Приказы о уволенных и принятых сотрудниках как нумеровать
Advokat-pavlovich.ru

Юридический портал

Приказы о уволенных и принятых сотрудниках как нумеровать

Приказ о нумерации приказов

Приказ о нумерации приказов – важная бумага в делопроизводстве организации. От ее подписания зависит принятие системы нумерации соответствующей документации.

Значение

Эффективность функционала предприятия любой величины определяется в том числе состоянием его делопроизводства. Невозможно работать там, где нет порядка. Для того чтобы ввести нумерацию приказов, их индексацию и осуществлять планомерную политику последовательного делопроизводства, и существует приказ о нумерации приказов. Сотрудники, ответственные за кадровое делопроизводство в фирме, осуществляют:

  • заполнение трудовых книжек;
  • формирование личных дел, а также должностных инструкций;
  • составление приказов по личному составу;
  • контроль за формированием штатного расписания и соблюдением графика отпусков;
  • хранение документации, при необходимости – сдачу ее в архивы;
  • при необходимости – внесение изменений в существующие бумаги.

Разновидности приказов

Нумерация документов этого типа необходима для быстрой ориентации в бумагах компании. Проверяющие организации обычно интересуются положением дел с нумерацией приказов, их наличием на своих местах и другими принципиально важными моментами делопроизводства.

Приказы делят по разным видам. В частности:

  • По личному составу. Для долгосрочных — до 2003 года – 75 лет, для краткосрочных – 5 лет. К краткосрочным относятся приказы о выговорах, отпусках, командировках и пр. А к долгосрочной группе приказов относят бумаги о принятии на работу, увольнении, смене фамилии и других персональных данных.
  • По основной деятельности. В эту группу можно поместить все остальные распоряжения, которые не вписываются в приказы по личному составу.

Специфика

Приказ о нумерации приказов призван не только документально зафиксировать, что организация приступает к нумерации письменных распоряжений руководителя или лиц с соответствующими полномочиями. Документ призван зафиксировать систему буквенных индексов. Каждый из индексов при этом имеет свою расшифровку, например:

  • «п» — сотрудника принимают на работу;
  • «у» — происходит увольнение;
  • «лс» — приказы по личному составу;
  • «к» — командировки, причем отдельно «вк» — командировки внутри организации и «зк» — заграничные командировки;
  • «от» — работник уходит в отпуск.

Индексы принимаются каждой организацией отдельно, в зависимости от ее специфики и величины. Мелкие компании могут ограничиться двумя-тремя индексами. Крупные фирмы переходят на новый «уровень» нумерации, так как так более удобно вести делопроизводство.

Словом, даже если у организации уже приняты правила регистрации распоряжений, отдельный приказ, посвященный нумерации приказов, не будет лишним.

Элементы приказа о нумерации приказов

Бумага оформляется в свободной форме, но в прикрепленном образце содержатся:

  • Наименование и реквизиты компании. В идеале приказ печатается на бланке организации.
  • Название и номер приказа. По умолчанию это распоряжение подписывается первым номером, так как до него бумаги не подвергаются нумерации.
  • Место подписания.
  • Дата составления.

Все это – необходимая информация для всех документов данного типа. После вводной части идет основная часть приказа о нумерации приказов. Она содержит данные о:

  • Периоде, с которого нумеруются приказы. Это может быть просто год начала нумерации.
  • Перечислении принимаемых буквенных индексов. Список будет вполне уместен.

  • Том, на кого возлагается контроль за исполнением подписываемого распоряжения. Это может быть сам руководитель, его заместитель или отдельный сотрудник. Ответственное лицо будет отвечать за соблюдение принятой нумерации распоряжений.

Завершают приказ подписи руководителя организации и работника, ответственного за выполнение приказа.

Нюансы

Бывает, что для приказов по основной деятельности кадровая служба компании оставляет только цифровой код. Такая система нумерации – тоже один из приемлемых вариантов. Буквенная индексация в приказах будет следовать сразу за номером через вертикальную черту или дефис. Такие порядки приняты в оформлении официальной документации.

Порядок ведения приказов в фирме обязательно необходимо прописать в принятом положении о кадровом делопроизводстве. Иначе принятые решения будут юридически неверны.

Дополнительное удобство

Некоторые кадровики предпочитают вести журналы приказов. Причем часто разные для разных видов приказов. На законодательном уровне эта практика не закреплена, однако в повседневной практике делопроизводителя очень полезна. Какую-либо бумагу можно найти быстро, сразу сказать ее номер, основное содержание и дату подписания. Факт отметки в журнале – это доказательство существования (или передачи) приказа в принципе. Юридическую грамотность документа он не подтверждает.

