Регламент документооборота по расчету заработной платы
Advokat-pavlovich.ru

Юридический портал

Регламент документооборота по расчету заработной платы

График документооборота по учету труда и заработной платы

Наименование документа

Приказ (распоряжение) о приеме на работу

Личная карточка

Штатное расписание

Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику

График отпусков

Код формы

Т-1

Т-2

Т-5

Т-7

Ответственный за составление

Работник отдела кадров, ответственный за прием и увольнение

Работник отдела кадров

Документы, на основании которых составляются данные

Приказ о приеме работника на работу, анкетные данные работника

Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих, Единая тарифная сетка, организационная структура организации

Не позднее первого рабочего дня принимаемого работника

Сразу после приема работника на работу и при наличии изменений

На дату создания организации и при внесении изменений

При переводе работника

За три дня до начала отпуска

Ежегодно не позднее 5 января предыдущего года

Ответственный за проверку

Начальник отдела кадров

Начальник отдела кадров

Один день со дня составления

Кто утверждает (подписывает)

Начальник отдела кадров

Руководитель, главный бухгалтер

Руководитель организации, начальник отдела кадров

В день составления

В отдел кадров (в бухгалтерию — копия)

В отдел кадров, бухгалтерию

В отдел кадров (в бухгалтерию — копия)

Не позднее следующего дня после подписания

Документы, в которых производятся записи

Трудовая книжка (запись о приеме на работу)

Трудовая книжка, личная карточка, лицевой счет

Документы, составляемые на основании данного

Личная карточка формы Т-2, лицевой счет работника формы Т-54

Расчетная или расчетно-платежная ведомость

Расчетная или расчетно-платежная ведомость

Ответственный за хранение

Начальник отдела кадров

3 года при условии завершения ревизии, после проведения налоговой проверки

Наименование документа

Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора

Табель учета использования рабочего времени

Расчетно-платежная ведомость

Расчетная ведомость

Платежная ведомость

Журнал регистрации платежных ведомостей

Код формы

Т-8

Т-13

49

Т-51

Т-53

Ответственный за составление

Работник отдела кадров

Документы, на основании которых составляются данные

Заявление работника, окончание срока контракта

Табельный учет, листки нетрудоспособности, справки и т.д.

Первичные документы по учету выработки — наряды, рапорты о выработке, раскройные карты; по учету фактически отработанного времени — Табель учета использования рабочего времени формы Т-13

Расчетная ведомость формы Т-51

Расчетно-платежная ведомость формы Т-49, платежная ведомость формы Т-53

Не позднее последнего рабочего дня увольняемого работника

Ежедневно в рабочие дни

За три дня до срока выплаты заработной платы, согласованного с банком

За один день до выплаты заработной платы

Ответственный за проверку

Начальник отдела кадров

Один день со дня составления

Кто утверждает (подписывает)

Начальник отдела кадров

Руководитель, главный бухгалтер

Руководитель, главный бухгалтер

В день составления

В отдел кадров (в бухгалтерию — копия)

Не позднее следующего дня после подписания

Документы, в которых производятся записи

Трудовая книжка (запись об увольнении), лицевой счет

Лицевой счет формы Т-54, журнал регистрации платежных ведомостей

Лицевой счет формы Т-54

Лицевой счет формы Т-54, журнал регистрации платежных ведомостей

Документы, составляемые на основании данного

Расчетная или расчетно-платежная ведомость

Лицевой счет, чек в банк, расходный кассовый ордер на выданную сумму

Платежная ведомость, лицевой счет

Расходный кассовый ордер на выданную сумму

Ответственный за хранение

Начальник отдела кадров

3 года при условии завершения ревизии, после проведения налоговой проверки

3 года при условии завершения ревизии, после проведения налоговой проверки. При отсутствии лицевых счетов — 75 лет

3 года при условии завершения ревизии, после проведения налоговой проверки

Тема 2.5 Организация документооборота при процедуре учета кадров, труда и его оплаты

В каждой организации, ведущей экономическую деятельность, возникает необходимость в ведении кадровых документов, а так же в ежемесячном расчете и начислении заработной платы сотрудникам.

Бухгалтерия рассчитывает пособия, отпускные и командировочные, начисления по окладу и сдельно, начисляет налоги и страховые взносы, отчитывается в фонды и ИФНС.

Зачастую бухгалтерия так же занимается и кадровыми документами, ведь далеко не в каждой компании есть своя кадровая служба.

При этом, далеко не каждый бухгалтер является еще и хорошо подкованным работником кадровой службы. А ведь с Трудовой инспекцией нынче шутки плохи.

Расчет и начисление заработной платы необходимо производить в соответствии с положениями 21 главы Трудового кодекса РФ.
Процесс расчета зарплаты осуществляется в несколько этапов.

Первым этапом является анализ информации, содержащейся в первичных документах по учету труда и его оплаты, составленных по унифицированным формам.

Второй этап представляет собой расчет сумм оплаты труда (и других выплат) сотрудникам, а так же лицам, выполняющим работы и оказывающим услуги по договорам гражданско-правового характера (ГПХ).

На третьем этапе происходит расчет и удержание налога на доходы физических лиц (НДФЛ) в соответствии с главой 23 Налогового кодекса.

Четвертым этапом будут начисления страховых взносов, взимаемых с начисленных сумм оплаты труда.

На пятом этапе оформляются документы (так же унифицированных форм) на выплату заработной платы.

Учитывая тот факт, что в соответствии с п.1 ст.9 закона «О бухгалтерском учете» №129-ФЗ, все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, так как именно эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет, значение первичной документации нельзя недооценивать.

Тем более, что многие первичные документы по кадровому учету и заработной плате необходимо хранить в течении 75 лет (либо – постоянно, т.е. не менее 10 лет) 75 лет в соответствии с требованиями Приказа Минкультуры от 25.08.2010г. №558 с последующей передачей в Государственный архив в случае прекращения деятельности компании.

Кроме того законодательством предусмотрена административная и даже уголовная ответственность за нарушение порядка ведения и сохранности кадровых документов.

В статье будут рассмотрены виды и формы первичных документов по кадровому учету и заработной плате, а так же приведены сроки их хранения.

Представленная информация может послужить «памяткой» в работе бухгалтеру.

ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ, СОДЕРЖАЩИЕСЯ В АЛЬБОМАХ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ

При формировании первичных документов по кадровому учету и оплате труда, следует помнить о положении п.2 ст.9 закона №129-ФЗ.

В соответствии с этим пунктом, первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Унифицированные формы, которые следует применять при оформлении трудовых отношения с сотрудниками, утверждены Постановлением Госкомсстата РФ от 05.01.2004г. №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации труда и его оплаты».

Данным Постановление утверждены следующие формы первичных документов:

1. По учету кадров:

· №Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу»,

· №Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу».

Эти формы применяются для оформления приема на работу сотрудника (Т-1) или группы сотрудников (Т-1а).
Срок хранения 75 лет.

· №Т-2 «Личная карточка работника»,

· №Т-2ГС(МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего».

Личная карточка работника является основным документом по учету данных сотрудников и заводится на всех, без исключения, сотрудников предприятия, с которыми заключаются трудовые договора.
Срок хранения 75 лет.

· №Т-3 «Штатное расписание».

Обязательный и очень важный документ, отражающий данные о структуре организации, ее штатном составе и штатной численности. И само штатное расписание и изменения, в него вносимые, утверждаются приказом руководителя.
Срок хранения 3 года.

· №Т-4 «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника».

Эта форма применяется в научных и образовательных учреждениях для учета научных работников.
Заполняется на основании дипломов доктора наук и кандидата наук, аттестата доцента и профессора и прочих аналогичных документов.

· №Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу»,

· №Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу»,

оформляет перевод сотрудников на другую должность внутри организации. К приказу подшивается согласие сотрудника в письменном виде.
Срок хранения 75 лет.

· №Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику»,

· №Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам»,

Применяется для оформления и учета отпусков.
Срок хранения 5 лет.

· №Т-7 «График отпусков».

Обязательный локальный нормативный акт, ежегодно определяющий очередность предоставления оплачиваемых отпусков сотрудникам организации в соответствии с положениями статьи 123 Трудового Кодекса.

Утверждается работодателем не позднее, чем за две недели до наступления календарного года.

Порядок составления графика может быть закреплен правилами внутреннего трудового распорядка или положениями коллективного договора, другими внутренними документами организации.

О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала.
Срок хранения 1 год (рекомендуем хранить до прохождения проверки в ИФНС или Трудовой инспекции).

· №Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)»,

· №Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)»,

применяется для документального оформления при прекращении трудовых отношений.
Срок хранения 75 лет.

· №Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку»,

· №Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку»,

оформляется при направлении сотрудника (сотрудников) в командировку. Заполняется на основании служебного задания (форма Т-10а).
Срок хранения 5 лет (при долгосрочных зарубежных командировках – 10 лет).

· №Т-10 «Командировочное удостоверение»,

служит для подтверждения времени пребывания в служебной командировке. В удостоверении отмечается время прибытия сотрудника в место назначения, а так же время отъезда. Данный документ оформляется на основании приказа о направлении в командировку (форма Т-9) и заверяется принимающей стороной.
Срок хранения 5 лет (при командировках в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности – 75 лет).

· №Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении»,

содержит в себе информацию о цели поездки сотрудника и ее итоговых результатах. Является основанием для оформления приказа по форме Т-9 и служит для подтверждения экономической обоснованности расходов на командировку.
Срок хранения 5 лет (при долгосрочных зарубежных командировках – 10 лет).

· №Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника»,

· №Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников»,

оформляется в случае поощрения сотрудников за успехи в работе. Приказ является основанием для внесении соответствующей записи в личную карточку работника (форма №Т-2, №Т-2ГС(МС)) и трудовую книжку работника.
Срок хранения 75 лет.

2. По учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда:

• №Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда»,

Является не только документом, отражающим трудовую дисциплину организации, но и служит основанием для начисления заработной платы сотрудникам.

Этот документ нужен компаниям не только для ведения бухгалтерского учета расчетов по заработной плате. Табель необходим также для подтверждения экономической оправданности расходов на оплату труда сотрудников для целей налогового учета, так как по сути своей является документом, подтверждающим фактическое осуществление работниками своей трудовой деятельности.

Форма Т-12 является универсальной и используется в большинстве организаций.
Срок хранения 5 лет (при вредных условиях труда – 75 лет).

· №Т-13 «Табель учета рабочего времени»,

используется компаниями, в которых используется автоматическая система контроля явок и отсутствия сотрудников на рабочем месте (турникеты, электронные пропуска и другие системы распознавания, фиксирующие время прибытия и убытия сотрудников).
Срок хранения 5 лет (при вредных условиях труда – 75 лет).

· №Т-49 «Расчетно-платежная ведомость»,

· №Т-51 «Расчетная ведомость»,

· №Т-53 «Платежная ведомость»,

применяются для расчета и выплаты заработной платы сотрудникам. В случае применения формы №Т-49, другие расчетные и платежные документы по формам №Т-51 и №Т-53 – не составляются.

В случае перечисления заработной платы на банковские карточки сотрудникам, составляется только расчетная ведомость (формы №Т-49 и Т-53 не составляются).
Срок хранения 5 лет при условии проведении проверки. (При отсутствии лицевых счетов – 75 лет).

· №Т-53а «Журнал регистрации платежных ведомостей»,

применяется для учета и регистрации платежных ведомостей по произведенным выплатам сотрудникам.
Срок хранения 5 лет.

· №Т-54 «Лицевой счет»,

· №Т-54а «Лицевой счет (свт)» (свт – средства вычислительной техники),

применяются для ежемесячного отражения сведений о заработной плате, всех начислениях, удержаниях и выплатах в пользу сотрудника в течении календарного года.
Срок хранения 75 лет.

· №Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику»,

используется для расчета причитающихся сотруднику отпускных выплат.
Срок хранения 5 лет при условии проведении проверки. (При отсутствии лицевых счетов – 75 лет).

· №Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)»,

применяется для учета и расчета заработной платы, компенсации неиспользованного отпуска и прочих выплат сотрудникам при расторжении трудового договора.
Срок хранения 5 лет при условии проведении проверки. (При отсутствии лицевых счетов – 75 лет).

· №Т-73 «Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы».

Применяется для оформления и учета приема-сдачи работ, выполненных сотрудником по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы.

Служит основанием для окончательного или поэтапного расчета сумм оплаты выполненных работ.
Срок хранения 5 лет при условии проведении проверки. (При отсутствии лицевых счетов – 75 лет).

ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ, НЕ СОДЕРЖАЩИЕСЯ В АЛЬБОМАХ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ

Документы, форма которых не предусмотрена в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

· дату составления документа;

· наименование организации, от имени которой составлен документ;

· содержание хозяйственной операции;

· измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

· наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

· личные подписи указанных лиц.

Кроме перечисленных в предыдущем разделе унифицированных формы документов существует еще множество документов, ведением которых должна заниматься организация.

Необходимость ведения кадровой документации закреплена действующим законодательством:

1. Трудовым кодексом:

· Трудовой договор, заключаемый с каждым сотрудником, его содержание и виды (гл.10-13 ТК РФ).

Срок хранения 75 лет.

· Защита персональных данных работника (гл.14 ТК РФ).

Срок хранения 75 лет.

· Трудовые книжки (ст.66 ТК РФ).

Срок хранения – до востребования. Не востребованные – 75 лет.

· Разработка и утверждение Правил внутреннего распорядка (ст.189 ТК РФ).

Срок хранения – постоянно (не менее 10 лет). Срок действия – до принятия новых Правил..

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Лучшие изречения: Только сон приблежает студента к концу лекции. А чужой храп его отдаляет. 9213 – | 7811 – или читать все.

График документооборота: образец

grafik_dokumentooborota_obrazec.jpg

Похожие публикации

Залог эффективной работы компании и отлаженных бизнес-процессов — грамотно составленный график документооборота. Как правильно составить такой график и для чего он необходим в компании — узнайте из статьи ниже. В конце вы можете скачать образец графика документооборота.

Зачем регламентировать документооборот

В небольших фирмах, состоящих из одного или двух отделов, отследить движение документов несложно. Когда компания разрастается, превращается в структуру из нескольких территориально удаленных филиалов, документов становится очень много: они начинают поступать в бухгалтерию с опозданием, а иногда и вовсе теряются. Бухгалтерия при этом обрабатывает множество документов: часть их исходит от компании, а другие поступают извне. Каждый отдел составляет типовые или собственные формы бланков, которые подтверждают и сопровождают текущую деятельность.

Специалисты обязаны составлять, подписывать, передавать на хранение и впоследствии на уничтожение документы своевременно. Особенно актуально соблюдение сроков обработки для финансовой, бухгалтерской и кадровой документации: за нарушение сроков ответственность предусмотрена на законодательном уровне. Деятельность фирмы контролируется проверяющими органами: ФНС, внебюджетными фондами и другими государственными учреждениями. Поэтому при нарушении сроков подачи необходимых документов и отчетности, составленной на основании этих документов, компанию ждет наложение санкций.

Для того чтобы соблюдать сроки и регламентировать обработку и исполнение всех документов фирмы используют специальный график документооборота.

Без четко расписанного графика передачи документов внутри компании внутренние бизнес-процессы компании сложно контролировать или оптимизировать. Человеческая память не может сохранить абсолютно все детали и сроки работы, поэтому специально составленный график является специальной памяткой для сотрудников.

Основные задачи графика документооборота:

оперативный контроль за соблюдением сроков составления, обработки и исполнения документов;

своевременное формирование отчетности на базе первичных регистров;

исключение авралов, форс-мажора и соблюдение ритмичности работы исполнителей;

формирование дел и передача их в архив в положенные сроки;

получение в срок информации, необходимой для принятия эффективных управленческих решений.

График документооборота 2019: правила составления

График составляют в виде схемы, таблицы или текста с указанием сроков передачи документов между отделами. Важно понимать, где и кем составляется первичный документ, через какие отделы он проходит, кто его проверяет и как он попадает в бухгалтерию для учета.

Документооборот можно представить в виде схемы взаимодействия между отделами от момента создания и до сдачи в архив или передачи на уничтожение. Также под документооборотом подразумевают перечень всех первичных документов компании, разработанных и утвержденных в соответствии с учетной политикой.

График документооборота в бухгалтерии может быть составлен для каждого первичного документа: горизонтальными строками в таблице или схеме обозначаются первичные документы (как в нашем примере графика). Подобным образом графики могут составляться:

для каждого отдела;

для каждой должности.

Если график составляется для подразделений, то в каждом из них необходимо назначить ответственное лицо, отвечающее за соблюдение графика.

Для каждого документа или отдела обязательно указывается срок, в течение которого первичный регистр согласовывается, утверждается и передается на исполнение.

Разрабатывает график, как правило, главный бухгалтер или финансовый директор, а утверждает руководитель компании. При составлении графика необходимо активное участие и обсуждение всех структурных отделов фирмы. Например, менеджер по продажам может попросить передвинуть выставленные ему сроки передачи документов в связи с большой загруженностью, или водитель скажет, что путевой лист не всегда возможно предоставить в течение одного рабочего дня, т. к. он находится в постоянных разъездах.

Часто к составлению графика привлекаются внештатные специалисты. Например, аутсорсинговая компания, которая выслушав все мнения, пожелания отделов, на их основе составляет приемлемый для всех образец графика документооборота в бухгалтерии с учетом нормативных требований законодательства.

Контроль за исполнением графика документооборота возлагается на главного бухгалтера, т.к. он возглавляет бухгалтерию — отдел, ведущий учет финансовой деятельности компании и отвечающий за наличие и сохранность документации.

График необходимо составить так, чтобы при максимальной загруженности бухгалтерии все сроки обработки документации могли быть соблюдены. Требуется исключить моменты откладывания документов «на потом» или обработку их в неположенные сроки.

Каждому сотруднику или отделу необязательно распечатывать весь график документооборота. Достаточно сделать для ответственных лиц выписку из него: перечислить все первичные регистры, входящие в его зону ответственности, указать сроки исполнения и названия подразделений, куда необходимо передавать документацию. Чтобы изначально мотивировать сотрудников на соблюдение сроков документооборота, ведение графика закрепляют в должностных инструкциях ответственных лиц.

За несоблюдение сроков ответственного сотрудника допустимо привлечь к дисциплинарной ответственности: объявить выговор, лишить части оплаты труда в виде зарплаты или премии. Об этом прямо сказано в Письме Роструда от 18.12.2014 г. № 3251-6-1.

График документооборота: образец 2019 года

Представленный ниже бесплатный образец графика документооборота поможет вам составить собственную схему движения первичных документов в вашей компании. Если у вас есть филиалы, составьте общий график, в который включите графики для филиалов и головной организации. В представленном графике документооборота (образец ниже) схема движения составлена для каждого отдельно взятого первичного документа. Это наиболее простая схема документооборота для небольшой компании. Для большой структурированной фирмы, состоящей не только из бухгалтерии, но еще и производственного цеха, отдела продаж, склада, юридического, экономического подразделений и т.д., оптимальнее будет составить регламент документооборота в разрезе каждого подразделения.

Первичные документы по учету заработной платы

Автор: Юлия Попик
старший бухгалтер по расчету заработной платы

В первичных документах по учету заработной платы содержатся данные, небезразличные, как для ваших сотрудников, так и для представителей государственных контролирующих структур. То, насколько достоверна или ошибочна предоставленная в них информация, зависит от квалификации и добросовестности бухгалтера и кадровика (в некоторых компаниях эти функции совмещает один специалист). Как приумножить бюджет организации благодаря экономии на работе бухгалтера-кадровика и отсутствии санкций фискальных органов, читайте в публикации.

Первичные документы по учету кадров и заработной платы – главное свидетельство правильного расчета бюджетных платежей и распределения доходов сотрудников согласно их трудозатратам. И то, и другое строго регулируется на законодательном уровне, зато в компаниях работа с этими бумагами зачастую контролируется менее жестко.

Со стороны руководства это является ошибкой: то, что представителям бизнеса кажется «соблюдением формальностей», для государства – залог своевременного пополнения бюджета в полном размере и соблюдения действующего налогового и трудового законодательства. Пробелы в «первичке» по расчету зарплаты чреваты не только штрафами со стороны контролирующих органов, но и другими последствиями, в том числе репутационными потерями в результате разбирательств с государственными структурами и трудовых споров с сотрудниками.

Значение «первички» по учету зарплаты и кадров для бизнеса

С каждым годом государство ужесточает внешние условия для существования и развития бизнеса. Поэтому главная задача собственника – предугадать и максимально уменьшить возможные убытки, если вдруг компания попадет под внимание контролирующих органов. «Правильные» первичные документы в этом смысле – надежный способ продемонстрировать свою добросовестность и исключить стремление соответствующих структур проверить ваш бизнес более тщательно.

Не меньшего внимания заслуживают бумаги, участвующие в кадровом делопроизводстве. ТК РФ в большей степени защищает интересы работника, а не работодателя. Компенсировать такую несправедливость, а также закрепить за каждым сотрудником ту степень ответственности, которую предусматривает специфика именно вашего бизнеса, можно только грамотно разработанными локальными нормативными актами.

Кроме того, кадровый документооборот часто является «собранием» ошибок, которые случайно обнаруживаются лишь во время проверки Роструда, Роскомнадзора, ФСС, разбирательства прокуратуры, полиции, миграционной службы или накануне трудового спора с сотрудником. За формальный подход к рутинной работе придется заплатить штрафы в сотни тысяч рублей.

Если вы передадите кадровое делопроизводство на аутсорсинг в 1С-WiseAdvice , то получите профильных специалистов: ассистента, специалиста по кадрам, эксперта по кадровому сопровождению, юриста по трудовому праву. Стоить это будет примерно столько же, сколько услуги штатного кадровика, работающего «для галочки». Высокий уровень автоматизации не только минимизирует ручной труд в выполнении типовых задач, но и исключает человеческий фактор, оборачивающийся в самые неподходящие моменты досадными ошибками.

Но самое главное – мы несем финансовую ответственность за качество предоставляемых услуг. Эксклюзивный договор страхования профессиональной ответственности включает в себя расширенный перечень рисков, которые не предусмотрены стандартным полисом и не страхуют большинство других бухгалтерских компаний.

Общие требования к оформлению первичных документов

Статья 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ говорит о том, что каждый факт хозяйственной жизни компании должен быть оформлен соответствующим первичным документом. И тут же предупреждает, что к бухгалтерскому учету не допускаются «мнимые и притворные» сделки.

Реальности сделок со стороны государства сегодня уделяется повышенное внимание. В связи с этим с 2013 года не все первичные документы подлежат обязательному оформлению по образцам из альбомов унифицированных форм, утвержденных постановлениями Госкомстата России. Теперь «первичку» можно перерабатывать под нужды вашей бухгалтерии и бизнеса – главное, чтобы не утаивались и не фальсифицировались данные. В любом случае, самостоятельно разработанный первичный документ должен содержать все обязательные реквизиты, перечисленные в части 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ.

В том, чтобы сведения в первичных документах соответствовали реальности, заинтересовано не только государство, но и собственник бизнеса. Если государство будет уверено в вашей законопослушности, вы в свою очередь тоже можете быть уверенными, например, в том, что вам не грозят манипуляции со стороны сотрудников, трудовые споры и санкции.

Оценить сложившиеся риски и исправить ошибки кадрового учета помогут эксперты 1С-WiseAdvice. Услуга «Кадровый аудит» предусматривает общую оценку кадрового делопроизводства организации и его соответствие трудовому законодательству, выявление ошибок учета и прямых нарушений Трудового кодекса.

Наши эксперты опишут обнаруженные риски и предусмотренные за них меры ответственности, прокомментируют, как лучше исправить допущенные ошибки. В серьезных случаях, когда накопилось много нарушений, мы можем составить план восстановления кадрового учета и самостоятельно его реализовать.

График документооборота по учету труда и заработной платы

Столовая

Норкова М., Бугайчук А., Чернова А., Янгулов А.

Иванов В., Григорьев И., Юров А. – (у лестницы)

Лугачев А., Чуркин П. – (каб. математики)

Этаж

Этаж

ФОЙЕ

6.09 – 10.09

График дежурства по школе

5а класс

У входа Раздевалка
Вторник Шкилева Т., Тропынина А. Бугайчук А., Карпова Д., Гриднева А.
Среда Милосердова А., Хабибуллина А. Бибичев Е., Дергунова А., Шкилева Т.
Четверг Чернова А., Поросенков А. Федичук И., Евграфова П., Милосердова А.
Пятница Бугайчук А., Карпова Д. Фадеев А., Чернова А., Хабибуллина А.
Суббота Гриднева А., Евграфова П. Кубасов И., Дергунова А., Шкилева Т.
У расписания Федичук И., Тропынина А., Гриднева А.
Актовый зал Поросенков А., Милосердова А., Бибичев Е.
Спортзал Мазин В., Кубасов И., Карпова Д.
У библиотеки Шкилева Т., Фадеев А., Евграфова П.
Вторник Шкилева Т., Тропынина А., Бугайчук А., Карпова Д., Гриднева А.
Среда Милосердова А., Хабибуллина А., Бибичев Е., Дергунова А., Шкилева Т.
Четверг Чернова А., Поросенков А., Федичук И., Евграфова П., Милосердова А.
Пятница Бугайчук А., Карпова Д., Фадеев А., Чернова А., Хабибуллина А.
Суббота Гриднева А., Евграфова П., Кубасов И., Дергунова А., Шкилева Т.
Наименование документа Приказ (распоряжение) о приеме на работу Личная карточка Штатное расписание Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику График отпусков
Код формы Т-1 Т-2 Т-5 Т-7
Количество экземпляров
Ответственный за составление Инспектор по кадрам Инспектор по кадрам Начальник отдела кадров Инспектор по кадрам Инспектор по кадрам Начальник отдела кадров
Документы, на основании которых составляются данные Заявление работника Приказ о приеме на работу, анкетные данные работника Организационная структура предприятия, профессиональные стандарты, тарифные сетки Заявление работника Заявление работника Заявление работника
Срок составления Не позднее первого рабочего дня принимаемого сотрудника 1 день, (при изменениях) На дату создания организации и принесения изменений При переводе работника За 3 дня до начала отпуска Ежегодно До 5-ого января
Ответственный за проверку Начальник отдела кадров Начальник отдела кадров Главный бухгалтер Начальник отдела кадров Начальник отдела кадров Руководитель организации
Срок проверки 1 день 1 день 1 день 1 день 1 день 1 день
Кто утверждает (подписывает) Руководитель организации Руководитель организации Руководитель организации, главный бухгалтер Руководитель организации Руководитель организации Руководитель организации
Срок утверждения 1 день 1 день 1 день 1 день 1 день 1 день
Куда передается Отдел кадров, копии в бухгалтерию Отдел кадров, Копия в бухгалтерию Отдел кадров , бухгалтерия Отдел кадров, копии в бухгалтерию Отдел кадров Копия в бухгалтерию,отдел кадров
Срок передачи 1 день 1 день 1 день 1 день 1 день
Документы, в которых производятся записи Трудовая книжка Трудовая Личная карточка,лицевой счет работника книжка Лицевой счет
Документы, составляемые на основании данного Личная карточка,лицевой счет работника Расчетная ведомость Расчетная ведомость
Место хранения Отдел кадров Отдел кадров Отдел кадров Отдел кадров Отдел кадров Отдел кадров
Ответственный за хранение Начальник Начальник Начальник Начальник Начальник Начальник
Срок хранения 3 года после проверки налоговой инспекции 3 года после проверки налогвой инспекции 3 года после проверки налогвой инспекции 3 года после проверки налоговой инспекции 3 года после проверки налоговой инспекции 3 года после проверки налоговой инспекции

График документооборота по учету труда и заработной платы (продолжение)

Наименование документа Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора Табель учета использования рабочего времени Расчетная ведомость Платежная ведомость Журнал регистрации платежных ведомостей
Код формы Т-8 Т-13 Т-51 Т-53
Количество экземпляров Мин:2
Ответственный за составление Инспектор по кадрам Табельщик бухгалтер Бухгалтер Бухгалтер
Документы, на основании которых составляются данные Заявление работника Больничный лист, приказы Табель учета использования рабочего времени,рапорт о выробатки Расчетной ведомости Платежной ведомомсти
Срок составления Окончание срока контракта Каждый день За 3 дня до выдачи ЗП 2 дня В день составления
Ответственный за проверку Начальник отдела кадров Руководитель подразделения Главный бухгалтер Главный бухгалтер Главный бухгалтер
Срок проверки 1 день 1 день 1 день 1 день 1 день
Кто утверждает (подписывает) Руководитель организации Руководитель структурного подразделения Руководитель организации Руководитель организации, главный бухгалтер Руководитель организации
Срок утверждения 1 день 1 день 1 день 1 день 1 день
Куда передается Отдел кадров, копии в бухгалтерию Бухгалтерию Бухгалтерия Бухгалтерия, банк бухгалтерия
Срок передачи 1 день 1 день 1 день 1 день
Документы, в которых производятся записи Трудовая книжка, лицевой счет Лицевой счет Журнал регистрации платежных ведомостей
Документы, составляемые на основании данного Расчетная ведомость Платежная ведомость Платежное поручение
Место хранения Отдел кадров Бухгалтерии Бухгалтерия Бухгалтерия бухгалтерия
Ответственный за хранение Начальник Главный бухгалтер Главный бухгалтер Главный бухгалтер Главный бухгалтер
Срок хранения 3 года после проверки налоговой инспекции 3 года после проверки налоговой инспекции 3 года после проверки налоговой инспекции 3 года после проверки налоговой инспекции 3 года после проверки налоговой инспекции
| следующая лекция ==>
На ДЕКАБРЬ 2016 г | ГБОУ СОШ № 2 ж.-д. ст. Шентала

Дата добавления: 2017-01-13 ; Просмотров: 969 ; Нарушение авторских прав?

Нам важно ваше мнение! Был ли полезен опубликованный материал? Да | Нет

Контроль документооборота по операциям оплаты труда

В документах по учету труда и его оплаты по существу оформляются денежные взаимоотношения между работодателем и наемным работником. Поэтому содержание документов и документооборот на этом участке должны быть понятны работникам хозяйствующего субъекта.

В оформлении операций по выработке и оплате труда принимает участие большое число оперативных работников (мастеров, прорабов, нормировщиков, менеджеров и т.д.) и исполнителей этих операций (рабочих и других представителей рабочих профессий). Поэтому первичные документы должны быть просты для заполнения, группировки и обработки и вместе с тем приспособлены для контроля.

Первичные документы по учету выработки и оплаты труда используют в большей степени, чем по учету других операций, почти все службы аппарата управления хозяйствующего субъекта. В этой связи важно устранить дублирование в деятельности этих служб и использовать все возможности для автоматизированного заполнения и обработки первичных документов.

Система первичной документации по этому участку деятельности в большей степени должна соответствовать типу организации производства (индивидуальное, серийное, массовое), принципу построения технологического процесса (технологический, предметный, замкнутый), технологии производства (конвейерное, поточное), характеру загрузки рабочих мест, виду технического контроля (пооперационный, на последней операции), характеру продукции и др. Вот почему первичная документация по учету выработки и оплате труда должна быть одной из важнейших составляющих организации и управления производством. В данном случае речь идет о производственных хозяйствующих субъектах. Но и в других отраслях экономики проблемы достоверности и объективности оформления операций по оплате труда являются не менее значимыми. Поэтому необходима организация контроля со стороны как работодателей, так и наемных работников.

Рис. 10.4. Контроль документооборота по операциям с материально-производственными запасами

На этом участке бухгалтерского дела используют большое разнообразие первичных учетных документов 1 : наряды, ведомости о выработке, рапорты, маршрутные листы, листки на доплату и т.д. В отличие от кассовых и расчетных операций, а также операций по поступлению и отпуску производственных запасов работники бухгалтерской службы непосредственно не соприкасаются с производственным процессом и часто не принимают участия в оформлении документов по учету выработки и расчету оплаты труда. Поэтому со стороны бухгалтерской службы здесь важен последующий контроль. В первую очередь это касается группировки и систематизации документов по операциям с индивидуальной выработкой, с бригадной организацией труда, с коллективной выработкой на поточных линиях и др.

В условиях коллективной организации труда важны показатели о нормах (нормативах) выработки и обслуживания, разрядах работающих, коэффициентах распределения заработка и др. В основном здесь используют способы анализа отклонений от нормальных условий труда (сложившихся типовых размеров оплаты труда, достоверности и правильности оформления первичных документов, приписок несуществующих видов работ и/или производственных операций).

Учет выработки и оплаты труда более всего подвержен автоматизации в связи с большим количеством однообразных документов, их массовости: каждому работнику хозяйствующего субъекта должна быть начислена оплата труда по всем основаниям и определена на этой базе сумма задолженности работодателей своим работникам. Данные по оплате труда широко используются и при ведении учета расходов. Затраты на оплату труда занимают существенный удельный вес в расходах хозяйствующего субъекта. Во многих случаях они используются при распределении накладных расходов для определения себестоимости отдельных видов расходов.

Автоматизация прежде всего предполагает создание справочников постоянных признаков (табельный номер работника; подразделение; в котором он работает; нормы выработки; нормативы обслуживания; тарифы за единицу выполненной работы и т.д.).

По данным первичных документов (нарядов, рапортов и др.) происходит сбор информации о начисленной по этим документам сумме оплаты труда каждого работника. Для этого используют табельный номер работника. По документам типовой конфигурации происходит распечатка расчетно-платежных и платежных ведомостей и/или лицевых чеков.

Первичные документы по учету личного состава (приказы о приеме на работу, о прекращении трудового договора) и по учету использования рабочего времени здесь не рассматриваются.

Порядок обработки и систематизации информации о заработке каждого работника изложен в общем виде, схематично. Программы автоматизации построены с учетом специфики деятельности хозяйствующего субъекта. Особенностью автоматизации является многоразовое использование первичных документов для целей определения сумм заработка, удержаний из заработка в целом по хозяйствующему субъекту и его структурным подразделениям, формам и системам оплаты труда, взносов во внебюджетные фонды и др.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector