Срок хранения документов в организации договоров подряда
Advokat-pavlovich.ru

Юридический портал

Срок хранения документов в организации договоров подряда

СЛУЖБА ПРАВОВОГО КОНСАЛТИНГА

Какое время необходимо хранить договоры с контрагентами (покупателями, поставщиками, подрядчиками, субподрядчиками и т. п.)? Увеличивается ли срок хранения при условии, что договор заключен с государственным или муниципальным заказчиком? Какую налоговую ответственность влечет за собой преждевременное уничтожение договоров?
Статьей 29 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 402-ФЗ) (до 2013 года аналогичная норма была установлена ст. 17 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ
«О бухгалтерском учете») установлена обязательность хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, бухгалтерской (финансовой) отчетности экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.
Подпунктом 8 п. 1 ст. 23 Налогового кодекса РФ (НК РФ) установлен четырехлетний срок хранения данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов. При этом п. 4 ст. 283 НК РФ, являющийся специальной нормой, обязывает налогоплательщиков хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего периода его погашения. Переносить убыток на будущие периоды организации могут в течение 10 лет после его получения (п. 2 ст. 283 НК РФ).
Поскольку разделить все документы организаций на предназначенные исключительно для целей налого-
обложения и исключительно для бухгалтерского учета довольно сложно, рекомендуем сохранять все документы не менее пяти лет.
Вопросы хранения документов регламентируются также Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Минфина СССР от 29 июля 1983 № 105, Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.) и Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 (далее – Перечень).
При определении сроков хранения различных документов, образующихся в деятельности организаций, следует руководствоваться прежде всего Перечнем, если иные сроки не предусмотрены в специальных нормативных актах, касающихся конкретных групп организаций либо конкретных групп документов.
Информацию о сроках хранения договоров можно найти в Перечне, а именно:
1) в статьях, содержащих конкретное название договора;
2) в статьях, которые содержат обобщенное наименование договора (договоры с контрагентами, отдельно не указанные в других статьях Перечня).
Так, согласно п. 272 Перечня срок хранения государственных, муниципальных контрактов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг составляет не менее 5 лет. По крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам установлен постоянный срок хранения, однако критерии отнесения договоров к «крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам» Перечнем не установлены. Полагаем, что каждая организация определяет их самостоятельно, возможно, по согласованию с государственным (муниципальным) заказчиком.
Срок хранения договоров подряда с юридическими лицами составляет 5 лет после истечения срока действия договора (п. 440 Перечня). В п. 439–451 Перечня перечислены также ряд иных видов договоров с определенными сроками хранения. Договоры, соглашения, не указанные в отдельных статьях Перечня, хранятся 5 лет после истечения срока их действия (п. 436 Перечня).
При этом экспертно-проверочными комиссиями государственных архивов и уполномоченных органов исполнительной власти некоторые договоры могут быть отнесены к сроку хранения «постоянно». Полагаем, однако, что в отношении коммерческих организаций данная норма неприменима.
Исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством (п. 1.4 Перечня).
Отметим, что уничтожение договоров ранее положенного срока их хранения может привести к привлечению организации к налоговой ответственности согласно ст. 120 НК РФ или ст. 126 НК РФ.
Статья 120 НК РФ устанавливает налоговую ответственность за грубое нарушение организацией правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения. При этом под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения для целей ст. 120 НК РФ понимается отсутствие первичных документов (смотрите, например, постановление ФАС Московского округа от 23 сентября 2008 г. № КА-А40/8513-08-2). В то же время договор в большинстве случаев не является первичным документом, который свидетельствует о совершении хозяйственной операции.
Норма ст. 126 НК РФ устанавливает ответственность за непредставление налоговому органу необходимых документов для осуществления налогового контроля. Штраф за данное нарушение установлен в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ.

© ООО “НПП “ГАРАНТ-СЕРВИС”, 2020. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания “Гарант” и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО “НПП “ГАРАНТ-СЕРВИС”. Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО “НПП “ГАРАНТ-СЕРВИС”, 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, info@garant.ru.

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), editor@garant.ru

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), adv@garant.ru. Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Срок хранения договоров подряда

Общие положения

По договору комиссии комиссионер обязан хранить сданную на комиссию вещь. Сущность «ответственного хранения» состоит в том, что покупатель при приеме от органов транспорта товаров на «ответственное хранение» обязан обеспечить сохранность груза и оставить его в распоряжении поставщика (грузоотправителя). Это означает, что получатель не только не имеет права использовать товары до оплаты и реализовывать их другим предприятиям, но и обязан выполнить распоряжение поставщика о переотправке (передаче) товаров другому получателю либо о возврате их поставщику (грузоотправителю). Хранение следует отличать от обязательства охраны (например, отношения вневедомственной сторожевой охраны), которая не требует передачи и возврата хранителем имущества, как при хранении.

Служба правового консалтинга

Срок хранения договоров подряда

В соответствии с Перечнем N 558 документам установлены следующие сроки хранения.

Документ доступен: в коммерческой версии КонсультантПлюс

«Обзор практики рассмотрения дел Верховным Судом РФ»

(Карасева С.Ю.) (Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2015) Дополнительный перечень документов, которые общество обязано хранить и предоставлять по требованию акционера, установлен Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденным Постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 N 03-33/пс, а также Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558.

Сроки хранения документов в организации в 2018 году: таблица

Cколько должны храниться договора в организациях

И всё же из этого правила есть исключения. Так, часть документов категории «А» подпадает под пункт «постоянное хранение договоров» и уничтожению не подлежит.

Что же касается бумаг категории «Б», то хранение этих договоров тоже исчисляется 5-летним сроком. А если при этом не имеется лицевых счетов, то предприятие формально обязано хранить такой трудовой договор 75 (!) лет.

Хранение договоров Нередки случаи, когда один из бывших контрагентов предъявляет претензии — скажем, требует отдать несуществующий долг за давно прошедший период.

Александра Борисова

Покупатель должен быть уверен в качестве товара в течение такого времени, которое необходимо для его использования. Более того, покупатель должен знать, какой срок отводится ему на проверку товара и обнаружение недостатков.

Длительный срок обнаружения недостатков переданного товара или результата работ свидетельствует об уверенности (прежде всего продавца, поставщика, подрядчика) в качестве своего товара или результата работ и потому делает его более конкурентоспособным, но, с другой стороны, увеличивает бремя ответственности продавца (подрядчика).

Сроки хранения договоров: на что обратить внимание

Поэтому и в случае проверки вашей организации компетентными органами, и в случае возникновения судебных разборок по вопросам исполнения обязательств контрагентами по договорам, и в случае запроса акционеров в соответствии с п.

91 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» предоставление оригинала договора является обязательным!

А раз так, то и определение сроков и порядка хранения договоров, а также документов, связанных с заключением и исполнением договоров, журналов регистрации договоров, становится не просто важным, а очень важным вопросом в деятельности любой организации.

Договора подряда срок хранения

Разница в сроках хранения документов обусловлена важностью документа, его необходимостью для ведения бухгалтерского учета, для исчисления и уплаты налогов.

Так, в НК РФ установлен предельный четырехлетний срок хранения документов бухгалтерского и налогового учета, которые необходимы для исчисления и уплаты налогов. Данный срок в соответствии с пп. 8 п.

1 ст. 23 НК РФ распространяется и на документы, подтверждающие получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов. Законодательством о бухгалтерском учете установлен минимальный пятилетний срок хранения данных бухгалтерского учета и отчетности.

Как долго хранить документы

Договор подряда срок хранения

Теперь по новой статье 22.1 Закона № 125-ФЗ документы по личному составу (за исключением документов, указанных в ч. 3 ст. 22.1) На организацию возлагается обязанность обеспечить: – безопасные условия хранения документов бухучета, в том числе регистров бухучета, в течение установленного срока ; – их защиту от изменений; – передачу документов бухгалтерского учета при смене руководителя организации.

Отношения по договору подряда регулируются в первую очередь главой 37 Гражданского кодекса Республики Беларусь. По договору подряда одна сторона (подрядчик) обязуется выполнить по заданию другой стороны (заказчика) определенную работу и сдать ее результат заказчику в установленный срок, а заказчик обязуется принять результат работы и оплатить его (уплатить цену работы).

Договор подряда заключается на изготовление или переработку (обработку) вещи либо на выполнение другой работы с передачей ее результата заказчику.

Имеет ли отношение Договор ГПХ к документообороту кадровой документации?

Работодатель вправе заключать с гражданами как трудовые (ст. 56 ТК РФ), так и гражданско-правовые договоры.

Так, для выполнения разовых работ, не предусмотренных трудовыми функциями штатных сотрудников организации, используются гражданско-правовые договоры. В соответствии со ст. 11 ТК РФ нормы трудового законодательства не относятся к гражданам, с которыми заключен гражданско-правовой договор, в частности на исполнителей по гражданско-правовым договорам не распространяются социальные гарантии, предусмотренные ТК РФ (например, право на выплату пособия по временной нетрудоспособности, предоставление оплачиваемого отпуска).

Срок хранения договоров подряда в организации

| заместитель начальника правового управления, начальник договорного отдела фармацевтической компании, член Гильдии Управляющих Документацией Мы проанализировали содержание двух документов: Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, а также Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения.

Деятельность любой организации, так или иначе, всегда связана с документацией самого разного рода – это учредительные документы компании, организационно-распорядительные, кадровые, а также документы бухгалтерского и налогового учета. Бухгалтерские и налоговые документы выступают документальным подтверждением доходов и расходов организации, поэтому субъект хозяйственной деятельности обязан организовать их надлежащее хранение.

Кроме того, ответили на ряд важных вопросов: с какого момента отсчитывать срок хранения договора? Договоры – это именно те документы, которые подтверждают ваши взаимоотношения с контрагентами по различным направлениям деятельности организации, будь то поставка канцтоваров или приобретение предприятия.

Поэтому и в случае проверки вашей организации компетентными органами, и в случае возникновения судебных разборок по вопросам исполнения обязательств контрагентами по договорам, и в случае запроса акционеров в соответствии с п.

Хранение следует отличать от обязательства охраны (например, отношения вневедомственной сторожевой охраны), которая не требует передачи и возврата хранителем имущества, как при хранении. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года.

Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС».

В одной только Москве ежедневно заключается до тысячи сделок. Как только партнёры «ударили по рукам», возникает особый документ — договор.

Как лучше организовать хранение договоров, чтобы в будущем к Вам не придралась ни налоговая служба, ни кто-то из контрагентов?

Каков срок хранения договоров и где их следует хранить? Рассмотрим эти вопросы подробнее с точке зрения практики.

Организация обязана хранить документы, касающиеся личного состава.

Об этом сказано в ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Закон № 125-ФЗ). Сроки хранения таких устанавливаются федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ, а также перечнями документов, которые предусмотрены ч. 3 ст. 6 и ч. 1 ст. 23 Закона № 125-ФЗ.

Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558
(ред.

Изменились сроки хранения документов в компаниях

Федеральное архивное агентство России выпустило Приказ от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения». Зарегистрирован в Минюсте России 06.02.2020.

В чём суть документа?

Что будет с ранее применявшимся перечнем?

Кого касается новый перечень?

Для удобства пользования перечнем к нему составлен указатель, в котором в алфавитном порядке перечислены виды документов и вопросы их содержания.

Какие сроки хранения установлены для основных бухгалтерских документов?

Документы о получении зарплаты нужно хранить шесть лет, а не пять. Это касается только случаев, когда у работников есть лицевые счета.

В 15 раз снизили срок хранения реестров сведений о доходах физлиц. Теперь это пять лет вместо 75.

Для лицевых счетов работников срок хранения тоже скорректировали. Прежний срок 75 лет остался только для документов, по которым делопроизводство закончено до конца 2002 года. Если оно закончено после 1 января 2003 года, хранить лицевой счёт нужно 50 лет.

Срок хранения первичных учетных документов остался прежним — пять лет. Однако теперь норма содержит уточнение: если есть споры или разногласия, документы нужно хранить до принятия решения по делу.

Закреплена обязанность пять лет хранить справки:

— об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, взносов, пеней и штрафов;

— о состоянии расчётов с бюджетом.

Кроме того, теперь есть прямая норма для расчётов по страховым взносам. И годовые, и квартальные документы нужно хранить 50 или 75 лет в зависимости от того, когда закончено делопроизводство.

Срок хранения документов о дебиторской и кредиторской задолженности остался прежним — пять лет. Однако теперь появилось уточнение, что он применяется при условии погашения долга.

Что по основным средствам?

Есть ли специальные сроки хранения для «упрощенцев»?

Изменились ли сроки хранения договоров и соглашений?

Договор лизинга следует хранить 5 лет после истечения срока действия договора или выкупа имущества. Если есть разногласия, договор нужно хранить до принятия решения по делу. По прежнему перечню хранить нужно было постоянно. Аналогичные изменения затронули все документы по лизингу.

Документы по залогу недвижимости хранятся 10 лет вместо постоянного хранения. Как и для лизинга, срок считают с момента истечения срока действия договора или выкупа имущества. В случае спора документы хранят до принятия решения по делу.

Договор поручения следует хранить 15 или 10 лет в зависимости от вида имущества, вместо пяти лет.

Договор кредита или займа с условием о залоге имущества нужно хранить 10 лет. Требование касается и документов, подтверждающих предоставление средств и исполнение обязательств должником. Это исключение из общего правила 5-летнего хранения кредитных договоров.

Как изменился срок хранения документов для ВЭД?

Что поменялось в сроках хранения кадровых документов?

— график отпусков — три года, а не год;

— книги, журналы, карточки учёта, базы данных отпусков — пять лет вместо трёх.

Некоторые документы нужно будет хранить меньше, чем сейчас:

— документы о дисциплинарных взысканиях — три года вместо пяти лет;

— заявки о потребности в иностранцах — год вместо пяти лет;

— документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда — пять лет, а не постоянно;

— книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий — 45 лет, а не постоянно.

Для ряда документов срок хранения будет зависеть от того, когда по ним закончено делопроизводство: если до 1 января 2003 года, то их нужно хранить 75 лет, если после — 50 лет. Среди них трудовые договоры, документы о приёме, переводе, увольнении, личные карточки работников. В прежнем перечне для таких документов был установлен срок хранения 75 лет.

Кроме того, для отдельных видов документов установили специальный срок хранения. Так, уведомления, предупреждения работников нужно будет хранить три года. Заявления сотрудников о выдаче документов, связанных с работой, и их копии придётся хранить год. Журналы, книги учёта инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) понадобится хранить 45 лет.

Какие сроки хранения установлены для бюджетных организаций?

План финансово-хозяйственной деятельности нужно хранить столько же, сколько бюджетную смету: 5 лет по месту утверждения и постоянно по месту разработки. По прежнему перечню бюджетные сметы по месту утверждения и разработки нужно было хранить постоянно. Кроме того, не было отдельных положений для плана ФХД. На него распространялись общие требования к годовым планам организации — постоянное хранение.

Появились отдельные нормы для отчётов о выполнении планов ФХД: годовые нужно хранить постоянно, квартальные — 5 лет, месячные — 1 год.

Документы о передаче имущества в оперативное управление или хозяйственное ведение нужно хранить «до ликвидации организации». Прежний перечень определял только сроки хранения переписки о передаче имущества. Её нужно было хранить 10 лет, если экспертная комиссия не продлевала этот срок.

Что с документами по госзакупкам?

Планы-графики следует хранить 3 года.

Документы, составленные в ходе проведения конкурентных способов госзакупок, нужно будет хранить в течение 3 лет независимо от объекта и объёма закупки. Для госзакупок эти правила распространили на извещения, документацию, протоколы, изменения и разъяснения положений документации, заявки участников, аудиозаписи вскрытия конвертов участников. Для закупок по Закону № 223-ФЗ по таким правилам будут хранить извещения, положения о закупке и протоколы.

Для контрактов и договоров срок хранения останется прежним — 5 лет.

Сокращён срок хранения журналов регистрации заявок и представителей участников. По новым правилам он составит 3 года вместо 5 лет.

Что ещё принёс Приказ Росархива?

— о намерении государственного или муниципального служащего выполнять иную оплачиваемую работу;

— о получении подарков в связи с протокольными или другими официальными мероприятиями, а также командировками;

— об обращениях с целью склонить к коррупции;

— о личной заинтересованности, которая приводит или может привести к конфликту интересов.

В прежних правилах упоминались только уведомления о фактах склонения к коррупции и об осуществлении иной оплачиваемой деятельности. Срок также был 5 лет, однако экспертная комиссия могла его продлить.

В перечне установлены сроки хранения и для других документов.

Какая ответственность предусмотрена за несоблюдение сроков хранения?

Согласно ст. 15.11 КоАП РФ отсутствие у компании первичных учётных документов, и (или) регистров бухучёта, и (или) бухгалтерской (финансовой) отчётности в течение установленных сроков хранения таких документов квалифицируется как грубое нарушение требований к бухучёту. Оно влечёт наложение штрафа на должностных лиц в размере от 5 000 до 10 000 рублей.

Согласно ст. 120 НК РФ отсутствие первичных документов, счетов-фактур, регистров бухгалтерского или налогового учёта считается грубым нарушением правил учёта доходов и расходов и объектов налогообложения, за которое взимается штраф в размере 10 000 рублей; за то же нарушение в течение нескольких периодов — 30 000 рублей. Если отсутствие документов повлекло занижение налоговой базы, то штраф, налагаемый на компанию, составит 20% суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей.

Кроме того, отсутствие первичных бухгалтерских документов при проведении налоговой проверки чревато доначислениям налогов расчётным путём.

Вопрос недели: срок хранения в организации договора ГПХ

Вопрос: скажите, пожалуйста, срок хранения в организации договора ГПХ, заключенного между организацией и работником.

Сообщаю Вам следующее:

Считаем, что в данном случае договоры ГПХ хранятся как и трудовые договоры. Срок хранения составляет 75 лет.

Документы КонсультантПлюс для ознакомления:

Документ 1.

Вид документа Организации Срок хранения Основание
Документы по учету кадров

(личные дела и документы, не вошедшие в состав личных дел; трудовые договоры; трудовые книжки, штатные расписания, персональные данные и др.)

Трудовые договоры (служебные контракты), трудовые соглашения, договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел Организации 75 лет

ст. 657 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558

Документ 2.

657 Трудовые договоры (служебные контракты), трудовые соглашения, договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел 75 л. ЭПК

Документ 3.

Срок хранения первички

Срок хранения оформленных первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, других документов, связанных с организацией и ведением бухгалтерского учета, составляет пять лет начиная со следующего года, в составлении отчетности за который они использовались (если иной срок не установлен п. 4.1 раздела II Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558; далее — Перечень). Такие требования установлены п. 1, 2 ст. 29 Закона о бухгалтерском учете, п. 98 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ.

Хотя акционерные общества и другие коммерческие организации не подведомственны федеральным органам государственной власти, на них тем не менее также распространяются обязанности и сроки хранения, перечисленные в Перечне (решение ВАС РФ от 21.02.2012 N 14589/11).

Иной срок, о котором говорилось выше, может быть как более, так и менее пяти лет. Например, в соответствии с п. 4.1 «Бухгалтерский учет и отчетность», п. 4.2 «Статистический учет и отчетность», п. 7 «Трудовые отношения», п. 8 «Кадровое обеспечение» и др. Перечня не менее определенного ниже срока должны храниться:

— документы учетной политики (рабочий план счетов, формы первичных учетных документов и др.) — пять лет;

— годовая бухгалтерская отчетность, сводная годовая (консолидированная) — постоянно;

— бухгалтерская (финансовая) отчетность по МСФО или другим стандартам — постоянно;

— первичные учетные документы и приложения к ним — пять лет (при условии проведения проверки (ревизии));

— лицевые карточки, счета работников — 75 лет;

— документы, подтверждающие исчисление и уплату сумм страховых взносов во внебюджетные фонды — шесть лет. Ранее этот срок был установлен п. 6 ч. 2 ст. 28 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ, на данный момент — подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ (соответствует сроку хранения налоговых регистров);

— трудовые договоры (служебные контракты), трудовые соглашения, договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел, — 75 лет;

— подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства) — до востребования (невостребованные — 75 лет);

— договоры, соглашения — пять лет (после истечения срока действия).

В случае утраты документов в результате стихийных бедствий (пожара, наводнения, др.) или по другим причинам восстанавливать такие документы организация обязана, даже если эти первичные документы ранее уже были проверены ИФНС в рамках выездной налоговой проверки (подп. 1 п. 1 ст. 31, ст. 93.1 НК РФ, письма Минфина России от 22.07.2013 N 03-02-07/2/28610, от 07.06.2013 N 03-02-07/1/21191).

На основании восстановленной документации необходимо заново сформировать регистры бухгалтерского и налогового учета, а также бухгалтерскую и налоговую отчетность. В случае неполного восстановления документов налогового учета налогоплательщик должен пересчитать свои налоговые обязательства, подать уточненные налоговые декларации.

Обратите внимание! Затраты на хранение документов в бухгалтерском учете подлежат отражению на счете 26 «Общехозяйственные расходы».

В целях исчисления налоговой базы по налогу на прибыль документально обоснованные затраты на организацию хранения относят к прочим расходам (подп. 18 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Срок хранения данных бухгалтерского и налогового учета, а также других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов, для налогоплательщиков и налоговых агентов составляет четыре года, начиная со следующего года, в котором документ в последний раз был использован для составления налоговой отчетности или расчета суммы налога (подп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ, постановления Второго арбитражного апелляционного суда от 22.01.2013 N А29-7272/2012, ФАС Волго-Вятского округа от 08.11.2012 N А11-6321/2011, Девятого арбитражного апелляционного суда от 19.09.2012 N 09АП-25082/2012-АК).

При переносе убытков на будущее налогоплательщики обязаны хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков и, естественно, плюс четыре года (п. 4 ст. 283 НК РФ) (в том числе и в отношении убытков, которые понесли правопредшественники реорганизованных (присоединенных) компаний, — постановление Президиума ВАС РФ от 24.07.2012 N 3546/12).

Документы по списанной безнадежной задолженности должны храниться не менее десяти лет после списания: пять лет в связи с отражением задолженности на забалансовом счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов» плюс пять лет, предусмотренные для хранения документов Законом о бухгалтерском учете.

Ответ подготовил Консультант Регионального информационного центра сети КонсультантПлюс

Якушева Татьяна Валерьевна

Бесплатные юридические консультации

по тел. 8 (800) 500-27-29 (доб. 677) Все регионы! Звонок по России бесплатный!

Какой срок хранения установлен для договоров поставки

По общему правилу срок хранения договоров поставки товара — пять лет после истечения срока действия такого договора, срок хранения для государственных, муниципальных контрактов на поставку товаров — пять лет, по крупным поставкам — постоянно. Начало течения срока хранения договоров определяется с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Сроки хранения договоров поставки в целях налогового учета — четыре года после отчетного (налогового) периода, в котором он в последний раз использовался в налоговых целях.

По договору поставки поставщик-продавец, осуществляющий предпринимательскую деятельность, обязуется передать в обусловленный срок или сроки производимые или закупаемые им товары покупателю для использования в предпринимательской деятельности или в иных целях, не связанных с личным, семейным, домашним и иным подобным использованием (ст. 506 Гражданского кодекса РФ).

Поставка товаров для государственных или муниципальных нужд осуществляется на основе государственного или муниципального контракта на поставку товаров для государственных или муниципальных нужд, а также заключаемых в соответствии с ним договоров поставки товаров для государственных или муниципальных нужд (п. 2 ст. 530) (п. 1 ст. 525 ГК РФ).

Организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами, а также перечнями, утверждаемыми уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела (ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон N 125-ФЗ)).

Обязанность обеспечения сохранности документов и сроки их хранения установлены, в частности (в зависимости от целей, для которых они могут понадобиться):

— Законом N 125-ФЗ — для архивирования документов организации;

— Налоговым кодексом РФ — для целей налогообложения;

— Федеральным законом от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ) — для целей бухгалтерского учета;

— Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 (далее — Перечень).

Если в разных нормативных правовых актах установлены разные сроки хранения одного и того же документа, то определять срок его хранения нужно по тому акту, который предусматривает больший срок.

Обязанность обеспечения сохранности договоров

Сохранность договоров, в том числе договоров поставки, важна потому, что впоследствии они могут понадобиться организации, в частности, для представления суду (по спорам, вытекающим из неисполнения обязательств контрагентом или обязательств самой организации перед бюджетом), налоговому органу и аудиторам.

Кроме того, акционеры, владеющие не менее чем 1% голосующих акций ПАО, вправе получить информацию о крупных сделках и сделках с заинтересованностью: вид, предмет, содержание и размер таких сделок, дата их совершения и срок исполнения обязательств по ним, сведения о принятии решения о получении согласия на совершение или о последующем одобрении таких сделок (пп. 1 п. 2 ст. 91 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ «Об акционерных обществах»). Участники ООО вправе получить договоры, являющиеся крупными сделками и сделками с заинтересованностью (пп. 12 п. 2 ст. 50 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»).

Несоблюдение установленных сроков хранения договоров может иметь для организации негативные последствия.

Сроки хранения договоров поставки по правилам архивного дела

Перечнем установлен срок хранения для государственных, муниципальных контрактов на поставку товаров — пять лет, а по крупным поставкам — постоянно (ст. 526 ГК РФ, ст. 272 Перечня). При этом критерии отнесения договоров к крупным поставкам не установлены ни Федеральным законом от 05.04.2013 N 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд», ни Перечнем (Письмо Минэкономразвития России от 06.05.2016 N Д28и-1279). Критерии крупной сделки установлены п. 1 ст. 46 Федерального закона N 14-ФЗ и п. 1 ст. 78 Федерального закона N 208-ФЗ.

Срок хранения для договора поставки товара не выделен в отдельную статью Перечня, поэтому он составляет пять лет после истечения срока действия такого договора (ст. 436 Перечня). Начало течения срока хранения договоров определяется с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством (ч. 2 ст. 21.1, п. 17 ст. 3 Закона N 125-ФЗ, абз. 4 п. 1.4 Перечня).

Срок хранения договоров поставки для целей налогового учета

Налоговые органы вправе требовать документы, служащие основанием для исчисления и уплаты налогов (пп. 1 п. 1 ст. 31 НК РФ).

Такие документы могут быть истребованы у организации налоговыми органами в случаях проведения в отношении организации камеральной и выездной проверки, а также проверки в отношении контрагента (п. п. 6, 8, 8.1 ст. 88, п. 12 ст. 89, п. 1 ст. 93, п. 1 ст. 93.1 НК РФ).

По общему правилу организации обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов (пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ). Течение этого срока начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов (Письмо Минфина России от 19.07.2017 N 03-07-11/45829). Указанный срок хранения документов соответствует периоду, за который может быть проведена выездная налоговая проверка (Письмо Минфина России от 23.03.2016 N 03-02-08/16273). В общем случае в рамках выездной налоговой проверки может быть проверен период, не превышающий трех календарных лет, предшествующих году, в котором вынесено решение о проведении проверки (п. 4 ст. 89 НК РФ).

Специальные сроки хранения документов предусмотрены НК РФ для отдельных случаев:

— при переносе убытков на будущее организация должна хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода (п. п. 2, 4 ст. 283, абз. 7 п. 7 ст. 346.18, абз. 7 п. 5 ст. 346.6 НК РФ);

— срок хранения первичных документов, отражающих формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, должен исчисляться с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете (учет расходов на приобретение такого имущества) (Письмо Минфина России от 19.01.2018 N 03-03-06/1/2598).

В перечисленных случаях, помимо первичных учетных документов, наличие, в частности, договора поставки позволит подтвердить взаимоотношения сторон, а также основания возникновения убытка или формирования первоначальной стоимости амортизируемого имущества;

— для уменьшения налоговой базы по налогу на прибыль на сумму дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности необходимо сохранить документы, которые подтверждают период ее возникновения. При этом суммы и даты образования безнадежных долгов должны быть подтверждены, помимо первичных учетных документов, договором поставки, в котором указана дата срока платежа (Письмо Минфина России от 08.04.2013 N 03-03-06/1/11347, Определение ВАС РФ от 09.10.2012 N ВАС-5055/12 по делу N А40-46789/11-20-195).

Необеспечение сохранности договоров поставки в течение установленного срока их хранения может привести к привлечению организации к налоговой ответственности в виде штрафа в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ, необходимый для осуществления налогового контроля, а также доначислению налогов или отказу в налоговых вычетах (п. 4 ст. 93, ст. 126 НК РФ).

При отсутствии у организации договора поставки из-за необеспечения его сохранности в течение установленных сроков применить к ней ответственность по ст. 120 НК РФ (за грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения) нельзя, поскольку договор не является первичным учетным документом (п. 8 ст. 3, ч. 1 ст. 9 Закона N 402-ФЗ). Договором признается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей (п. 1 ст. 420 ГК РФ). Он устанавливает, на каких условиях стороны договорились сотрудничать, а уже последующие первичные учетные документы фиксируют, когда и как эти договоренности реально выполнялись, то есть свершившиеся факты хозяйственной жизни (например, товарная накладная документирует отгрузку товаров), и на их основе делаются проводки в бухгалтерском учете.

Срок хранения договоров поставки для целей бухгалтерского учета

Договоры поставки нужны в том числе аудиторам для выражения мнения о достоверности бухгалтерской отчетности аудируемого лица. При оказании аудиторских услуг аудиторская организация вправе исследовать в полном объеме документацию, связанную с финансово-хозяйственной деятельностью аудируемого лица, а также проверять фактическое наличие любого имущества, отраженного в этой документации (ч. 1, п. 7 ч. 2, ч. 4 ст. 6, п. 2 ч. 1 ст. 13 Федерального закона от 30.12.2008 N 307-ФЗ «Об аудиторской деятельности»).

Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года (ч. 1 ст. 29 Закона N 402-ФЗ). Сроки хранения установлены в Перечне.

Хотя договор поставки не относится к первичным учетным документам, организации нужно соблюдать сроки хранения таких договоров, установленные Перечнем, в силу ч. 1 ст. 17 Закона N 125-ФЗ.

Не нашли ответа на свой вопрос?

Узнайте, как решить

именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта . Или позвоните нам по телефону:
8 (800) 500-27-29 (доб. 677) Все регионы! Звонок по России бесплатный!

Срок хранения бухгалтерских документов в организации

Зачем хранить бухгалтерские документы

Любой бухгалтер знает, что каждый документ, оформленный в компании или полученный от контрагентов, имеет свою ценность и должен быть сохранен. На основании сведений, содержащихся в первичных документах, ведется бухучет и составляется бухотчетность. Проверка данных бухучета и бухотчетности всеми контролирующими инстанциями осуществляется по первичным документам.

Вся бухгалтерская первичка и отчетность должны храниться в течение законодательно определенных сроков.

Сроки хранения бухгалтерских документов регламентированы законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ и утвержденным перечнем сроков хранения.

О том, на какие группы делятся документы, возникающие в деятельности организации, и какими могут быть сроки их хранения, читайте в статье «Основные сроки хранения документов в организации (архив)».

Что важнее — перечень или закон № 402-ФЗ

Сравнивая сроки хранения бухгалтерских документов, указанные в перечне и законе № 402-ФЗ, можно сделать следующие выводы:

  • перечнем установлены разные сроки хранения в зависимости от вида и значимости документов, относящихся к разряду бухгалтерских;
  • закон № 402-ФЗ предусматривает 5-летний период хранения бухдокументов, но не конкретизирует сроки по видам документации;
  • в п. 1 ст. 29 закона № 402-ФЗ сказано, что в основе определения периодов хранения документации лежит перечень.

Таким образом, решая судьбу накладной, баланса или бухгалтерской справки, необходимо исходить в первую очередь из сроков, обозначенных в перечне. При этом период их хранения не может быть менее 5 лет.

Срок хранения бухгалтерских документов, указанный в ст. 29 закона № 402-ФЗ, касается в том числе учетной политики и стандартов фирмы, включая документы, существующие в электронной форме. Последние также нельзя уничтожать в течение 5-летнего периода. Отсчет срока хранения начинается с года, следующего за годом их последнего использования (п. 2 ст. 29 закона № 402-ФЗ).

Разбираемся со сроками на примере

ООО «Ландшафтный дизайн», образованное несколько лет назад, стабильно закрепилось в своем сегменте рынка. Бухгалтерскую часть работы выполнял коллектив из 4 человек. За каждым специалистом были закреплены конкретные участки учета, а отчетностью и взаимодействием с контролерами занимался главбух.

За истекшие периоды работы бухгалтерии в шкафах и подсобных помещениях накопилось несчетное количество папок с документацией. Настало время с ними разобраться.

Большей частью первички были акты выполненных работ — на их основе регулярно определялась выручка фирмы, отражаемая в ее финансовой отчетности.

Об оформлении актов выполненных работ читайте в этой статье .

Значительные объемы бумажных залежей составляли накладные на приобретенные материалы, платежки, зарплатные ведомости и связанные с ними расчеты.

Отдельный стеллаж был полностью забит бухотчетностью, декларациями, отчетами в пенсионный фонд и соцстрах, а также статистическими формами.

Каждый бухгалтер составил по своему участку перечень дел с бухгалтерской документацией, а главбух систематизировал всю информацию в единой таблице, одну из граф которой посвятил нормативным срокам хранения документов, взятым из перечня.

Таблица «Сроки хранения бухгалтерских документов в организации»

Документ ООО «Ландшафтный дизайн»

Срок хранения согласно перечню

Акты выполненных работ по договорам по основной деятельности

В течение 5 лет после окончания срока, на который заключен договор

Договоры и дополнительные соглашения к ним

В течение 5 лет после окончания срока действия (если иное не указано в конкретных статьях перечня)

Доверенности на получение денег и ТМЦ

Не менее 5 лет после истечения срока действия доверенности или ее отзыва

Ведомости на выдачу зарплаты, пособий, материальной помощи и иных выплат

Не менее 6 лет (с 18.02.2020, ранее был установлен срок 5 лет)

При отсутствии лицевых счетов:

50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003;

75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003

Реестр сведений о доходах физлиц

Не менее 5 лет (с 18.02.2020, ранее был установлен срок 75 лет)

Трудовые договоры и личные карточки работников

50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003;

75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003

Табели, журналы учета рабочего времени

Не менее 5 лет (не менее 75 лет при опасных, тяжелых и вредных условиях труда)

Сведения о доходах физлиц

При отсутствии лицевых счетов:

50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003;

75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003

Годовая бухгалтерская (финансовая) отчетность

Учетная политика, план счетов, формы первичных учетных документов

Главная книга, оборотные ведомости, карточки счетов и др.

Карточки учета основных средств

Не менее 5 лет после выбытия объекта

Декларации (расчеты) по всем видам налогов

Расчеты по страховым взносам (годовые и квартальные)

Сведения, представляемые в ПФР для индивидуального (персонифицированного) учета

Не менее 5 лет, в электронной форме — 75 лет

Отчетность в статистику:
– годовая и с большей периодичностью, единовременная;
– полугодовая и квартальная;

– Постоянно*.
– 5 лет или постоянно* при отсутствии годовых.
– 3 года или постоянно* при отсутствии годовых, полугодовы, квартальных.

Переписка о наложенных на компанию взысканиях, штрафах

Не стоит оставлять без внимания знак * в таблице. Он обозначает, что документ требуется хранить в течение всего времени, пока фирма осуществляет деятельность.

Вся указанная в таблице документация прямо или косвенно относится к бухгалтерской, поэтому сроки, превышающие 5-летний период хранения, предусмотренный законом № 402-ФЗ, главбух ООО «Ландшафтный дизайн» увеличил до границ, обозначенных в перечне.

Учитывая, что фирма еще не отмечала 5-летний юбилей со дня начала работы, ни один из представленных в таблице документов уничтожать нельзя. Для освобождения захламленных бумагами помещений бухгалтерии выделили специальный кабинет, где и разместили ожидающие истечения срока хранения документы.

Более подробно о сроках хранения налоговой документации, документов по страховым взносам, в том числе по взносам от несчастных случаев, смотрите в Готовом решении от КонсультантПлюс.

Нюансы учета сроков хранения бухгалтерской документации

В практической деятельности ООО «Ландшафтный дизайн» были случаи реализации основных средств с убытком. Для целей бухгалтерского и налогового учета по основным средствам применяются одни и те же документы. Различие заключается только в признании расходов, связанных с их выбытием. Этот факт также необходимо учесть при определении сроков хранения документов.

Например, 2 года назад фирма приобрела автомобиль ВАЗ-21102 (код ОКОФ 15 3410010). Исходя из того, что по классификации ОС относится к 3-й амортизационной группе, срок полезного использования (СПИ) установили в 5 лет. Из-за постоянных поломок автомобиль было решено реализовать по любой предложенной цене. Вырученные от продажи средства оказались меньше остаточной стоимости имущества, и убыток от реализации по нормам налогового учета в течение 3 лет (оставшегося СПИ) будет равномерно учитываться при расчете налога на прибыль.

ВАЖНО! Нюансы налогового учета убытка от реализации ОС отражены в п. 3 ст. 268 НК РФ.

Об особенностях группировки расходов для целей налогового учета читайте в этом материале .

Таким образом, все документы, связанные с формированием первоначальной и остаточной стоимости, срока СПИ, договоры и акты о реализации, а также справки и расчеты по учету убытка от продажи ОС необходимо сохранять в течение не менее 4 лет после окончания включения указанного убытка в налоговую базу. Это связано с тем, что налоговики при проверке вправе изучить документы за 3 года, предшествующих проверке. Таким образом, документы по указанному основному средству придется хранить не менее 9 лет.

Рассмотренный случай не единственный, когда сроки хранения документов удлиняются. В следующем разделе приведем другие ситуации.

Иные случаи увеличения срока хранения первички

Если бы ООО «Ландшафтный дизайн» работало с убытком, а потом учитывало бы его при расчете налога на прибыль, хранить документы пришлось бы весь период переноса убытка плюс 4 года после его полного списания. При этом нельзя избавиться ни от первички, подтверждающей полученный убыток, ни от иных справок и расчетов, на основании которых этот убыток был перенесен.

Например, бухгалтерские и налоговые документы по убытку, полученному в 2019 году и учтенному в течение последующих 10 лет, придется хранить до конца 2033 года.

Увеличить срок хранения бухгалтерских документов придется и в следующем случае. ООО «Ландшафтный дизайн» оказало услуги заказчику, который своевременно не оплатил выполненную работу и не отвечал на письма и претензии. Из госреестра компания исключена не была, но и долг свой не погашала. ООО «Ландшафтный дизайн» смогло учесть безнадежную дебиторку только в 2019 году, а все связанные с этой ситуацией документы организации придется хранить до конца 2023 года.

Итоги

Накладные, акты выполненных работ, ведомости по выплате зарплаты, отчеты — эти и многие другие бухгалтерские документы налогоплательщики обязаны хранить в течение сроков, установленных специальным перечнем. Уменьшать эти сроки нельзя, а вот увеличивать в отдельных случаях приходится (при переносе убытков, списании безнадежной дебиторки, продаже ОС с убытком).

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector