Прием передача дел
Акт приёма-передачи документов
Оформление акта приема-передачи документов не является строго обязательной процедурой. Однако в некоторых случаях передача документов между контрагентами сопровождается его подписанием. Акт приема-передачи документов имеет юридическое значение, поэтому при возникновении каких-либо спорных ситуаций и разногласий между подписавшими его сторонами он имеет доказательную силу и может быть использован в суде.
Акт приема-передачи документов создается и внутри предприятий – например, при передаче кадровой, бухгалтерской и пр. документации при смене сотрудников. В этом случае документы должны пройти предварительную проверку на их содержание и полноту, чтобы впоследствии принимающий документы работник не столкнулся с неожиданными неприятностями.
Основные правила оформления акта приема-передачи документов
Унифицированного стандартного образца по заполнению данного документа нет, поэтому предприятия и организации вправе самостоятельно разработать его шаблон или же оформлять документ в свободной форме. Заполнять его можно как в простом письменном виде, так и печатать на компьютере. Оформляется акт приема-передачи документов на обычном листе А4 формата в двух экземплярах – по одному для каждой из заинтересованных сторон. При этом каждая копия должна иметь подписи руководителей организаций или уполномоченных на это лиц.
При необходимости документ можно заверить печатью, но это необязательно, т.к. с 2016 года юридические лица имеют право не использовать в своей деятельности печати и штампы.
Также акт должен содержать определенный перечень обязательный сведений. В частности здесь должна быть указана информация о сторонах, между которыми фиксируется факт передачи документов, а также полный список передаваемых документов с их четким наименованием и количеством. Если передаются оригиналы документов – это следует обязательно указать в акте (в случае их утраты, претензии будут предъявлены той стороне, на руках у которой они были на момент востребования), если же копии, то они должны быть заверены передающей стороной.
Также следует учесть, что в случае передачи оригиналов документов, передающая сторона должна обзавестись их копиями.
В случаях особой ценности передаваемых документов, в акт желательно вносить более полные сведения о предприятиях (полные реквизиты с ОГРН, ИНН, КПП и т.д.), а также паспортные данные сотрудников, занятых в процессе передачи. Если же передаются стандартные документы, можно ограничиться более простой формой акта.
Инструкция по заполнению акта приема-передачи документов
С точки зрения делопроизводства, данный акт имеет вполне стандартную форму и не должен вызвать особых затруднений при заполнении. В рассматриваемом примере документы передаются от одного предприятия другому.
- Вначале пишется наименование документа с коротким обозначением его сути.
- В строке ниже указывается город, в котором работает организация, выписывающая акт, а также дата его оформления.
- Далее вписывается информация о компании, которая передает документы: вносится ее название с указанием организационно-правовой формы (ИП, ООО, ОАО, ЗАО), а также должность ответственного лица (обычно здесь пишут Директор, Генеральный директор или указывают иного, уполномоченного на подписание подобного рода документов сотрудника) его фамилию, имя, отчество (полностью).
- Затем всё то же самое вносится о второй стороне: название организации, должность, фамилия, имя, отчество ответственного лица.
После внесения сведений о предприятиях, нужно написать полный перечень передаваемых документов.
Как правило, такие акты составляются в тех случаях, когда список передаваемых документов или особо ценен, или довольно внушителен, поэтому лучше всего оформить их список в виде таблицы.
В первый столбик нужно внести порядковый номер передаваемого документа в данной таблице, во второй – полное наименование, в третий – дату его составления, в четвертый – номер документа по внутреннему документообороту. В пятом столбце надо указать оригинал или копия (заверенная) передается второй организации, а шестой столбик – количество содержащихся в документе листов.
При необходимости таблицу можно расширить, внеся в нее какую-либо дополнительную информацию.
Под таблицей следует написать, сколько экземпляров акта было составлено и сколько получили на руки заинтересованные стороны, а также поставить подписи руководителей обоих предприятий.
После подписания акта по приему-передаче документов всю ответственность за полноту, содержание, сохранность переданной документации принявшая ее сторона автоматически берет на себя.
Передача дел при увольнении сотрудника
Когда сотрудник фирмы примет решения о расторжении трудовых отношений с работодателем, ему предстоит процедура предоставления информации своему преемнику. От того, как будет организован этот процесс, будет зависеть его успешное завершение.
Зачем нужна передача дел
Если преемника администрации не удалось вовремя найти, то принимать документацию будет директор фирмы.
Причинами данного мероприятия можно назвать такие:
- определить размер обязанностей для будущего исполнителя;
- стимулировать выполнение работы на должном уровне;
- для бесперебойной работы производственного процесса;
- разделить области ответственности.
Произойти это может в нескольких случаях. При:
- длительном отсутствии работника по болезни;
- невыполнении должностных обязанностей в полном объеме;
- расторжении трудового соглашения;
- отпускных днях;
- служебной командировке.
Законодательная база
- процедура проведения инвентаризации — п.22 Методические указания № 119н;
- указаны обязанности материально ответственных лиц — ст. 277 ТК РФ.
Согласно п.4 ст.29 ФЗ № 402, при делегировании должности, где фигурируют бухгалтерские бумаги, должен быть составлен акт.
Назначения, на которые обязательно нужно осуществлять прием дел
- главный бухгалтер;
- начальник подразделения;
- директор;
- инспектор отдела кадров;
- материально ответственный сотрудник (кассир, кладовщик).
Если преемник не найден, то временно принимает дела руководитель или коллега. С ним утверждают контракт и знакомят с вверенными полномочиями. Они при появлении основного кандидата введут его в курс обязанностей.
Особенности процедуры при смене директора
Это мероприятие подразумевает составление акта приема-передачи. Стандартного бланка не существует, так как при его заполнении учитывается специфика деятельности компании и особенности передаваемых дел.
Проводится пересчет оригиналов таких документов:
- банковских;
- лицензионные;
- учредительные;
- подтверждающие права фирмы на собственность.
Преемник на основании проведенной описи и акта принимает от уходящего работника:
- ключ от сейфа и банковских ячеек;
- предметы техники;
- информацию о партнерах;
- штампы и печати;
- ценности фирмы.
Составление бланка происходит в присутствии специально созданной комиссии. В нее входят все заинтересованные лица.
Особенности передачи полномочий главного бухгалтера
Основываясь на ФЗ № 402, такой сотрудник ведет всю финансовую документацию компании и создает отчет по ней. Поэтому на нем лежит большая доля ответственности. Все эти важные бумаги при уходе с должности он должен оставить преемнику.
В период отработки сотрудника к нему приставляется помощник, который и входит за это время в курс дела.
Если увольняется материально ответственное лицо
Сверка при увольнении материально ответственного лица проводится всегда в присутствии всех заинтересованных лиц, особенно того, кто принимает. Проходит она в таком порядке:
- Создается приказ и комиссия;
- Результаты записываются. Письменное заключение делается в 3 экземплярах;
- При выявлении недостачи, от виновного берут пояснения;
- Определяется сумма ущерба и взыскания.
В ситуации, когда нет желающего принять имущество на постоянную основу, проводят сверку 2 раза. Соответственно и актов будет столько же. Последовательность действий такая:
- Выбирается человека, который будет выполнять обязанности и проводится пересчет с ведомостью;
- Передается ему имущество;
- Оформляется расторжение контракта;
- Заключается договор с кандидатом;
- Находится постоянный работник, проводится сверка и передача материальных ценностей.
В конце снимается контроль с предыдущего и заключается договор с вновь прибывшим.
Общие понятия процесса
- Создается специальная комиссия, назначенная приказом на передачу материальных ценностей при увольнении, во главе с председателем. В нем начальник отображает сроки выполнения;
- Происходит пересчет материалов и документации в присутствии всех членов;
- Проверяется достоверность составленного акта и сопроводительных бумагах;
- В конце проставляются подписи всеми участниками с обеих сторон.
Все работники максимально прилагают усилия для более корректного результата. Администрация обходится силами предприятия или приглашает аудиторов со стороны. Если один из членов комиссии отсутствует, то процедуру вправе признать недействительной.
Важным составляющим фактором являются устная информация, которую сообщает уходящий работник преемнику.
Какие документы участвуют
Для работника, который вел бухгалтерский учет существуют такие:
- журналы;
- кассовые и годовые книги;
- печати и ключи от сейфов;
- налоговая и уставная документация;
- бланки доверенностей.
Работник отдела кадров обязан оставить:
- табели учета рабочего времени;
- трудовые книжки;
- графики отпусков;
- распоряжения.
Если покидает фирму ИТР-сотрудник, то он отдает:
- проектные решения;
- чертежи;
- протоколы совещаний;
- акты на скрытые работы;
- планы;
- нормативная документация.
Чем точнее будет происходить передача информации и материалов, тем незаметней для организации произойдет уход старого сотрудника. Об этом должен позаботиться своевременно директор.
Дополнительные документы
- распоряжение о материальной ответственности;
- положение о порядке приема-передачи дел;
- порядок проведения пересчета.
Также включаются реестры, которые отображают документооборот на фирме, инструкции по их ведению.
Как правильно составить акт передачи дел при увольнении
- наименование компании;
- дата проведения;
- регистрационный номер;
- замечания (если возникают);
- личные данные участвующих лиц;
- отображен факт передачи и заверен подписями обеих сторон и руководителем.
Нужно указать также отсутствие ценных бумаг (если таковых нет), повреждение бланков строгой отчетности.
В нем должно быть отображено:
- дата выписки приказа о передаче дел при увольнении;
- проведение подробного пересчета материалов;
- выполнение проверки учета.
Обязательно в конце проставляются фамилии и инициалы задействованных лиц с их подписями.
Нужно ли разработать положение
Однако есть должности, при расторжении с сотрудниками которых трудовых соглашений, официальные распоряжения нужны. К таким относят:
- главный бухгалтер (ч.4 гл.4 ст. 402 ФЗ РФ) — в подчинении большое количество важной отчетности, материально ответственное лицо;
- директор — в подчинении вся компания, множество печатей, лицензий, договоров;
- начальник отдела — персональный ответ за порученный персонал и производство;
- кадровик — составляется опись всех имеющихся у него ценных бумаг;
- рядовые работники с материальной ответственностью.
Образец плана
Хоть и Российское законодательство не обязывает тружеников к мероприятию по передаче дел, однако, это необходимо в первую очередь самим работникам.
Весь процесс состоит из таких шагов:
- Письменное уведомление сотрудником своего работодателя об уходе;
- Издание приказа о пересчете и его проведение;
- Сравнение результатов с данными;
- Передача дел новому коллеге;
- Подписание акта;
- Расчет с увольняющимся и выдача трудовой книжки.
Бланк выглядит так.
г. ______________ «__» _________ 20__г.
План передачи дел
В связи с увольнением ___________________________________ и принятием на его должность ______________________________, первому передать, а второму принять дела, документы и информацию согласно настоящему плану.
Передаче подлежит следующее:
- _________________________________.
- _________________________________.
- _________________________________.
- _________________________________.
- _________________________________.
Срок передачи: до «__» ___________20__г.
Передачу оформить Актом приемки-передачи.
Директор _______________ ФИО
Передача дел при увольнении сотрудника разрешена по закону до последнего рабочего дня. Если гражданин, который займет рабочее место уходящего, еще официально не оформлен на предприятии, то принимать участие в приемке документации он не имеет права. Чтобы вся процедура прошла безболезненно, следует о ней позаботиться руководству заранее. Это поможет сохранить рабочую обстановку в коллективе и не снизить продуктивность нового сотрудника.
Передача дел главному бухгалтеру: пошаговая инструкция
Что случилось?
- Шаг 1. Ознакомление нового главного бухгалтера с должностной инструкцией
- Шаг 2. Ознакомление нового главного бухгалтера с приказом о передаче дел
- Шаг 3. Инвентаризации имущества и обязательств организации
- Шаг 4. Проверка состояния учета и отчетности
- Шаг 5. Приемка – передача документов от прежнего главного бухгалтера новому главному бухгалтеру
- Шаг 6. Получение пояснений от прежнего главного бухгалтера
- Шаг 7. Составление и подписание акта приема-передачи дел
Шаг 1. Ознакомление нового главного бухгалтера с должностной инструкцией
Для этого новому главному бухгалтеру следует ознакомиться должностной инструкцией.
Шаг 2. Ознакомление нового главного бухгалтера с приказом о передаче дел
В приказе должны быть указаны Ф.И.О. лица, принимающего дела (нового главного бухгалтера), лица, передающего дела (прежний главный бухгалтер), и других лиц, участвующих в передаче дел (руководителя, аудитора, секретаря).
В приказе о передаче дел следует указать:
- причину проведения приема-передачи дел (увольнение главного бухгалтера);
- сроки проведения приема-передачи дел и период, за который проводится прием-передача дел. Если главных бухгалтер увольняется по собственному желанию (п.3 ст.77 ТК РФ), то на расторжение трудового договора у работодателя есть две недели (ст.80 ТК РФ). В этом случае целесообразно установись срок, равным 2 недели;
- лицо, ответственное за передачу дел (фамилия, имя, отчество увольняющегося главного бухгалтера) и за прием дел (фамилия, имя, отчество нового главного бухгалтера);
- состав комиссии и председателя комиссии по передаче дел.
Комиссия создается, если передаче подлежит большой объем документов. В состав комиссии могут включаться сотрудники бухгалтерии организации, службы внутреннего контроля (аудита), службы безопасности и прочие сотрудники. При создании комиссии ответственность за организацию и проведение передачи дел возлагается на председателя комиссии;
Шаг 3. Инвентаризации имущества и обязательств организации
Шаг 4. Проверка состояния учета и отчетности
Для этого в первую очередь необходимо проверить наличие документов.
Такими документами являются:
- учредительные и регистрационные документы;
- учетная политика;
- первичные учетные документы (договоры с поставщиками покупателями и прочими контрагентами, акты, накладные и т.п.);
- регистры бухгалтерского и налогового учета;
- бухгалтерские справки;
- бухгалтерская (финансовая) и налоговая отчетность;
- отчетность во внебюджетные фонды;
- акты сверок с налоговыми органами, акты налоговых органов по проводимым проверкам;
- инвентаризационные описи;
- кассовые документы, выписки банков и платежные поручения;
- кадровые документы, документы, подтверждающие задолженность по заработной плате и налоговые вычеты по НДФЛ;
- должностные обязанности сотрудников бухгалтерии;
- список лиц, имеющих право подписи на первичных документах;
- другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского и налогового учета.
Передаваемые документы должны быть подшиты. При их отсутствии делается соответствующая запись в акте приема-передачи и составляется их опись.
После этого следует ознакомиться с учетной политикой по бухгалтерскому и налоговому учету за два предшествующих года и текущий период – период, который может охватить выездная проверка (п. 4 ст. 89 НК РФ).
Затем важно оценить соответствие бухгалтерской и налоговой отчетности положениям учетной политики и действующему законодательству (например, создание резервов, последовательность применения учетной политики, правильность формирования финансового результата и т.д.).
Также бухгалтерская отчетность проверяется на предмет соответствия ее показателей данным бухгалтерского учета.
Кроме этого проверяется правильность исчисления налогов и взносов, представления деклараций и расчетов.
Далее следует провести выборочную проверку первичных документов на предмет правильности и своевременности отражения данных первичных документов на счетах бухгалтерского учета и в налоговом учете.
Конечно, проверить все первичные документы новому главбуху из-за их большого количества просто не реально.
В этом случае проверить наличие первичных документов, правильность заполнения ее реквизитов и отражения на счетах бухгалтерского учета и в налоговом учете, можно выборочно.
Критерием выборочной проверки могут быть большие суммы, на которые проведены хозяйственные операции.
Также новому главному бухгалтеру целесообразно ознакомиться с аудиторскими заключениями, актами и решениями по результатам проведенных проверок. Это позволит составить представление о характерных ошибках прежнего главного бухгалтера, недочетах в его работе, которые выявляли проверяющие органы.
Шаг 5. Приемка – передача документов от прежнего главного бухгалтера новому главному бухгалтеру
Учредительные и регистрационные документы
- Устав, учредительный договор;
- Выписка их ЕГРЮЛ;
- Свидетельство о регистрации;
- Свидетельство о постановке на учет в налоговый органах;
- Свидетельство о постановке на учет в Пенсионном фонде, Фонде социального страхования;
Документы, связанные с организацией бухгалтерского учета
- Учетная политика по бухгалтерскому учету;
- Политика по налоговому учету;
- План счетов бухгалтерского учета;
- Должностные инструкции работников бухгалтерии;
Регистры бухгалтерского и налогового учета
- Оборотно – сальдовые ведомости по всем счетам бухгалтерского учета;
- Регистры бухгалтерского и налогового учета по всем счетам;
Бухгалтерская, финансовая и налоговая отчетность
- Бухгалтерская отчетность;
- Декларации и расчеты по всем налогам;
- Книги покупок и продаж;
- Журнал учета полученных и выставленных счетов – фактур;
Документы по инвентаризации
- Приказ о проведении инвентаризации;
- Инвентаризационные описи (акты) и сличительные описи;
Документы, касающиеся взаимоотношений с налоговыми органами
- Акты налоговых проверок;
- Акты сверок с налоговыми органами;
Документы по учету основных средств
- Приказ о создании комиссии по приемке основных средств;
- Акты приемки – передачи основных средств по форме № ОС-1;
- Инвентарные карточки по основным средствам по форме №ОС-6;
- Акты на списание основных средств
Документы по учету товарно-материальных ценностей
- Карточки учета материалов;
- Приходные ордера по форме № М-4;
- Требования – накладные по форме № М-11;
Документы по учету денежных средств
- Кассовая книга, приходные и расходные кассовые ордера;
- Платежные поручения;
- Выписки банков по расчетным счетам;
- Журнал кассира-операциониста и Z-отчеты;
Документы по учету труда и заработной платы
- Трудовые договоры;
- Приказа о приеме на работу, увольнении, премировании;
- Штатное расписание;
- Табели учета рабочего времени;
- Расчетно-платежные ведомости;
Документы по расчетам с подотчетными лицами
- Авансовые отчеты;
Документы по учету расчетов контрагентами
- Договоры с поставщиками и покупателями;
- акты сверок с дебиторами и кредиторами;
- товарные накладные, акты выполненных работ, оказанных услуг
Прочие документы
- Первичные документы по учету займов, финансовых вложений, нематериальных активов;
- Бухгалтерские справки;
- Путевые листы;
- Бланки строгой отчетности;
- Доверенности;
- другие документы;
Шаг 6. Получение пояснений от прежнего главного бухгалтера
Шаг 7. Составление и подписание акта приема-передачи дел
Акт приема-передачи дел может быть составлен организацией в произвольной форме, поскольку нормативными документами прием-передача дел не регулируется.
В акте приема-передачи дел следует отразить:
- Ф.И.О. лиц, сдающих и принимающих дела;
- дату передачи дел;
- период, за который осуществлена передача дел;
- дату и номер приказа, на основании которого проведен прием-передача дел;
- наименование и количество число переданных документов (дел, папок, подшивок);
- серии и номера неиспользованных банковских чековых книжек, бланков строгой отчетности;
- список документов, которые отсутствуют (утеряны) на момент передачи дел;
- все ошибки, нарушения, недочеты, недостатки, которые были обнаружены в процессе передачи дел, в оформлении первичных документов,
- число переданных печатей, штампов и тому подобное.
- последнее аудиторское заключения о достоверности бухгалтерской (финансовой) отчетности;
- характеристику бухгалтерского и налогового учета.
Характеристика бухгалтерского и налогового учета может включать следующие разделы:
1) организация бухгалтерского учета.
В этом разделе проводится анализ Учетной политики.
Здесь может быть указана организационная структура бухгалтерской службы, укомплектованность бухгалтерии кадрами, распределение служебных обязанностей между сотрудниками бухгалтерии, квалификация учетных работников.
Кроме того, в этом разделе отмечается уровень автоматизации бухгалтерского и налогового учета, использование программного обеспечения и справочно-правовых систем.
2) учет денежных средств.
В этом разделе указывается наличие кассира и договора о полной индивидуальной материальной ответственности, наличие ККТ и документов на нее и ее обслуживание, наличие контрольных лент и журнала кассира – операциониста, результаты инвентаризации наличных денежных средств, бланков строгой отчетности и чековых книжек, соблюдение условий хранения и учета наличных денежных средств и денежных документов.
Раздел также должен содержать перечень всех расчетных и других счетов, открытых в отделениях банков, суммы остатков по ним, сверенные с данными текущего учета и последними банковскими выписками;
3) учет основных средств и нематериальных активов.
В этом разделе отмечаются результаты проверки системы учета этих активов, состояние документирования операций их постановки на учет и выбытия, начисления по ним амортизации и другие моменты;
4) учет материально-производственных запасов (товаров, готовой продукции и материалов).
В этом разделе отмечаются результаты проверки учета материально-производственных запасов и соответствие данных учета фактическому наличию ценностей.
Для этого указываются результаты инвентаризации и дальнейшие действия по устранению выявленных расхождений (недостач или излишков).
Также отмечается также наличие договоров о полной материальной ответственности складских работников;
6) состояние учета на других участках.
В этом разделе описывается порядок учета финансовых вложений, доходных вложений в материальные ценности, займов и кредитов, расчетов по дивидендам, резервного капитала, добавочного капитала и др. и отмечается соответствие или не соответствие порядка учета законодательству;
7) состояние учета расчетов с контрагентами, налоговыми органами, государственными внебюджетными фондами, работниками организации.
В этом разделе указываются сведения, характеризующие проверенные данные о суммах кредиторской и дебиторской задолженностей (в том числе, наличие просроченной и безнадежной задолженности, остатков подотчетных сумм, наличие актов сверок взаимных расчетов с дебиторами и кредиторами, результаты инвентаризации, наличие актов сверки с налоговыми органами)
Также в этом разделе оценивается качество претензионной работы, состояние расчетов с налоговыми органами и государственными внебюджетными фондами.
По расчетам с работниками организации указываются сведения о наличии трудовых договоров, анализируются состояние персонифицированного учета и задолженность по оплате труда.
8) бухгалтерская (финансовая) отчетность;
В этом разделе указываются расхождения между данными бухгалтерской и налоговой отчетности с данными бухгалтерского и налогового учета и письменные объяснения прежнего главного бухгалтера о причинах расхождений;
9) хранение документов.
В этом разделе должен быть описан порядок оформления описей дел и сдачи дел в архив, соблюдения организацией правил сохранности дел, их хранения и уничтожения;
10) перечень первичных учетных документов, регистров бухгалтерского и налогового учета, переданных по описи.
В этом разделе также указываются остатки по счетам на основании подписанной увольняющимся главным бухгалтером и руководителем оборотно-сальдовой ведомости.
Оборотно-сальдовая ведомость, подписанная прежним главным бухгалтером и руководителем, подтверждает входящие остатки на дату приема дел.
Акт приема-передачи дел составляется, как правило, в двух экземплярах, один из которых хранится в организации, а второй остается у прежнего главного бухгалтера.
Акт подписывается всеми сторонами, принимавшими участие в процедуре приема-передачи дел (то есть новым главным бухгалтером, принимающего дела, прежним главным бухгалтером, передающего дела, а также членами и председателем комиссии), и утверждается руководителем организации.
Составление при увольнении акта приема-передачи дел, документов, материальных ценностей + образцы
Принимая решение о расторжении трудовых отношений, сотруднику необходимо передать информацию о состоянии текущих дел своему преемнику. От степени организации данного процесса зависит успех мероприятия.
Передача дел по акту позволяет снять ответственность с сотрудника, вступающего в должность за действия своего предшественника. В статье разобраны особенности оформления акта приема-передачи дел, документов, а также материальных ценностей между ответственными лицами при увольнении.