Сроки

Периодичность издания такого приказа – 1 раз в год. Каждый последующий делопроизводительный год – это повод к новому подписанию. Таким образом приказы разных годов имеют меньше шансов попасть в одну папку. Передача бумаг в архив становится более упорядоченным процессом. Поэтому большинство руководителей организаций предпочитает подписывать приказ о нумерации приказов с началом нового года, в январе. Исключением будут являться только организации сферы образования и культуры. Их год начинается с 1 сентября, и отсчет письменных распоряжений желательно производить с этой даты.

Возможные ошибки

Чаще всего в приказах допускаются фактические ошибки: изменились место и локальные акты компании, необходима ссылка на скорректированные законы и пр. Простое перепечатывание приказа будет в таких случаях некорректным.

Для того чтобы юридически грамотно оформить правки, возникающие со временем, необходимо сформировать отдельное приложение к приказу о нумерации приказов. В нем и указываются цели, причины, конкретные места корректировки в бумаге. Закон не ограничивает количество таких приложений. Однако при большом объеме документации стоит обдумать вопрос о подписании нового приказа, с внесением всех необходимых правок.

Правильная нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве — важный вопрос для любой компании вне зависимости от ее величины и структуры. Как правильно организовать этот процесс, расскажем в нашей статье.

Для чего применяется нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Ни одна компания не может обойтись без кадрового делопроизводства. Под ним подразумевается совокупность действий работников кадровой службы или иных специалистов:

  • по оформлению личных дел сотрудников;
  • внесению записей в трудовые книжки;
  • формированию должностных инструкций;
  • подготовке приказов по личному составу (увольнению, приему, перемещению сотрудников и т. д.);
  • разработке документации организационного характера (графика отпусков, штатного расписания и др.);
  • работе над содержанием трудового договора (конкретизации текста, внесению дополнений и изменений) и др.

Знакомьтесь с кадровым делопроизводством с помощью материалов нашего сайта:

При этом из всей совокупности оформляемых кадровиками документов особое внимание уделяется процессу нумерации приказов. Связано это с тем, что кадровая служба оформляет только часть из общего комплекта приказов компании — те, которые связаны с личным составом. Их необходимо разграничивать с 2 другими издаваемыми в компании группами приказов (по основной деятельности и административно-хозяйственного характера).

Что значит присвоить номер приказу

Присвоить номер приказу — значит:

  • упорядочить процесс регистрации кадровой документации;
  • ускорить процедуру распознавания приказа при необходимости отыскать его в общем объеме кадровых бумаг;
  • облегчить классификацию приказов при оформлении документов на хранение.

Специфика нумерации приказов в кадровом делопроизводстве заключается в следующем:

  • в необходимости разграничения документов с длительным (75 или 50 лет) и кратковременным (от 1 года до 5 лет) сроком хранения;

ВАЖНО! Законом «О внесении изменений в Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации”» от 02.03.2016 № 43-ФЗ с марта 2016 года введены урезанные сроки хранения документов по личному составу — 50 лет, кроме тех, которые созданы до 2003 года (для них срок по-прежнему равен 75 годам).

  • в вынужденности присвоения сложносоставных порядковых приказных номеров при большом разнообразии приказов.

Единственным объединяющим признаком нумерации приказов в кадровом делопроизводстве является ежегодное обновление порядка исчисления. Это означает, что с первого рабочего дня каждого календарного года нумерация приказов начинается с цифры 1.

Как присвоить номер приказу

Компании с небольшой численностью персонала могут применять простейшую нумерацию — цифровой код и через разделительный знак буквенный шифр.

Расшифровка номера приказа следующая:

  • цифровой код присваивается по порядку всем приказам с начала календарного года независимо от их вида;
  • буквенный шифр выступает приставкой к цифре, позволяющей идентифицировать видовую принадлежность приказа.

В качестве разделительного знака может выступать тире, дробь, точка и др. Либо номер и шифр могут проставляться сплошным способом — без специальных разделительных знаков, с применением пробела (или без него).

Например, приказы по личному составу в небольшой компании могут выглядеть следующим образом: приказ № 1/к и приказ № 2 л/с, символизируя 2 группы приказов, отличающихся сроком хранения.

Крупной компании с большим количеством работников и видовым многообразием приказов придется разработать специальную систему нумерации, закрепив ее во внутрифирменном локальном акте.

ВАЖНО! Ознакомить с таким документом необходимо всех причастных к оформлению приказов сотрудников. Только при таком условии нумерация приказов будет понятной и упорядоченной.

К примеру, приказы о дисциплинарных взысканиях можно дополнять буквенным индексом «дв», об увольнении — индексом «у» и т. д.

Поскольку законодательно процесс присвоения номеров приказам в кадровом делопроизводстве не регламентирован, сочетание цифры и буквы может заменяться любой другой комбинацией (цифра — цифра, буква — цифра — буква и др.).

Итоги

Нумерация приказов помогает упорядочить процесс регистрации и учета документации в кадровом делопроизводстве. Способ нумерации определяется компанией самостоятельно.

Еще много полезных статей по кадровому делопроизводству вы найдете в рубрике нашего сайта «Кадровые документы и образцы».

Приказы о уволенных и принятых сотрудниках как нумеровать

Акция месяца 8- Добрый день, подскажите как оформить личные дела уволенных сотрудников архива как такового у нас нет, просто отдельный кабинет. В настоящее время я сделала внутреннюю опись всех документов которые есть в личном деле уволенных, поместила эту опись первым листом в ЛД, затем идут по порядку-приказ об увольнении, заявление об увольнении, доп. Все листы пронумеровала например их 40 ,и на первый лист ЛД, где ФИО сотрудника- написала начато дата, окончено дата, на 40 листах, хранить 75 лет. Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Прием на работу в 1С 8.3 Бухгалтерия (пошаговая инструкция)

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

При этом совершенно не важно, внесены ли они в альбом унифицированных форм документов или нет. Важным условием является присутствие в бланке обязательных реквизитов, таких, как: название документа, название компании, вид документа, дата его составления, описание производимой кадровой операции с указанием величины ее измерения денежное или натуральное выражение.

Работник компании уехала без предупреждения в другой город по уважительной причине. Решили, что когда она приедет, то напишет заявление на отпуск без содержания. Какой датой писать заявление? Приказы систематизируются по нескольким критериям, например: дате принятия; группе, сроку хранения; структурному подразделению, в отношении которого документ принят и т. Порядковый номер приказа по кадрам является также его регистрационным номером индексом.

Нумерацию всех приказов распоряжений по кадрам ведите в течение делопроизводительного года отдельно для каждой группы распорядительных документов в специальных регистрационных формах. Нумерация приказов помогает упорядочить процесс регистрации и учета документации в кадровом делопроизводстве. Способ нумерации определяется компанией самостоятельно. В каждой компании есть распоряжения руководителя, связанные с деятельностью компании и требующие официального оформления.

Как правило, их ведет секретарь компании. Но когда к нам приходят проверяющие органы, они запрашивают определенные приказы, которые являются обязательными в компании. И вот тут кроется большой риск для компании. Все мы знаем, что часто руководитель издает приказы, которые идут вразрез с действующим законодательством. За 4 года ни разу не был на больничном. Скажите, пожалуйста, должны ли оплатить неотгуленные бол…. При оформлении кадровых приказов необходимо большое внимание уделять их юридическому значению.

Для обладания законной силой, они должны содержать ряд необходимых реквизитов, в том числе регистрационный индекс или, по-другому, номер документа. Правила регистрации приказов определяются локальным документом учреждения, но существуют также общераспространенные правила.

Данная система позволяет упорядочивать приказы, а также подготавливать их к сдаче в архив на хранение. Журнал для регистрации издаваемых приказов Поскольку порядок присвоения приказам номеров не регламентируется на законодательном уровне, кадровые работники должны вести спец. Делопроизводительный год обычно совпадает с календарным 1 января — 31 декабря. Но есть исключения, например, учреждения культуры, образования и т. Однако нумерация документов в федеральных органах исполнительной власти ведется по-прежнему.

Поэтому с нового года начинайте новую нумерацию. Журналы учета приказов Виды приказов Среди приказов, касающихся кадровой службы, встречаются разные виды приказов по предприятию:. Соответственно, целесообразно эти бумаги хранить в разных папках. Например: как руководитель я была обязана выходить на работу в праздничные дни по графику и это не оплачивалось. Но, как мы знаем, эти дни должны быть оплачены в двойном размере, что не происходило. Увидев такой приказ, сотрудник трудовой инспекции обязательно проверит в бухгалтерии начисления за эти дни.

Согласно статье Трудового кодекса по соглашению сторон трудового договора на основании заявления работника ему может быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы. Продолжительность отпуска без сохранения заработной платы определяется по соглашению между работником и работодателем. Сроки хранения документов по личному составу были скорректированы в году путем введения в действия статьи Перечень приказов по основной деятельности также специально не установлен. К этому виду распорядительных документов можно отнести те распоряжения, которые так или иначе непосредственно связаны с деятельностью организации.

Актуален для больших предприятий, где ведется обширный документооборот. Обозначения в данном случае могут указывать на группу распоряжений, сроки их хранения. Шифр может обозначать подразделение, к которому относится документ. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Поскольку законодательно процесс присвоения номеров приказам в кадровом делопроизводстве не регламентирован, сочетание цифры и буквы может заменяться любой другой комбинацией цифра — цифра, буква — цифра — буква и др.

Порядок нумерации приказов по личному составу не регламентирован. Раньше действовала Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от Приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно п.

Но этот документ утратил силу. Для начала разграничьте все приказы по отдельным группам. Разделите бумаги соответственно их сроку хранения на документы долгосрочного хранения и документы краткосрочного хранения. Однако, в журнале регистрации приказов, в графе которую пропустили, можете сделать пометку о том, что нумерация сбита. При этом, повторяемся, что законодательство не содержит порядка внесения изменений в данной ситуации.

Следовательно, Вы можете установить данный порядок внутренними локальными документами самостоятельно например, в Инструкции по делопроизводству. Так, распоряжения по основной деятельности компании надо хранить постоянно. Иными словами, данные распоряжения не имеют какого-либо определенного срока хранения. Это означает, что до тех пор, пока организация осуществляет деятельность, она обязана сохранять документы, в том числе приказы по основной деятельности.

Кроме того, многие виды документов, создаваемых в организации, приобретают юридическую силу только после регистрации. Например, приказ руководителя организации начинает действовать с момента регистрации.

А письмо получает официальный характер только после того, как ему присвоен исходящий регистрационный номер. Так, если дата создания документа приходится на период до года хранить распоряжения надо в течение 75 лет. Если делопроизводство по документу закончено уже после 1 января года, срок хранения ограничивается 50 годами. В крупных организациях, насчитывающих большое количество работников, для удобства выделите в пределах массива приказов с одинаковым сроком хранения несколько групп по однородной тематике.

Кроме того, мы подписываем у руководителя приказ о введении в действие штатного расписания, и копия этого приказа должна остаться у секретаря если приказы лежат в секретариате. Это прямое нарушение Закона о персональных данных. Ваш e-mail не будет опубликован. Перейти к содержанию. Приказы по личному составу также имеют довольно длительный, но все же ограниченный срок хранения. При этом период, в течение которого организация обязана обеспечить сохранность документов, будет определяться в зависимости от даты создания документа.

Третий вариант — разработка более сложной систематизации. Такая система, несмотря на свою сложность, оправдывает себя в полном объеме. Добавить комментарий Отменить ответ Ваш e-mail не будет опубликован.

Please turn JavaScript on and reload the page.

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. Она обязательна для ведения всеми работодателями см. Личное дело является намного более информативным, чем личная карточка.

Приказы о уволенных и принятых сотрудниках как нумеровать

Поскольку кадровое делопроизводство — это своего рода производная от общего делопроизводства, каждому, кто работает с кадровой документацией, необходимо знать основы работы с документами, общие правила и требования. Поэтому мы начнем с некоторых базовых понятий. Документом называется материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве. Кроме того, атрибутивной функцией документа является способность его служить доказательством. Поэтому документ – это важнейший инструмент эффективного управления. Отражением эффективных взаимоотношений юридических лиц с государством, структурами гражданского общества, отдельными лицами, другими представителями бизнеса является документационное обеспечение управления, или делопроизводство. Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Кадровое делопроизводство с нуля. Примеры документов и образцы заполнения форм

При этом совершенно не важно, внесены ли они в альбом унифицированных форм документов или нет. Важным условием является присутствие в бланке обязательных реквизитов, таких, как: название документа, название компании, вид документа, дата его составления, описание производимой кадровой операции с указанием величины ее измерения денежное или натуральное выражение. Работник компании уехала без предупреждения в другой город по уважительной причине. Решили, что когда она приедет, то напишет заявление на отпуск без содержания.

Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив

Кадровая документация представляет собой обширный комплекс приказов, форм, заявлений и иных документов. Для того, чтобы свободно ориентироваться в этом изобилии, нужна унифицированная система классификации и нумерации. Нумерация в данном случае решает проблемы:. Приказы имеют разные сроки хранения, которые зависят от категории документа. Так, документы по личному составу, отражающие важные факты трудовой жизни работника, хранятся:. Правила нумерации приказов в кадровом делопроизводстве нигде не закреплены.

Как правильно нумеровать приказы о приеме и увольнении

Правильная нумерация приказов в кадровом делопроизводстве


Присвоить номер приказу — значит:

  1. упорядочить процесс регистрации кадровой документации;
  2. облегчить классификацию приказов при оформлении документов на хранение.
  3. ускорить процедуру распознавания приказа при необходимости отыскать его в общем объеме кадровых бумаг;

Специфика нумерации приказов в кадровом делопроизводстве заключается в следующем:

  1. в необходимости разграничения документов с длительным (75 или 50 лет) и кратковременным (от 1 года до 5 лет) сроком хранения;

«О внесении изменений в Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации”»

от 02.03.2016 № 43-ФЗ с марта 2016 года введены урезанные сроки хранения документов по личному составу — 50 лет, кроме тех, которые созданы до 2003 года (для них срок по-прежнему равен 75 годам).

  1. в вынужденности присвоения сложносоставных порядковых приказных

Приказ о нумерации приказов

Документ призван зафиксировать систему буквенных индексов.

Каждый из индексов при этом имеет свою расшифровку, например:

  1. «к» — командировки, причем отдельно «вк» — командировки внутри организации и «зк» — заграничные командировки;
  2. «п» — сотрудника принимают на работу;
  3. «у» — происходит увольнение;
  4. «лс» — приказы по личному составу;
  5. «от» — работник уходит в отпуск.

Индексы принимаются каждой организацией отдельно, в зависимости от ее специфики и величины.

Мелкие компании могут ограничиться двумя-тремя индексами. Крупные фирмы переходят на новый «уровень» нумерации, так как так более удобно вести делопроизводство.

Словом, даже если у организации уже приняты правила регистрации распоряжений, отдельный приказ, посвященный нумерации приказов, не будет лишним. Бумага оформляется в свободной форме, но в прикрепленном образце содержатся:

  1. Наименование и реквизиты компании.

Правила нумерации приказов в организации

Например, №1 – 100 – приказы о приёме, №101 – 200 – об увольнении.

Способ нумерации документов выбирается самой компанией, о чем указывается в локальных нормативно-правовых актах.

Если вносятся какие-либо изменения, то это отражается там же.

В нем отражаются дата, номер, содержание и сведения о лицах, составивших и подписавших приказ. Если документооборот фирмы большой, то, помимо чисел, в составе есть и буквенные знаки. Чаще всего буквенные обозначения используются для документов с различными сроками хранения.

Приказы о уволенных и принятых сотрудниках как нумеровать

Такая система, несмотря на свою сложность, оправдывает себя в полном объеме.

Приказы систематизируются по нескольким критериям, например: дате принятия; группе, сроку хранения; структурному подразделению, в отношении которого документ принят и т.д.

Любой вариант нумерации можно закрепить в локальном акте.ВажноДля того, чтобы документы были систематизированы, каждую бумагу было легко найти, применяются различные методы, основным из которых является нумерация всей кадровой документации. Единая система кадрового документооборота не устанавливается для всех видов организаций.Здесь

Нумерация кадровых приказов на прием и увольнение

По общему правило кадровое делопроизводство представляет собой:

  1. Своевременное формирование личных дел работников
  2. Формирование кадровых приказов: увольнение, прием, перемещение
  3. Конкретизация текстов трудовых договоров
  4. Разработка особых графиков: отпуск, штатка, переработки и проч.
  5. Составление инструкций по должностям
  6. Обязательное внесение записей в трудовые книжки

ВАЖНО: именно нумерации приказов должно быть уделено особое внимание.

Чтобы верно присвоить номер нужно:

  1. Создать простую и понятную все классификацию для приказов по предприятию
  2. Закрепить процедуру распознавания конкретных номеров и идентификационных букв программой
  3. Упорядочить все обязательные процедуры по фиксированию документации по кадрам

Именно это является основной задачей грамотного кадровика.

Как составляется нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

«О внесении изменений в Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» введены новые урезанные сроки хранения документов по личному составу.

Теперь они должны храниться в организации 50 лет, за исключением тех, что созданы до 2003г. Их срок хранения, по-прежнему, составляет 75 лет. Грамотно организованная система регистрации приказов позволяет:

  1. Усилить контроль за исполнением приказов начальства.
  2. Систематизировать распорядительные документы по назначению;
  3. Ускорить поиск понадобившегося документа;

Специфика применения нумерации заключается в следующих моментах:

  1. Разделение распорядительных документов с разным сроком хранения;
  2. Присвоение сложных номеров приказам при значительном документообороте.

Федеральный закон от 02.03.2016 N 43-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон Об архивном деле в РФ» Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г.

Нумерация приказов о приеме и увольнении

Допустимо оформление приказов в произвольной форме, так как унифицированные формы не охватывают весь спектр кадровых операций.

Распорядительные документы без утвержденной формы оформляют в текстовом варианте на официальном бланке организации.

Итоги Нумерация приказов помогает упорядочить процесс регистрации и учета документации в кадровом делопроизводстве.

Способ нумерации определяется компанией самостоятельно.

Нумерация приказов на прием и увольнение с нового года

Только при таком условии нумерация приказов будет понятной и упорядоченной.

Способ нумерации определяется компанией самостоятельно. Еще много полезных статей по кадровому делопроизводству вы найдете в рубрике нашего сайта «Кадровые документы и образцы».

В этом случае к порядковому номеру приказа через дефис или наклонную черту добавляют буквенный индекс: «лс»- личный состав (Приказы по личному составу со сроком хранения 75 лет);

Нумерация приказов прием и увольнение

Распорядительные документы делят на 2 группы: По личному составу.Поскольку кадровых распоряжений в такой компании будет немного, им всем можно присвоить единый буквенный код, например «К». В этом случае любой кадровый приказ будет носить ориентировочно следующий номер № 1/К.Вместе с тем, если компания большая, со значительным штатом работников, целесообразно предусмотреть отдельные индексы для каждой категории кадрового приказа.

Так, может вестись отдельная нумерация приказов о приеме на работу, об увольнении, о предоставлении отпуска и так далее.В этой случае, для каждой категории документов, надо предусмотреть собственный буквенный индекс, который, по общему правилу, проставляется через косую черту. Наименование фирмы; Наименование и дата документа; Регистрационный номер; Место составления приказа; Текст документа; Подписи ответственных

Можно регистрировать отдельно приказы о приеме и приказы об увольнении

Буквенная нумерация может быть такой: • П – специалист принят на работу; • У – специалист уволен; • ПР – на работу были приняты рабочие; • К – рабочие поездки специалистов; • ВК – внутренние командировки служащих; • ЗК – рабочие поездки сотрудников за рубеж; • ОТД – отпуск за счет самого работника; • ОТК – отпуск, оплачиваемый за счет нанимателя; • Н – нарушение сотрудником трудовой дисциплины; • К – прочие кадровые приказы. ВАЖНО! Ознакомить с таким документом необходимо всех причастных к оформлению приказов сотрудников.

Только при таком условии нумерация приказов будет понятной и упорядоченной.

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Однако есть базовые принципы, которых придерживается большинство кадровиков и делопроизводителей.

Правило 1. С началом каждого календарного года нумерация приказов по личному составу начинается заново. Исключение из общего правила составляют государственные и муниципальные образовательные учреждения, заново начинающие нумеровать распорядительные документы в начале учебного, а не календарного года. В этом случае отсчет ведется с 1 сентября, а не с 1 января, как обычно.

Правило 2. Применяемая система нумерации должна упрощать, а не усложнять процесс поиска нужного документа. Поэтому к номеру приказа сплошным способом или через разделитель прибавляют уточняющие буквенные коды и обозначения года издания.

Например, нумерация приказов о приеме на работу может включать буквенный код «К», указывающий на кадровый характер документа: Приказ о приеме сотрудника на основную работу с комментариями эксперта Правило 3.

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Примерами индексов могут служить:

  1. «лс» — приказы по личному составу;
  2. «к» — о назначении командировки и т.д.
  3. «п» — о приеме на работу;
  4. «у» — о расторжении трудового договора;

Приказы, касающиеся основной деятельности предприятия, обычно нумеруются при помощи только цифр, индексы не используются, однако организация может использовать и буквенный код, и никто не может ей это запретить.

Присвоение приказам номеров осуществляется в хронологическом порядке начиная с цифры 1. Каждый год нумерация начинается с начала. Исключение составляют образовательные учреждения и учреждения культуры – в них началом года в целях делопроизводства является 1 сентября.

Такая нумерация упрощает решение вопросов, связанных с поиском и хранением приказов.

dtpstory.ru

За 4 года ни разу не был на больничном. Скажите, пожалуйста, должны ли оплатить неотгуленные бол…

  • Увольнение по статье чем грозит Грозит ли увольнение заведующей детского сада по статье, если в день проверки на лицо было на 70 детей меньше, чем отмечено… Вопрос юристу: Грозит ли увольнение заведующей детского сада по с…
  • Статьи увольнения тк рф Статья 219 ТК РФ. (Право работника на труд в условиях, отвечающих требованиям охраны труда) гласит:… В случае обеспечения… Вопрос юристу: Статья 219 ТК РФ. (Право работника на труд в услов…
  • Работник проработал в организации 3 недели. Трудовую книжку так и не принес.

Нумерация кадровых приказов на прием и увольнение

Журналы учета приказов Виды приказов Среди приказов, касающихся кадровой службы, встречаются разные виды приказов по предприятию:

  1. Приказы по личному составу, при помощи которых происходит регулирование трудовых отношений между администрацией и сотрудниками (например, о приеме сотрудника или его очередном отпуске). По основанию, установленному ст. 19 Перечня типовых управленческих архивных документов, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (срок хранения), они подразделяются на:
    • приказы, оформляющие трудовые отношения и их значительные условия (увольнение, перевод на другую должность, смена фамилии и др.) и подлежащие хранению в течение 75 лет;
    • распоряжения, носящие кратковременный характер (отпуск, командировка, выговор и др.) и подлежащие хранению в течение 5 лет.

Соответственно, целесообразно эти бумаги хранить в разных папках.

Как нумеровать приказы об увольнении

    Третий вариант – разработка более сложной систематизации. Такая система, несмотря на свою сложность, оправдывает себя в полном объеме.

Правильная нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Здесь также стоит заметить, что в Перечне приведены основные, но далеко не все виды распоряжений по личному составу. Так, например, к таким видам распоряжений также следует отнести приказы: о привлечении к работе в выходной день; о предоставлении дополнительного выходного дня за работу в выходной день (отгула); о привлечении к сверхурочной работе. Таким образом, основным критерием, по которому приказы относятся к категории «по личному составу» является тот факт, что они тем или иным образом регулируют трудовые отношения. Обращаем внимание, что разграничивать категории распоряжений важно также в связи с тем, что установлены различные сроки хранения документов, в зависимости от их содержания.


Перечень приказов по основной деятельности также специально не установлен.

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Принятый в организации порядок нумерации приказов должен быть закреплен в положении о кадровом делопроизводстве или в приказе руководителя о введении соответствующего порядка. Регистрация приказов Еще один способ систематизации приказов – их регистрация.
И хотя такая обязанность также не предусмотрена законодателем, ведение журналов регистрации приказов приносит ощутимую пользу в этом деле. Как правило, регистрация приказов по личному составу и касающихся основной деятельности осуществляется в разных журналах.
Это связано и с разными сроками хранения документов, и с их назначением. Нумерация их также ведется отдельно. Журнал (или книга) регистрации приказов с индексом «лс» представляет собой таблицу, в которую заносятся следующие данные:

  • номер приказа (с индексом);
  • дата его издания;
  • Ф.И.О.

Правила нумерации приказов в кадровом делопроизводстве

об увольнении. При этом основания увольнения в данной ситуации не имеют значения;

  • о проведении аттестации работников;
  • о повышении квалификации и обучении работников;
  • о поощрениях и премировании;
  • об оплате труда и производстве тех ил иных выплат;
  • о предоставлении отпусков: ежегодных оплачиваемых, дополнительных, без сохранения заработной платы, по беременности и родам, по уходу за ребенком, учебных;
  • о направлении и оплате командировки;
  • другие виды распоряжений, изданные в рамках осуществления трудовых отношений.
  • Отметим, что классификация приказов содержится в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденных Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

Нумерация приказов о приеме и увольнении

Если в ходе обеспечения документооборота требуется передать определенный документ из одного подразделения организации в другой, повторно его регистрировать, то есть присваивать новый номер не надо. Документ уже зарегистрирован в компании и не требует дополнительной нумерации.
Также надо разграничить нумерацию в зависимости от категории распоряжения. В частности, нумерация приказов по основной деятельности ведется отдельно.

Как проставлять регистрационный номер Итак, организация вправе разработать собственные правила нумерации приказов. Особенно это актуально для распоряжений по личному составу.

При этом для каждой категории приказов можно предусмотреть отдельный буквенный индекс. В небольших организациях с незначительным количеством сотрудников, вводить специальные буквенные индексы для обозначения каждого вида кадрового приказа нерационально.

Порядок нумерации приказов в кадровом делопроизводстве

  • в вынужденности присвоения сложносоставных порядковых приказных номеров при большом разнообразии приказов.

Единственным объединяющим признаком нумерации приказов в кадровом делопроизводстве является ежегодное обновление порядка исчисления. Это означает, что с первого рабочего дня каждого календарного года нумерация приказов начинается с цифры 1.

Знакомство с кадровыми приказами облегчат статьи «Приказы по личному составу — это какие приказы (виды)?» и «Приказы по основной деятельности- это какие приказы?». Как присвоить номер приказу Компании с небольшой численностью персонала могут применять простейшую нумерацию — цифровой код и через разделительный знак буквенный шифр.

Порядок нумерации документов установлен Приказом Главархива СССР от 25.05.1988 № 3 «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения».

Конкретно правилам регистрации и индексирования документов, в том числе, приказов уделено внимание в разделе 3.2.1 Основных положений. В Основных положениях также приведены все основные термины, которые используются в работе с документами.

Читайте по теме в электронном журнале Основные правила нумерации приказов Итак, каждый документ, создаваемый в организации, должен быть соответствующим образом зарегистрирован.

Справка Например, в Положении о кадровом делопроизводстве могут быть предусмотрены следующие индексы для обозначения определенной категории распоряжений:

  1. П – о приеме на работу;
  2. У – об увольнении работников;
  3. О – для приказов об отпусках;
  4. ВК – для внутренних командировок;
  5. ЗК – для командировок за границу.

Другие индексы в нумерации организация может предусмотреть установить самостоятельно. В такой ситуации номер, например, норме приказа о приеме на работу может выглядеть следующим образом — № 2/П, или № 2/к/П.

Приказ о прекращении трудового договора (увольнении) в связи с сокращением штата организации Скачать чистый бланкСкачать в .doc Скачать заполненный образецСкачать в .doc В целом организация может установить те правила нумерации и индексации документов, которые считает наиболее рациональными для применения в работе.
Что значит присвоить номер приказу Присвоить номер приказу — значит:

  • упорядочить процесс регистрации кадровой документации;
  • ускорить процедуру распознавания приказа при необходимости отыскать его в общем объеме кадровых бумаг;
  • облегчить классификацию приказов при оформлении документов на хранение.

Специфика нумерации приказов в кадровом делопроизводстве заключается в следующем:

  • в необходимости разграничения документов с длительным (75 или 50 лет) и кратковременным (от 1 года до 5 лет) сроком хранения;

ВАЖНО! Законом «О внесении изменений в Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации”» от 02.03.2016 № 43-ФЗ с марта 2016 года введены урезанные сроки хранения документов по личному составу — 50 лет, кроме тех, которые созданы до 2003 года (для них срок по-прежнему равен 75 годам).

Тема: Нумерация приказов

Опции темы
Поиск по теме

Нумерация приказов

Скажите, поджалуйста, нумерация приказов строго регламентируется? Дело в том что у нас кадровый учет велся в ручную (Word). Внедряем 1C ЗиК. Наш кадровык в истерике ругает программу, она ей не разрешает вносить приказы под одним номером (Она раньше делала один приказ на всех). Есть правила нумерациии приказов?

Никакой истерики. Пусть приучается к порядку.
У нас до сих пор проблемы с Отделом кадров и ЗиК.
Насколько я знаю, делается ряд документов. Допустим, “Кадровое перемещение”, а потом делается Документ “Приказ по предприятию”, в котором все собирается и распечатывается одним документом.

Отправьте их на курсы по учету кадров в Зик, если такие есть.
А нумерацию лучше соблюдать, как минимум потому, что самим потом удобнее искать информацию. Тем более, если количество приказов зашкаливает за пару тысяч.

Обычно приказы по личному составу регистрируются (нумеруются) в отдельном журнале, номера ставятся с индексом (чтобы отличать эти приказы от приказов по общей (основной) деятельности, например 1-к, или 1-п (к- кадры, п – персонал). Кадровик может в один приказ собирать все, что касается персонала (переводы, совмещения и т.п.), персональные приказы обычно делаются на прием и увольнение. Почему в вашего кадровика возникает истерика с нумерацией, непонятно. Если она регистрирует приказы в своем журнале, то проблем с переходом на программу быть не должно, если только она не любитель делать приказы задними числами. Но переход на программу позволит дисциплинировать не только кадровика, но и руководство (которое тоже любит частенько задерживать у себя почту). Совсем бухгалтер прав(а), отправьте на курсы, пусть поучится, на худой конец, пусть почитает книги по кадровому делопроизводству.

А приказы на отпуск относятся к кадровым, или их надо отдельно нумеровать?
У нас все, что в ЗиКе подряд сквозной нумерацией нумеруется: и прием, и увольнение, и отпуска, и перемещение, и изменение окладов. Думаю, может с Нового года переделать?

У нас прием/увольнение-Один журнал. Отпуск (сразу же замещение)- второй, Командировки – третий журнал. По общехозяйственной деятельности(премии и т.д.)- четвертый. В каждом своя нумерация. Боюсь когда мы это все будем заносить “Приказами по предприятию” получится дублирование номеров.
Сразу же хотелось узнать: я так и не нашла, где в “приказе о среднем заработке” писать за чей счет командировочные, у нас бывает и за наш и за счет заказчика(покупателя)?

Отпускные приказы обычно нумеруются отдельно с грифом “о”: 1-о, 2-о и т.д. Командировочные тоже отдельно, это объясняется тем, что сроки их архивного хранения отлчаются от других приказов. А приказы о премировании, доплатах и т.п., мы регистрируем в журнале приказов по личному составу, там же, где и прием, увольнение, переводы и т.п. Итого – три журнала: приказы по личному составу, приказы по отпускам, приказы по командировкам. А канцелярия ведет приказы по основной деятельности, они обычно идут под простыми номерами (без буквенных шифров). Можете продолжать нумеровать все вместе и соответственно подшивать их в папку, но при передаче в архив (ежели у Вас он есть) приказы по отпускам или командировкам бедут безжалостно выдраны, т.к. к моменту передачи срок их хранения обычно заканчивается (в номенклатуре дел выставляется напротив каждой позиции срок хранения документа). Во всяком случае архивариусы неоднократно нам об этом напоминали, и мы, чтобы облегчить и свою жизнь, и передачу документов в архив ведем отпускные приказы и приказы по командировкам отдельно и не передаем их в архив.

Спасибо всем за ответы. Действительно, надо отпуска в отдельный журнал завести. Да и у нас журналов-то как таковых нет, я просто в программе ЗиК в журнале приказов все веду.
Командировки у нас тоже отдельно. Для них и журнал есть. По общей деятельности есстественно тоже отдельно.
А по поводу “За чей счет командировочные”, так я не поняла, что за приказ о среднем заработке, если это пишется в “Приказе о напралении работника в командировку”, унифицированная форма № Т-9 и в служебном задании указывается.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector