления запроса;
  • регистрационный номер запроса;
  • название организации (полное и официальное сокращенное) или фамилия, имя, отчество (без сокращений) лица, от которого поступил запрос, адрес;
  • фамилия, имя, отчество (без сокращений) работника, на которого поступил запрос. Если он изменял фамилию, то в регистрационном документе сначала по паспортным данным указывается фамилия, которую работник носит в настоящее время, а затем в скобках указывается та фамилия, под которой работал сотрудник, указанный в запросе. Если гражданин, на которого поступил запрос, и гражданин, от которого поступил запрос, один и тот же, то в обеих графах регистрационного документа указывается одна и та же фамилия;
  • наличие документов, подтверждающих право на получение конфиденциальной информации у заявителя;
  • почтовый адрес и телефон заявителя;
  • краткое содержание запроса и хронологические рамки запрашиваемой информации;
  • фамилия, имя, отчество исполнителя;
  • данные об исполнении запроса: результат (положительный, отрицательный, адрес пересылки запроса (название организации, куда и когда переслали запрос) и вид подготовленного информационного документа (архивная справка, архивная копия и т.д.);
  • дата выдачи ответа или отправления его по почте;
  • примечание, где указывается любая другая информация, связанная с поступлением и исполнением запроса (например, отметка о способе поступления запроса (личный прием, почта, факс, электронная почта), отметка о постановке на контроль, срочности, условиях выдачи конфиденциальной информации, продлении срока исполнения запроса и его причинах, количество сделанных по просьбе заявителя ксерокопий, жалобе заявителя и др.).
Читать еще:  Как определяется доля в наследстве

Cовет Фиксируйте информацию о работе с запросами в электронном журнале. Возможности журнала на бумажной основе ограничены форматом

Документы, учитывающие работу с запросами, могут иметь электронную форму или вестись на бумажной основе. При этом электронный журнал регистрации должен регулярно распечатываться на бумаге. Периодичность распечатывания сведений о поступающих запросах и их исполнении зависит от количества поступающих запросов и определяется руководством кадровой службы, архива, соответствующего структурного подразделения.

Некоторые запросы при регистрации необходимо ставить на особый контроль, например запросы, пересланные или поступившие от органов государственной власти и судов. Если нужен такой контроль, в правом верхнем углу первого листа запроса делается отметка «Контроль».

Этап 3Передача запроса

Зарегистрированные запросы в день их регистрации передаются руководителю кадровой службы, архива или соответствующего структурного подразделения для направления конкретному исполнителю. Если исполнение запроса требует дополнительных сведений, определяется набор необходимой для уточнения информации и возможные пути ее поиска и сообщается об этом заявителю по телефону или в письме, написанном на бланке организации и подписанном уполномоченным должностным лицом.

Если приходит непрофильный письменный запрос, в том числе и по электронной почте, он пересылается с сопроводительным письмом в профильную организацию (государственный орган, организацию, архив), если она известна. Заявителю письменно сообщается об этом.

В прошлом году наша компания была разделена на две. В наш отдел кадров из суда поступил запрос о периоде работы одного сотрудника, который после реорганизации продолжил работу в другой организации. Получается, что мы в настоящее время располагаем не всей необходимой информацией о его работе. Как нам следует поступить с запросом?

Со своей стороны вы должны предоставить по этому запросу всю информацию, которой располагаете. Далее, в этой и подобной ситуациях, когда исполнение запроса относится к компетенции нескольких организаций, необходимо направить копию запроса с сопроводительным письмом в соответствующую организацию для исполнения. В сопроводительном письме указывается, куда следует направить подготовленный ответ.

Этап 4Исполнение запроса

Исполнение запроса начинается с проверки его на повторяемость, т. е. проверяется, не поступал ли такой же запрос и от того же автора ранее.

Порядок просмотра дел для подготовки ответа определяет, как правило, непосредственный исполнитель, просматривая описи. Просмотр описей следует начать на год раньше периода, указанного в запросе, так как в описи могут быть записаны дела, сформированные за два года.

ИТОГ РАБОТЫ С ЗАПРОСОМ

Итогом работы с запросом являются следующие информационные документы:

  • архивная справка;
  • архивная выписка;
  • архивная копия;
  • информационное письмо. Ответ на запрос пользователя дается на государственном языке Российской Федерации.

Архивная справка

Текст в архивной справке излагается в хронологической последовательности событий (а не документов) с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов. Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах.

Обратите внимание! Архивная справка составляется на основании документов (подлинников, заверенных копий), хранящихся в кадровой службе, архиве организации

В архивной справке данные воспроизводятся так, как они изложены в документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках. Например: «

Архивные копии и выписки

Помимо архивных справок по запросам граждан и учреждений выдаются архивные копии и архивные выписки.

Машинописные, электрографические архивные копии и выписки делают на бланке письма организации с указанием наименования документа: «Архивная копия», «Архивная выписка». При изготовлении ксерокопий документов бланк организации не используется.

На архивных копиях, изготовленных электрографическим методом, поисковые данные проставляются сразу же после окончания текста документа или (в случае отсутствия свободного места) на обороте каждого листа на расстоянии не более 1 см от его верхнего поля. Если копия или выписка занимают более одного листа, архивный шифр проставляется на обороте каждого листа. Все листы архивной копии или выписки должны быть скреплены (прошиты), пронумерованы и на месте скрепления заверены печатью.

Архивные выписки делаются, как правило, в том случае, если необходимые сведения содержатся в объемном документе и только часть его относится к содержанию запроса.

В архивной выписке необходимо указать название документа, его номер и дату. Начало и конец каждого извлечения из документа, а также пропуски в тексте документа отдельных слов обозначаются многоточием. Если в отдельных частях текста документа имеются неразборчиво написанные слова, исправления автором, а также места, неподдающиеся прочтению вследствие физического или химического повреждения документа, то в скобках делаются соответствующие оговорки, например: «Так в тексте оригинала», «Так в документе», «Далее неразборчиво» и т. п.

Архивные копии и архивные выписки выдаются пользователям архивными документами вместе с сопроводительным письмом, подписанным руководителем организации.

Что делать в том случае, если в архиве нет документов, необходимых для исполнения запроса?

При отсутствии в архиве документов, необходимых для исполнения запроса, на бланке письма организации составляется ответ с изложением причин отсутствия документов, содержащих запрашиваемые сведения, и даются необходимые рекомендации.

В случае утраты документов, содержащих запрашиваемые сведения, организация выдает справку о причинах их утраты. Текст такого письма должен быть заверен печатью организации.

Каким образом должны выдаваться архивные справки, выписки и копии, а также подлинные документы лицам, заинтересованным в получении архивной информации?

Архивные справки, выписки и копии, а также подлинные документы выдаются заявителям или их родственникам, доверенным лицам на руки под расписку по предъявлении паспорта или другого документа, удостоверяющего личность. Доверенные лица при получении подлинного личного документа должны предъявить заверенную доверенность.

Получатель архивной справки или подлинного личного документа должен расписаться на копии справки или на обороте копии личного документа, остающейся в архиве с указанием в расписке своих паспортных данных.

Архивные справки, архивные выписки и копии могут доставляться заявителю по почте простым или заказным письмом, подлинные личные документы – ценным письмом.

Тема 4.7.Особенности доступа должностных лиц при их командировании к конфиденциальной документированной информации.

При командировании работников в другие организации –контрагенты для проведения совместных работ им выдаются справки, удостоверяющие наличие у них доступа к конфиденциальной информации другой организации.

Справка выдается Службой безопасности организации ,в которой работает командированный ,под расписку командированного в журнале (карточке) учета выдачи справок о доступе на срок разовой командировки или срок выполнения задания , но не более чем на год .Справка подписывается руководителем Службы безопасности или Службы кадров и заверяется печатью организации. Делать в справке отметке, содержащих конфиденциальную информацию, запрещается.

На обороте справки о допуске указываются степень конфиденциальности информации, с которой ознакомилось командированное лицо, и дата. Запись заверяется подписью руководителя Службы безопасности организации или Службы кадров, куда было командировано должностное лицо , и печатью организации.

Справка возвращается к владельцу для сдачи в Службу безопасности или Службу кадров по месту его постоянной работы , после чего уничтожается , о чем делается отметка в журнале ( карточке), которая заверяется подписями двух сотрудников Службы безопасности. При этом акт уничтожения не оформляется.

Предписание Это документ на выполнение задания , связанного с информацией конфиденциального характера, который подписывается руководителем организации или структурного подразделения организации и заверяется печатью организации.

В предписании кратко излагается основание командирования ( номер и дата приказа, договора, совместный план научно-исследовательских и опытно- конструкторских работ) , а также определяется , с какой информацией необходимо ознакомить командируемое лицо для выполнения им задания .

Предписание хранится в специальном деле в Службе безопасности или Службы кадров организации , а также в принимающей организации в течение не менее 5 лет.

Доступ к конфиденциальной информации командируемых работников и должностных лиц в принимающей организации осуществляется после предъявления ими документов , удостоверяющих личность, справок о доступе , предписаний на выполнение заданий.

Тема 4.8.Учет персонала получившего доступ к конфиденциальной документированной информации.

Особенность информационного обслуживания пользователей – потребителя конфиденциальной информации заключается в том, что вопросы определения состава необходимой им информации решаются должностным лицом , дающим разрешение на допуск к информации в зависимости от Перечня конфиденциальной документированной информации организации , а не самими пользователями.

Структура технологии разграничения доступа должна быть многоуровневой , иерархической. Иерархическая последовательность доступа к информации реализуется по следующим принципам:

– чем выше уровень доступа , тем уже круг допущенных лиц;

– чем выше ценность информации , тем меньшее число персонала может ее знать.

Выдача доступа или санкций на допуск к конфиденциальной информации осуществляется с учетом двух аспектов:

1) выдача разрешений в зависимости от категории конфиденциальной информации, в соответствии с Перечнем конфиденциальной документированной информации и Реестром конфиденциальной информации в автоматизированной ин7формационной организации;

2) выдачи разрешений в зависимости от занимаемой должности лица , выдающего разрешение.

Задачей технологии разграничения доступа является регламентация минимальных потребностей персонала в конфиденциальной информации. Это дает возможность разделить знание персонала о конфиденциальной информации на элементы знания информации в целом.

В соответствии с иерархической последовательностью доступа определяется структура границ защиты информации ,которая предусматривает постепенное ужесточение защитных мер по иерархической вертикали, возрастание степени конфиденциальности информации. Этим обеспечивается недоступность информации для случайных людей или злоумышленников и определяется необходимая степень защищенности информации. Поэтому технологии ограничения доступа предлагают создание в организации номенклатуры должностей работников , подлежащих оформлению на допуск к конфиденциальной документированной информации по форме.

Тема 4.9 Номенклатура должностей работников, подлежащих оформлению на доступ к КДИ.

Номенклатура составляется Службой безопасности совместного со Службой кадров, согласовывается с Экспертной комиссией по защите конфиденциальной информации и подписывается руководителем организации.

Номенклатура хранится в Службе безопасности ,второй экземпляр- в Службе кадров организации, третий- в Службе делопроизводства. В номенклатуру включаются должности , по которым допуск персонала к этой информации действительно необходим для выполнения ими должностных обязанностей , а также могут включаться должности работников , допуск которых к информации соответствующей степени конфиденциальности необходим для выполнения ими зданий в других организациях при их командировании.

Технология доступа к конфиденциальной информации также включают учет должностных лиц других организаций ,получивших доступ , и лиц, которым такая информация была предоставлена или передана.Учет производится по форме 2.

Журнал( карточка) может вестись в автоматизированном режиме.

При обнаружении факта утраты конфиденциальной документированной информации или факта разглашения информации должно вводиться ограничение на доступ или прекращение доступа к любой информации до окончания служебного расследования, которое оформляется актом по следующей типовой форме 3.

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector