Таблица ведения табеля с формулами
Advokat-pavlovich.ru

Юридический портал

Таблица ведения табеля с формулами

Составление табеля учёта рабочего времени по формам Т-12 и Т-13

Табель учёта рабочего времени предназначен для внесения сведений о фактически отработанном сотрудниками организаций времени. Надо сказать, что бланк табельного учета не является строго обязательным – в принципе, он может быть произвольным, то есть каждое предприятие вольно применять собственный табельный бланк при возникновении такой необходимости. Однако форма разработана и рекомендована к применению Госкомстатом РФ и является предпочтительной.

Кто заполняет табель учета рабочего времени

Бланк заполняется либо работником отдела кадров, либо руководителем структурного подразделения, либо специально нанятым для этой функции табельщиком. На основе внесенных в него сведений, специалисты отдела бухгалтерии начисляют сотрудникам организации заработную плату и прочие выплаты. По сути дела, табель учета рабочего времени является одним из важнейших учетных документов. И если небольшие компании вполне могут без него обойтись, то крупные предприятия в обязательном порядке ведут такой табельный учет.

В зависимости от принятой на предприятии системы кадрового учета, табель может формироваться либо один на всех работников организации, либо в каждом подразделении вестись отдельно.

Табель – документ регулярный, то есть каждый месяц нужно составлять новый экземпляр, поэтому порядковый номер табеля будет равнозначен порядковому номеру того месяца, в котором он был создан. Период составления табеля охватывает все дни месяца.

Заполнять табель можно как в электронном, так и в письменном виде. Однако после внесения всей необходимой информации его все равно придется распечатать для подписей ответственных лиц.

Форма Т-13. Особенности формы

Начнём с формы Т-13, которая используется для ведения табеля учёта рабочего времени сейчас куда чаще.

Унифицированная форма Т-13 или электронный табель учета рабочего времени хорошо знакома работникам отдела кадров. Это не единственный, но, определенно, самый стандартный способ учитывать проработанные часы. Если вы ведете учет вручную, следует использовать форму Т-12.

Табель учета рабочего времени — привычный инструмент для отслеживания посещаемости сотрудников. Форма Т-13 позволяет фиксировать в деталях причины неявки на работу, включая отпуски студентов на время сессии, повышение квалификации и несколько типов отпуска по нетрудоспособности. Срок, за который заполняется документ, может быть менее 31 дня.

Заполненная Т-13 является основанием для начисления зарплаты.

Формат заполнения табеля рабочего времени в Т-13

В отличие от произвольных таблиц схожего содержания, Т-13 содержит данные о предприятии, включая форму собственности и ОКПО. Номер документа проставляется в соответствии с внутренними требованиями к ведению табелей.

В верхней части также указано название отдела. Нужно помнить, что руководителю этого отдела (даже если заполнять табель — не входит в его или ее обязанности) следует расписаться на заполненной форме.

Порядок сотрудников определяется решением ответственного лица. Чаще всего встречается сортировка по алфавиту, как в нашем примере, но возможен вариант расстановки по табельному номеру (графа 3).

В графе 4 ставим отметки по дням:

Я — (явка) рабочий день,
В — выходной,
ОТ — отпуск,
РП — явка в выходной день (отработка),
К — командировка,
ПК — повышение квалификации,
У — учебный отпуск с вызовом из образовательного учреждения,
Б — больничный с больничным листом,
Т — неоплачиваемый больничный без больничного листа.

Под отметкой Я ставим количество отработанных в этот день часов. В графе 5 суммируем количество Я в строке и количество часов. Получаем 4 значения для 2 половин месяца. В графе 6 суммируем значения и получаем итоговую цифру по работе за месяц.

Количество часов для В, ОТ, К, Б и других случаев в четвертой графе не указывается. Для этого существуют столбцы 10-13.

Учет больничных, отпусков или неявки по другим причинам

Коды обозначений могут быть другими (например, числовыми). Законодательно конкретный формат заполнения не предписан.

Обозначение Х показывает, что мы не учитываем этот день: для удобства месяц разбит на две строки с неравными значениями. Для месяцев, в которых 30 дней (к примеру, ноябрь, колонка будет выглядеть так (для удобства “несуществующее” 31-е число выделено красным):

Т-13 для ноября

По аналогии заполняется Т-13 для посещений в феврале.

В графах 7-9 указывается код оплаты, количество дней и тип начислений. В нашем примере используются коды:

  • 2000 — обычный рабочий день,
  • 2300 — больничный (пособие по нетрудоспособности),
  • 2012 — отпуск.

Альтернативное решение

Некоторые предприятия утверждают слегка упрощенный вариант табеля без детализации причины пропусков. В графе 4 указываются только 2 кода:

  • Я — рабочий день,
  • Н — неотработанный день.

Этот способ может быть неудобен тем, что не фиксирует больничные.

Частные случаи

  1. Как заполнять Т-13 для сотрудников, участвующих в конференциях и других учебных мероприятиях?

Зависит от позиции предприятия. Эти дни могут быть засчитаны как рабочие (Я), а могут — как повышение квалификации (ПК). Ставка оплаты также может различаться.

Может ли код Я иметь значение более 8 часов?

Да. Может, если есть специальное распоряжение о продленном рабочем дне. Сверхурочные часы можно помечать обозначением С.

  • В чем различие табелей Т-12 и Т-13?
  • Первый — форма для ведения посещаемости, заполняемая вручную. Вторая — электронным способом. Многие бухгалтерии сегодня перешли на Т-13, поскольку ее можно автоматически собрать с помощью специальной программы.

    Форма Т-12

    В первую очередь, как и в любом другом документе кадрового учета, в табель сначала нужно внести реквизиты организации: ее полное наименование с указанием кода ОКПО (нужно взять из регистрирующих документов), организационно-правового статуса (ИП, ООО, ЗАО, ОАО), а также структурного подразделения (отдела), по которому ведется данный табель (если это необходимо).

    Затем нужно вписать в соответствующую графу номер документа по внутреннему документообороту, а также указать отчетный период, который учитывает данный табель.

    Цифровые и буквенные коды в табеле учёта рабочего времени

    Эта часть табеля включает в себя используемые для заполнения необходимых сведений по работникам буквенные и числовые шифры, а также их расшифровку. Их необходимо вписывать в основной части табеля для того, чтобы коротко и понятно отражать количество фактически проведенного тем или иным сотрудников времени на рабочем месте, а также причины его неявки на работу. В случае, если у специалистов кадрового отдела появляется потребность внесения каких-то дополнительных кодов в данную форму табеля, их можно разработать самостоятельно и вписать в данную таблицу.

    Учёт рабочего времени в Т-12

    Этот раздел в табеле является основным – именно в нем и ведется учет рабочего времени. Для начала необходимо вписать в первый столбик этого раздела порядковый номер сотрудника, затем, во второй — его ФИО (желательно имя и отчество полностью, чтобы не возникало путаницы и ошибок). В третью графу нужно вставить табельный номер работника, присвоенный ему при трудоустройстве (он индивидуален и никогда не повторяется).

    Для каждого сотрудника в табеле отведено две строки – в них вписываются зашифрованные сведения о присутствии или отсутствии на рабочем месте в каждый календарный день месяца. Кроме этого, тут же необходимо указывать причину неявки на рабочее место, если таковая была установлена.

    В верхней строке напротив ФИО сотрудника указывается причина, а в нижней – количество реально отработанных часов, причем, если сотрудник на рабочем месте не появлялся, нижнюю ячейку можно оставлять пустой.

    Следующий этап – подсчитывание общего количества реально отработанных часов и дней за двухнедельные периоды, а в конце таблицы – результат подсчетов за месяц.


    При этом следует внимательно отслеживать, чтобы полное количество календарных дней в месяце совпадало с указанной по каждому работнику суммой рабочих, выходных и праздничных дней.

    Следует сказать, что иногда ответственные за заполнение табеля лица, вносят в него только те сведения, которые касаются дней, когда сотрудник отсутствовал на рабочем месте. Однако, такой вариант может повлечь кадровые и бухгалтерские ошибки, поэтому пользоваться им не целесообразно.

    Дата и подписи ответственных лиц

    После того, как табель учета рабочего времени заполнен, сотрудник, ответственный за него, должен указать свою должность, а также проставить в соответствующих ячейках подпись с обязательно расшифровкой. Утвердить табель должен и руководитель структурного подразделения или директор предприятия – тоже с указанием должности и подписью с расшифровкой. Последнее, что нужно поставить – это дату заполнения табеля.

    Табель учета рабочего времени в excel. Учет времени работы сотрудников. Скачать пример

    24.11.2018 табель был обновлен до версии 2.0 с учетом всех Ваших пожеланий и замечаний. Скачивайте, пользуйтесь, оставляйте свои комментарии под статьей.

    Здравствуйте, дорогие друзья!

    Сегодня я представлю Вашему вниманию свой вариант реализации одной из насущных проблем – табель учета рабочего времени в excel. В данной статье Вы найдете описание основных концепций построения табеля, инструкцию по его ведению, а также сможете скачать программу с помощью ссылок в начале и в конце статьи. Скачивайте, пользуйтесь, автоматизируйте свой ручной труд =).

    Построение табеля учета рабочего времени в excel

    Скачав и открыв табель, Вы попадаете на главную страницу построения «Настройки» (Рисунок 1).

    Начиная со второй строки, необходимо заполнить список сотрудников, по которым Вы будете вести табель. Укажите уникальный номер сотрудника, ФИО, должность(не обязательно), норму рабочего дня в часах(не обязательно). Норма рабочего дня используется при расчете переработок и недоработок сотрудников в течении месяца, если Вы не заполнили это поле вначале, его можно будет отредактировать в построенном табеле. В ячейках «F2» и «F3» с помощью выпадающего списка выберите год и месяц для построения. Выпадающий список появляется при выборе ячейки.

    После того как все данные введены нажмите кнопку «Создать табель» и программа сгенерирует табель учета рабочего времени за указанный месяц и год (Рисунок 2).

    Табель учета рабочего времени в excel состоит из следующих областей:

    1. Легенда таблицы – строка 1, в которой указан месяц и год построения, а также условные обозначения табеля.
    2. Список сотрудников (колонка «А»), заполненный нами на листе «Настройки».
    3. Шапка таблицы с проставленными числами и днями недели, выходные дни (Сб и Вс) для наглядности выделены светло-зеленым цветом.
    4. Область управления, в которой проставляются условные обозначения.
    5. Расчетные столбцы – столбцы формул для учета основных показателей.

    Ведение табеля учета рабочего времени в excel

    Табель учета рабочего времени необходимо вести используя стандартные условные обозначения:

    • Рабочий день отмечается цифрой от 1 до 24, которая обозначает количество часов, отработанных сотрудником за день. Отмеченный день автоматически подкрашивается светло-синим цветом с помощью правил условного форматирования.
    • День отпуска отмечается сокращением оп. Автоматически подкрашивается светло-розовым цветом.
    • Праздничный день отмечается сокращением пр. Автоматически подкрашивается салатовым цветом.
    • Прогул отмечается обозначением пг. Автоматически подкрашивается серым цветом.
    • Отгул обозначается сокращением ог. Автоматически подкрашивается бледно-оранжевым цветом.
    • Отпуск без содержания обозначается сокращением обс. Автоматически подкрашивается сиреневым цветом.
    • Учебный отпуск обозначается буквой у. Обозначение подкрашивается желтым цветом.
    • Командировка обозначается буквой к. Подкрашивается зеленым цветом.
    • Больничный отмечается маленькой буквой б. Автоматически подкрашивается светло-желтым цветом.

    Пример заполненного табеля учета рабочего времени в excel можно увидеть на Рисунке 3 ниже:

    Формульный блок расчетных показателей (столбцы «AG:AJ») добавлен для удобства подведения месячных итогов. Данный блок состоит из четырех столбцов:

    1. Рабочих дней – количество дней, отработанных сотрудником за отчетный месяц (количество синих ячеек).
    2. Рабочих часов – количество часов, отработанных сотрудником в отчетном месяце (сумма значений синих ячеек).
    3. Дней отпуска – количество дней отпуска, использованных сотрудником за отчетный месяц (количество ячеек с обозначением оп).
    4. Дней больнич.– количество дней, которые сотрудник провел на больничном (количество ячеек с обозначением б).
    5. Перераб. часов — кол-о часов переработки. Считает часы, которые превышают норму дневной выработки, указанной в столбце «раб. день (ч.)»
    6. Недораб. часов — кол-о часов, которых не достает до нормы дневной выработки. Пример расчета: норма 8ч, стоит 6ч, недоработка — 2ч; норма 8ч, стоит 12ч, переработка — 4ч; норма 8ч, стоит 1й день 6ч, 2й день 10ч, переработка — 0ч, недоработка — 0ч.
    7. Отгулов — количество дней,в которые сотрудник брал отгулы (количество ячеек ог).
    8. Празд. дней — кол-о праздничных дней в месяце. Праздничные дни отмечаются сокращением пр.
    9. Прогулов дней — кол-о прогулов, отмечается сокращением пг.
    10. Отп. без содержан. — кол-о дней, которые сотрудник провел в отпуске без содержания. Обозначение — обс.
    11. Учебного отпуска — кол-о дней учебного отпуска, обозначение у.
    12. Дней командир. — кол-о дней, которые сотрудник провел в командировке. Обозначение к.

    Послесловие

    Благодарю Вас за прочтение данной статьи =). Жду Ваших отзывов и комментариев ниже. Скачивание программы является абсолютно бесплатным. Буду рад, если данная программа окажется полезной для Вас, с удовольствием отвечу на Ваши вопросы в комментариях.
    Табель учета рабочего времени является скромной демонстрацией моих навыков программирования и работы в Excel. Более 10 лет профессионально занимаюсь программированием в области автоматизации как в Excel, так и в веб сфере (написание сайтов, парсинг сайтов, написание ботов, имитация действий пользователя и т.д.). Готов взяться за любую задачу, связаться со мной можно через сайт или написать на почту: goryaninov@bk.ru
    Скачать табель учета рабочего времени в excel.

    24.11.2018 табель учета рабочего времени в excel был обновлен до версии 2.0 с учетом всех Ваших пожеланий и замечаний. Скачивайте, пользуйтесь, оставляйте свои комментарии под статьей.

    Обучающее видео

    Табель учета рабочего времени – бланк и образец 2020 года

    Табель учета рабочего времени – это документ, отображающий состояние выполнения распорядка дня личным составом компании. На основании такого заполняемого бланка бухгалтерия начисляет зарплату своим сотрудникам.

    При ведении табеля ручным способом, рекомендуется использовать унифицированный шаблон Ф. Т-12. При контроле выполнения распорядка дня автоматическим способом, с использованием турникетов учет ведется на стандартном бланке Ф. Т-13.

    Файлы для скачивания:

    Унифицированные формы

    Статья 91 ТК РФ отображает обязанности, накладываемые на руководителя учреждения, по организации контроля распорядка дня на руководимой им фирме. Для этого, решением Госкомстата № 1 от 05.01.2004 приняты унифицированные бланки (Т-12 и Т-13), на которых фиксируются отработанные часы личным составом компании.

    При этом, применение данных шаблонов не обязательно. Руководитель предприятия вправе принять собственный шаблон фиксирования соблюдения распорядка дня.

    Бланки Т-12 и Т-13 различаются по способу заполнения. Так, бланк Т-12 заполняется при ручном способе контроля распорядка дня, а бланк Т-13 заполняется при автоматизированном фиксировании посещения работы сотрудниками.

    (Видео: “Табель учета рабочего времени – Елена Пономарева”)

    Современные руководители предприятий предпочитают работать с бланком Т-13, так как он проще в оформлении.

    Ниже предлагается более подробное рассмотрение названых унифицированных бланков.

    Форма Т-12

    Форма 12-Ф принята к использованию распоряжением Росстата N 247 от 13.07.2010 года. В бланке фиксируются данные по соблюдению распорядка дня в компании.

    При наличии в структуре компании отдельных подразделений, работающих с самостоятельным балансом, а также осуществляющих учет поступлений средств от реализации продукции, выполненных работ, произведенных услуг и затрат на производственную деятельность отдела, фиксирование прихода на работу ведется по каждому самостоятельному подразделению.

    Заполненные табеля направляются компанией в территориальные структуры Росстата по месту регистрации предприятия или соответствующего структурного отдела фирмы.

    Начальник учреждения своим распоряжением назначает ответственного человека по контролю за соблюдением распорядка дня, с представлением статистического отчета в государственные структуры.

    Инструкция по заполнению табеля рабочего времени по форме Т-12

    При фиксировании прибытия персонала на работу в табель вносятся закодированные символы, с фиксированием лишь того персонала, который официально трудоустроен, в том числе – по внутреннему совмещению.

    Не учитывается трудовая деятельность по следующему составу:

    1. Работающим неофициально.
    2. Устроенным по внешнему совместительству.
    3. Оформленных по гражданскому соглашению.

    Ведение табеля поручается либо кадровику, либо руководителю отдела, либо другому лицу, назначаемому распоряжением работодателя. На основе зафиксированных в табеле кодов, персоналу фирмы начисляется зарплата и прочие выплаты.

    В зависимости от принятого на фирме способа контроля распорядка дня, табель может составляться, либо одним общим (для всего предприятия) бланком, либо отдельным бланком по каждому отделу.

    Табель относится к регулярному бланку, сдаваемому ежемесячно в установленную на фирме дату. Правила оформления бланка предполагают корректное заполнение титульной страницы и табличного раздела бланка.

    Титульный лист

    В данном разделе бланка отображаются следующие данные:

    1. Наименование фирмы.
    2. Коды ОКПО и ОКУД.
    3. Номер бланка, который присваивается фирмой самостоятельно.
    4. Отчетный срок – т.е. месяц в течение которого фиксируются данные.
    5. Дата составления бланка, который является, обычно, завершающей датой отчетного месяца.

    В адресном разделе бланка отображается полное наименование учреждения, а впоследствии, в скобках — его краткое наименование.

    В строке «Почтовый адрес» отображается название субъекта РФ, юридический и фактический адрес, с отображением почтового индекса.

    Код фирмы (ОКПО) отображается исходя из Общероссийского классификатора, зарегистрированного в структурах Росстата.

    Таким же образом отображается идентификационный номер фирмы.

    Табличная часть

    В этом разделе требуется заполнить все поля:

    1. В первом столбике присваивается номер каждому сотруднику.
    2. Во втором и третьем столбце отображаются личные данные о работающем (Ф.И.О., вакансия и табельный номер).
    3. В столбцах 4-й и 6-й графы, содержащих даты месяца, фиксируются символы, обозначающие прибытие/отсутствие персонала на работе, в которых в числителе записывается код, а в знаменателе – число рабочих часов.
    4. В 5-м и 7-м столбце заносятся итоги, отображающие число проработанных смен и часов, за соответствующую часть месяца.
    5. С 8-го по 13-й столбец заполняются итоговые показатели трудовой деятельность за месяц, с отображением проработанных смен и часов на фирме.
    6. В 14-й колонке фиксируются пропущенные смены, с отображением причин пропусков в 15-й и 16-й колонках.
    7. И, наконец, в 17-й колонке отмечается число выходных и праздничных дней.

    На этом работа с табелем завершается, и ответственный работник должен подписать заполненный бланк, заполнив дату и подпись.

    Образец заполнения формы № Т-12

    Форма Т-13

    Как уже было написано в предшествующих разделах, бланк Т-13 применяют в тех компаниях, где налажена автоматическая фиксация соблюдения распорядка дня, путем установки турникетов на проходной.

    Бланк Т-13 регламентируется решением, принятым Госкомстатом под №1 от 05.01.2004. Для бухгалтерии предлагаемый бланк является основанием для всех начислений. Благодаря такому способу учета кадровики имеют возможность отслеживать явку личного состава на свои рабочие места согласно установленному графику. Такой бланк также может стать основанием для наложения взысканий лицу, нарушившему рабочий распорядок.

    При заполнении данного бланка также используются кодовые символы, для фиксирования трудовой деятельности работающего лица.

    Примечание. Форма Т-13 не относится к обязательной для исполнения. Руководитель компании вправе утвердить собственный шаблон.

    Титульный лист

    1. В данной странице заполняется:

    • Наименование компании, структурного отдела, фиксирующих соблюдение распорядка дня.
    • Номер бланка.
    • Дата его подписания.
    • Период фиксирования.
    • Коды ОКУД и ОКПО.

    Табличная часть

    2. В этом разделе заполняются следующие данные:

    • Первая колонка отображает порядковый номер работающего лица.
    • Во 2-м и 3-м столбиках, как и в форме Т-12 записываются Ф.И.О. работника, вакансия и табельный номер.
    • В 4-м столбце фиксируется посещения работы работающим лицом.
    • В 5-й и 6-й колонке заполняются итоги проработанного периода, соответственно – за первую половину месяца и за весь месяц.
    • В следующей странице бланка, в колонках от 7-й до 13-й заполняются итоговые данные, для начисления зарплаты, число пропусков и причины, обозначая данные записи кодовыми значениями.
    • В заключение заполненный бланк Т-13 подписывается ответственным работником, начальником отдела, кадровиком и записывается дата оформленного бланка.

    Инструкция по заполнению

    Руководитель компании отвечает за установленный распорядок дня. Поэтому в его полномочиях – разработка инструкции по ведению первичного учета. Одной из форм первичного контроля является шаблон Т-13 или другой утвержденный шаблон на фирме для контроля трудовой деятельности персонала фирмы.

    При разработке инструкции по оформлению бланка Т-13 нужно обратить внимание на такие моменты:

    1. Если компания крупная, нужно организовать фиксирование соблюдения распорядка дня по структурным отделам. То есть, каждый отдел ведет собственный контроль.
    2. Для этого в каждом филиале назначается ответственный человек за данный участок работы.
    3. Ответственные лица обязаны изучить значение кодов, используемые при фиксировании данных.
    4. Ответственное лицо обязано изучить порядок занесения данных в учетный бланк, чтобы правильно отмечать прибытие/пропуск, опоздание, причины нарушений и т.д.
    5. Ежедневно заносить записи в табель.

    Способы заполнения формы Т-13, основные коды для заполнения табеля

    При работе с табелем используются разные способы контроля проработанного персоналом времени.

    1. Одним из способов является ежедневное отображение присутствия персонала на работе.
    2. Другой способ работы с табелем заключается в контроле пропусков и опозданий, с описанием причин таких проступков.

    Для упрощения работы с табелем, приняты специализированные коды, благодаря которым осуществляется простое и быстрое занесение данных. На сегодняшний день в табельном учете используют следующие коды:

    • Прибытие на работу персонала согласно установленному распорядку отображаться символом «Я», или же цифрой «01»
    • Отпуск работающего человека по графику отображается символами «ОТ», или цифрой – 09.
    • Декретному отпуску присваивается код «Р», или цифра – 14.
    • Если сотрудник уходит в отпуск, связанный с содержанием ребенка, то отображается код «ОЖ» или цифра – 15.
    • Отпуск за свой счет отображается символами «ДО» или цифрой – 16.
    • При нахождении человека в командировке, отображается символ «К», или цифра 06.
    • При пропуске работы по неизвестным обстоятельствам заполняются символы «НН» или цифра 30.
    • Предоставление больничного листа отмечается символом «Б» или цифрой -19.

    Изучением кодов обязаны заниматься весь персонал фирмы, имеющий отношение к контролю распорядка дня и начисления зарплаты. Незнание обозначения кодов, может привести к неправильному начислению зарплаты работающему лицу или к наложению необоснованного наказания.

    В табеле отображаются все данные о работе персонала фирмы в символьном или цифирном обозначении. Так, на бланка Т-12 приведены все условные коды, которыми необходимо пользоваться при работе с табелем. Это обеспечивает недопущение ошибок при работе с бланком, а также при расшифровке занесенной информации работниками бухгалтерии.

    Образец заполнения формы № Т-13

    Кто заполняет табель учета рабочего времени

    Законодательством не установлено, кто обязан вести табельный учет соблюдение распорядка дня персоналом фирмы. Не взирая на это, правила его заполнения требуют выполнение следующего:

    1. Табель должен заполнять уполномоченный работник.
    2. При сдаче бланка в бухгалтерию, табель должен требуется подписать начальнику отдела и кадровику, если таковой числится в штате.
    3. На основе заполненного табеля ведется начисление зарплаты персоналу фирмы.

    Уполномоченное лицо, отвечающее за табель, назначается работодателем соответствующим распоряжением. Ведение табеля может быть поручено кадровому работнику, начальнику отдела, а в малых предприятиях – секретарю учреждения.

    Образец приказа о назначении ответственного

    Срок хранения табеля учета рабочего времени

    Статьей 22.1 Закона об архивном производстве предусмотрен следующий срок сохранения табеля:

    На протяжении 5-ти лет после завершения года.

    На протяжении 50 лет со дня сдачи табеля, если в нем отображена работа на опасной или вредной трудовой деятельности.

    Как фиксировать отработанное время

    При любой трудовой длительности, учет прибытия на работу может отображаться в табеле 2-мя способами:

    • Сплошным отображением прибытия/пропуска на работу.
    • Отображением лишь пропусков и сверхурочной работы.

    При стабильной продолжительности рабочей смены можно контролировать лишь отклонения.

    Каталог статей

    Форма Табеля взята с КонсультантПлюс, немного переделана для улучшения визуального восприятия, данные табеля перенесены на один лист, закреплена шапка, установлены разрыв листа и печать заголовков, добавлены формулы для расчета отработанных и пропущенных дней, часов.
    Добавлен лист “Часы” (норма рабочих часов в день на ставку по должностям), на ячейки которого ссылаются формулы с листа “Табель”, его можно скрыть. При ссылках на ячейки листа “Часы” следует добавлять символ $ перед значениями столбца и строки для закрепления адреса ячейки при копировании формул.

    Титульный лист:

    Количество рабочих дней в месяце может рассчитываться по формуле:
    =ЧИСТРАБДНИ(ДАТА(ГОД(СЕГОДНЯ());МЕСЯЦ(СЕГОДНЯ());1);ДАТА(ГОД(СЕГОДНЯ());МЕСЯЦ(СЕГОДНЯ())+1;1)-1;Праздники20)
    где исключаются праздничные дни, указанные где-нибудь в диапазоне, именованном здесь как “Праздники20”. Здесь нужно вручную забить все праздничные и нерабочие дни года из производственного календаря

    Табель подписывается последним числом месяца: =ДАТА(ГОД(СЕГОДНЯ());МЕСЯЦ(СЕГОДНЯ())+1;0)
    – получаем 30, 31 или 28(29) число месяца.


    Текущий месяц высчитывается по формуле:
    =ВПР(МЕСЯЦ(СЕГОДНЯ()); <1;"января":2;"февраля":3;"марта":4;"апреля":5;"мая":6;"июня":7;"июля":8;"августа":9;"сентября":
    10;”октября”:11;”ноября”:12;”декабря”>;2;)

    В формуле прописываем нужное окончание месяца (январЬ или январЯ).


    Последние две цифры текущего года:
    =ДАТА(ГОД(СЕГОДНЯ());МЕСЯЦ(СЕГОДНЯ())+1;0)


    Полностью дата (последнее число текущего месяца текущего года):
    =КОНМЕСЯЦА(СЕГОДНЯ();0)

    или, если требуется именно последний РАБОЧИЙ день, исключая праздничные/нерабочие дни: =РАБДЕНЬ(КОНМЕСЯЦА(СЕГОДНЯ();0)+1;-1;Праздники2020)

    Лист “Табель”

    Диапазон столбцов “Отметки о неявках на работу по числам месяца”:
    отработанные дни – пустые ячейки. Вручную проставляем выходные – В, пропуски: А – свой счет, Б – болезнь, О и ОУ – отпуска; 0 (ноль часов) – уволился или устроился не с начала месяца.
    Диапазон столбцов “Отработано за“:
    за половину месяца отработанные дни рассчитываются по формуле:
    =СЧИТАТЬПУСТОТЫ(AW10:BL10)
    То есть считаем пустые ячейки в диапазоне AW10:BL10 дней половины месяца;


    отработанные часы считаем по формуле:
    =BM10*часы!$AO$10
    , где BM10– адрес ячейки с отработанными днями за полмесяца, который умножаем на часы!$AO$10 – адрес ячейки на листе “часы”, где указана норма часов в день по должности. В адрес ячейки добавляем знак $ для закрепления адреса при копировании формулы.

    За месяц количество отработанных дней получаем простым сложением отработанных дней за две половины месяца, например:
    =BM10+BM12
    , где BM10 и BM12 – адреса ячеек с количеством отработанных дней за первую и вторую половины месяца.


    Количество отработанных часов за месяц можно получить, складывая часы за полмесяца:
    =BM11+BM13
    , или умножая количество отработанных дней на норму часов в день по должности с листа “часы”:
    =BX18*часы!$AO$34.

    Заполнение диапазона столбцов “Неявки за месяц”:

    Формулой
    =ЕСЛИ(СУММ(СЧЁТЕСЛИ(AW10:BL10;<"ОУ";"Б";"А";"О";0>))=0;””;СУММ(СЧЁТЕСЛИ(AW10:BL10;
    <"ОУ";"Б";"А";"О";0>)))

    считаем пропущенные рабочие дни,


    а формулой
    =ЕСЛИ(СУММ(СЧЁТЕСЛИ(AW10:BL10;<"ОУ";"Б";"А";"О";0>))=0;””;СУММ(СЧЁТЕСЛИ(AW10:BL10;
    <"ОУ";"Б";"А";"О";0>))*часы!$AO$10)

    считаем пропущенные рабочие часы.


    Аналогично считаем пропущенные педагогические рабочие дни и часы.
    В данных формулах подсчитываем количество ячеек с обозначениями пропусков: (см. условные обозначения на титульном листе) О, ОУ, А или Б:
    СЧЁТЕСЛИ(AW10:BL10;<"ОУ";"Б";"А";"О">)
    Если в учреждении встречаются другие виды пропусков, можно добавить их обозначения в формулу через запятую.

    P.S. Если вдруг человек увольняется или поступает на работу посреди месяца (ставим ноль в табеле), добавляем 0 (ноль) в перечень условных обозначений: .

    В этих же формулах решаем проблему с отображением на листе нулевых значений, то есть, чтобы не выводился “0,00”, если у сотрудника нет пропусков. Задаем условие: если количество ячеек с данными в виде О, ОУ, А или Б равно нулю, то в ячейке с формулой не выводятся никакие данные (двойные кавычки “” в формуле), иначе выводится число пропусков. Важно: в формуле не прописываем выходные (В), чтобы они не считались неявками.

    Количество пропущенных дней и часов у декретниц вычисляем формулой аналогично подсчету рабочих дней у других сотрудников, устанавливая только для первой декретницы количество пропущенных дней за полмесяца.

    Подсчет часов и дней замещения логично автоматизировать только у сотрудников, кому увеличение объема работ или совмещение установлено по приказу на срок тарификации (в примере это машинист по стирке, рабочий по КОРЗ за работу на несколько зданий). Не систематические замещения кратковременно отсутствующих сотрудников высчитывать формулами смысла нет.

    P/S На момент публикации (январь 2018г.) в образце приведен пример табеля за февраль 2018 года, но на титульном листе даты выводятся январские, а количество рабочих дней взято с листа “табель” за февраль. Соответственно, в каком месяце вы скачаете данный файл, такие даты на титульном листе у вас и будут, т.к. задействована формула СЕГОДНЯ(), но наполнение листа “табель” не изменится.

    При загрузке на гугл-диск все формулы переносятся и работают отлично, кроме формул для подсчета пропущенных дней и часов. Считает только значение, которое прописано в формуле первым, в данном случае это “ОУ”.

    Формула подсчета нескольких значений тоже не работает:

    Заработала формула только в таком виде:

    =ЕСЛИ(СУММ(СЧЁТЕСЛИ(AW10:BL10;”ОУ”);СЧЁТЕСЛИ(AW10:BL10;”Б”);СЧЁТЕСЛИ(AW10:BL10;”А”);
    СЧЁТЕСЛИ(AW10:BL10;”О”))=0;””;СУММ(СЧЁТЕСЛИ(AW10:BL10;”ОУ”);СЧЁТЕСЛИ(AW10:BL10;”Б”);
    СЧЁТЕСЛИ(AW10:BL10;”А”);СЧЁТЕСЛИ(AW10:BL10;”О”)))
    то есть, каждое значение неявки считать отдельно.

    Ваши замечания и предложения прошу оставлять в комментариях.

    Лучший табель учета рабочего времени в Excel

    Табель учета рабочего времени – основной документ, содержащий информацию о числе явок и неявок на работу каждого сотрудника фирмы. Он передается в бухгалтерию. И на основании данных рассчитывается и начисляется заработная плата.

    Законом предусмотрено 2 унифицированные формы табеля: Т-12 – для заполнения вручную; Т-13 – для автоматического контроля фактически отработанного времени (через турникет).

    Данные вносятся каждый рабочий день. В конце месяца подсчитывается итог по явкам и неявкам каждого работника. Формирование отчета можно упростить, автоматизировав заполнение некоторых ячеек средствами Excel. Посмотрим, как.

    Заполняем вводные данные функциями Excel

    Формы Т-12 и Т-13 имеют практически одинаковый состав реквизитов.

    Скачать табель учета рабочего времени:

    В шапке 2 страницы формы (на примере Т-13) заполняем наименование организации и структурного подразделения. Так, как в учредительных документах.

    Прописываем номер документа ручным методом. В графе «Дата составления» устанавливаем функцию СЕГОДНЯ. Для этого выделяем ячейку. В списке функций находим нужную и нажимаем 2 раза ОК.

    В графе «Отчетный период» указываем первое и последнее число отчетного месяца.

    Отводим поле за пределами табеля. Здесь мы и будем работать. Это поле ОПЕРАТОРА. Сначала сделаем свой календарик отчетного месяца.

    Красное поле – даты. На зеленом поле проставляет единички, если день выходной. В ячейке Т2 ставим единицу, если табель составляется за полный месяц.

    Теперь определим, сколько рабочих дней в месяце. Делаем это на оперативном поле. В нужную ячейку вставляем формулу =СЧЁТЕСЛИ(D3:R4;””). Функция «СЧЁТЕСЛИ» подсчитывает количество непустых ячеек в том диапазоне, который задан в скобках.

    Вводим вручную порядковый номер, ФИО и специальность сотрудников организации. Плюс табельный номер. Информацию берем из личных карточек работников.

    Автоматизация табеля с помощью формул

    Первый лист формы содержит условные обозначения для учета рабочего времени, цифровые и буквенные. Смысл автоматизации средствами Excel в том, чтобы при внесении обозначения отображалось количество часов.

    Для примера возьмем такие варианты:

    • В – выходной;
    • Я – явка (рабочий день);
    • ОТ – отпуск;
    • К – командировка;
    • Б – больничный.

    Сначала воспользуемся функцией «Выбор». Она позволит установить нужное значение в ячейку. На этом этапе нам понадобится календарь, который составляли в Поле Оператора. Если на какую-то дату приходится выходной, в табеле появляется «В». Рабочий – «Я». Пример: =ВЫБОР(D$3+1;”Я”;”В”). Формулу достаточно занести в одну ячейку. Потом «зацепить» ее за правый нижний угол и провести по всей строке. Получается так:

    Теперь сделаем так, чтобы в явочные дни у людей стояли «восьмерки». Воспользуемся функцией «Если». Выделяем первую ячейку в ряду под условными обозначениями. «Вставить функцию» – «Если». Аргументы функции: логическое выражение – адрес преобразуемой ячейки (ячейка выше) = «В». «Если истина» – «» или «0». Если в этот день действительно выходной – 0 рабочих часов. «Если ложь» – 8 (без кавычек). Пример: =ЕСЛИ(AW24=”В”;””;8). «Цепляем» нижний правый угол ячейки с формулой и размножаем ее по всему ряду. Получается так:

    Нужно проделать такую же работу для второй половины месяца. Достаточно скопировать формулы и поменять те ячейки, на которые они ссылаются. Результат работы:

    Теперь подведем итоги: подсчитаем количество явок каждого работника. Поможет формула «СЧЁТЕСЛИ». Диапазон для анализа – весь ряд, по которому мы хотим получить результат. Критерий – наличие в ячейках буквы «Я» (явка) или «К» (командировка). Пример: . В результате мы получаем число рабочих для конкретного сотрудника дней.

    Посчитаем количество рабочих часов. Есть два способа. С помощью функции «Сумма» – простой, но недостаточно эффективный. Посложнее, но надежнее – задействовав функцию «СЧЁТЕСЛИ». Пример формулы: . Где AW25:DA25 – диапазон, первая и последняя ячейки ряда с количеством часов. Критерий для рабочего дня («Я»)– «=8». Для командировки – «=К» (в нашем примере оплачивается 10 часов). Результат после введения формулы:

    Все формулы копируем и вставляем в соответствующие ячейки по всему списку сотрудников. При заполнении такого табеля нужно будет корректировать условные обозначения по работникам.

    Если изменяется календарь, то меняются выходные и явки. Вручную проставляем прогулы, отгулы и т.п. Все остальное посчитается автоматически.

    Как заполнить табель учета рабочего времени на 2019-2020 год

    Полезное по теме:

      Производственный календарь на 2020 годПереход на электронные трудовые книжки в 2020 году

    Кто должен вести табель рабочего времени

    Табель учета рабочего времени заполняет уполномоченный на это сотрудник. Как правило, это работник отдела кадров. Если табель по каждому структурному подразделению ведете отдельно, ответственного сотрудника за ведение табеля назначает руководитель своим приказом. Это следует из части 4 статьи 91 ТК.

    Форма табеля 2020

    Перед тем, как говорит про заполнение табеля учета рабочего времени, нужно сказать про форму бланка в 2020 году.

    Итак, фактически отработанное работником время отражается в табеле учета рабочего времени. Есть две унифицированных формы табеля (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1):

    • форма № Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда». В ней «временные показатели» отражаются в разделе 1;
    • форма № Т-13 «Табель учета рабочего времени».

    Работодатель может использовать любую из них, а может разработать и утвердить свой бланк. В зависимости от этого, соответственно, будут различаться правила заполнения табеля учета рабочего времени.

    Более того, работодатель вправе утвердить положение о табельном учете рабочего времени, фиксирующее порядок ведения учета, обязанности лиц, ответственных за учет, порядок и сроки представления табеля в бухгалтерию и другие вопросы.

    Ранее за ведение табеля учета рабочего времени работников отвечали табельщики. Однако сегодня чаще всего табель ведется в электронном виде сотрудником отдела кадров. Для этого имеются самые разные удобные онлайн программы.

    Вы можете воспользоваться официальными бланками:

      Скачать бесплатно табель учета рабочего времени бланк по форме № Т-12 на 2020 год в ExcelСкачать бесплатно табель учета рабочего времени по форме № Т-13 на 2020 год Excel

    Организация может по собственному выбору:

    • или использовать унифицированные формы для учета фактически отработанного времени;
    • поручить оформление табеля рабочего времени своим сотрудникам (важно, что в табеле должны быть все необходимые реквизиты, которые предусмотрены частью 2 статьи 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

    Как заполнять табель учета рабочего времени в 2019-2020 году

    Порядок заполнения форм табеля рабочего времени в 2020 году такой:

    • или в табеле можно или каждый день проставлять сведения о явках и неявках, а также отработанное сотрудниками время;
    • или указывать только отклонения от установленного режима работы.

    Как правильно? На наш взгляд, последний вариант заполнения табеля Т-12 или Т-13 удобно использовать тем работодателям, у которых большая часть персонала работает в одном и том же режиме рабочего времени. А если в организации в связи со спецификой производственного процесса, допустим, применяется суммированный учет рабочего времени, то, конечно, имеет смысл фиксировать работу сотрудников каждый день.

    Для отметок о работе в таблицах форм отведено по 2 строки на каждую дату месяца. В верхней указывается код, определяющий явку работника или неявку по определенной причине, в нижней – продолжительность работы. Если сотрудник в этот день не работал, то нижняя строка не заполняется.

    Хотите посмотреть на пример заполнения табеля рабочего времени? Приведем пример табеля по форме № Т-13 при одном виде оплаты. В таком табеле учитывают, сколько отработал каждый сотрудник. Сюда заносите сведения как о фактически отработанных сотрудниками часах (в т. ч. сверхурочных), так и о неотработанном времени.

    Обозначения в табеле (расшифровка)

    По правилам заполнения табеля учета рабочего времени 2020 сведения о явках и неявках работников указываются с помощью кодов. Правила оформления таковы, что этих кодов нужно придерживаться. Кстати, на титульном листе формы № Т-12 приведены буквенные и цифровые обозначения, используемые в табеле учета рабочего времени.

    Таблица: обозначения в табеле учета рабочего времени в 2020 году

    Условные обозначения Буквенный код Цифровой код
    Обозначение из унифицированной формы № Т-12, утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1
    Продолжительность работы
    Продолжительность работы в дневное время Я 01
    Продолжительность работы в ночное время Н 02
    Продолжительность работы в выходные и нерабочие праздничные дни РВ 03
    Продолжительность сверхурочной работы С 04
    Продолжительность работы вахтовым методом ВМ 05
    Сокращенная продолжительность рабочего времени для обучающихся без отрыва от производства с частичным сохранением заработной платы УВ 12
    Сокращенная продолжительность рабочего времени против нормальной продолжительности рабочего дня в случаях, предусмотренных законодательством ЛЧ 21
    Продолжительность работы в режиме неполного рабочего времени по инициативе работодателя в случаях, предусмотренных законодательством НС 25
    Командировка
    Служебная командировка К 06
    Повышение квалификации
    Повышение квалификации с отрывом от работы ПК 07
    Повышение квалификации с отрывом от работы в другой местности ПМ 08
    Отпуск
    Ежегодный основной оплачиваемый отпуск ОТ 09
    Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск ОД 10
    Дополнительный отпуск в связи с обучением с сохранением среднего заработка работникам, совмещающим работу с обучением У 11
    Дополнительный отпуск в связи с обучением без сохранения заработной платы УД 13
    Отпуск по беременности и родам (отпуск в связи с усыновлением новорожденного ребенка) Р 14
    Отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет ОЖ 15
    Отпуск без сохранения заработной платы, предоставляемый работнику по разрешению работодателя ДО 16
    Отпуск без сохранения заработной платы при условиях, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации ОЗ 17
    Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения заработной платы ДБ 18
    Нетрудоспособность
    Временная нетрудоспособность (кроме случаев, предусмотренных кодом «Т») с назначением пособия согласно законодательству Б 19
    Временная нетрудоспособность без назначения пособия в случаях, предусмотренных законодательством Т 20
    Прогулы, неявки
    Время вынужденного прогула в случае признания увольнения, перевода на другую работу или отстранения от работы незаконными с восстановлением на прежней работе ПВ 22
    Невыходы на время исполнения государственных или общественных обязанностей согласно законодательству Г 23
    Прогулы (отсутствие на рабочем месте без уважительных причин в течение времени, установленного законодательством) ПР 24
    Неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств) НН 30
    Выходные дни
    Выходные дни (еженедельный отпуск) и нерабочие праздничные дни В 26
    Дополнительные выходные дни (оплачиваемые) ОВ 27
    Дополнительные выходные дни (без сохранения заработной платы) НВ 28
    Забастовка
    Забастовка (при условиях и в порядке, предусмотренных законом) ЗБ 29
    Простой
    Время простоя по вине работодателя РП 31
    Время простоя по причинам, не зависящим от работодателя и работника НП 32
    Время простоя по вине работника ВП 33
    Время приостановки работы в случае задержки выплаты заработной платы НЗ 36
    Отстранение от работы
    Отстранение от работы (недопущение к работе) с оплатой (пособием) в соответствии с законодательством НО 34
    Отстранение от работы (недопущение к работе) по причинам, предусмотренным законодательством, без начисления заработной платы НБ 35
    Обозначение, которое работодатель может ввести самостоятельно
    Время прохождения медико-социальной экспертизы ЭК 37
    Время диспансерного обследования беременных сотрудниц ДИ 38
    Время дополнительных перерывов для кормления ребенка КР 39

    Исправление ошибок в табеле

    Иногда при ведении документа допускают ошибки: вместо больничного указан пропуск по невыясненным причинам, праздничные дни отмечены как рабочие, не внесены или неверно написаны фамилия, имя или отчество сотрудника. В таких случаях необходимо внести изменения.

    Оформляется корректирующий бланк по форме Т-12 или Т-13 и подается в бухгалтерию вместе с сопроводительной запиской руководителя отдела кадров. В записке необходимо указать причины и содержание внесенных изменений.

    В исходном табеле зачеркиваются одной чертой неверные данные (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, п. 4.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР 29.07.83 № 105). Наверху вносится правильная информация, на свободном месте – удостоверяющая надпись: “По инженеру Петрову таб. № 1 исправлено за 5,6,7 сентября 2020 года код “НН” на код “К” на основании приказа о направлении в командировку и командировочного удостоверения верно. Руководитель отдела кадров Сидоров А.Б., подпись, дата внесения записи”.

    Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

    Ссылка на основную публикацию
    Adblock
    detector