Правильное оформление путевого листа
Advokat-pavlovich.ru

Юридический портал

Правильное оформление путевого листа

Путевой лист

Путевой лист – это основной первичный документ учёта работы водителя и пробега, маршрута автомобиля, который выдается ежедневно водителям автотранспортных средств. С помощью путевого листа организация, владеющая автопарком, контролирует работу водителей, а также осуществляет учет расходов на ГСМ.

Кто обязан вести путевые листы

Согласно приказу Минтранса № 152 путевые листы «применяют юридические лица и ИП, эксплуатирующие легковые, грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи».

Для каких целей используется путевой лист

Показания из путевого листа используются в качестве основания для начисления заработной платы водителю.

Кроме этого, путевые листы необходимы для подтверждения расходов на горюче-смазочные материалы, включаемых в себестоимость продукции, работ, услуг и учитываемых при исчислении налога на прибыль.

Форма путевого листа и законодательство

Форма путевого листа утверждена приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 (ред. от 21.12.2018) “Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов”. Кроме этого, ранее действовало постановление Госкомстата России от 28 ноября 1997 года №78, в котором были даны формы путевых листов для различного вида транспорта. Но с 1 января 2013 года эти формы необязательны: компании и ИП могут сами разрабатывать свои путевые листы, нужно лишь, чтобы в них была вся необходимая информация.

Если организация примет решение разработать форму путевого листа самостоятельно, то за основу можно взять унифицированную форму, которая есть в проставлении Госкомстата и внести в неё нужные реквизиты. Главное, чтобы форма путевого листа соответствовала требованиям приказа Минтранса России от 18.09.2008 N 152. Обязательные поля в таком путевом листе это:

наименование и номер путевого листа;

сведения о сроке действия путевого листа;

сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;

сведения о транспортном средстве;

сведения о водителе.

При этом самостоятельно разработанную форму путевого листа обязательно нужно утвердить в учётной политике организации в виде приложения.

Порядок заполнения путевого листа

Рассмотрим порядок заполнения путевого листа.

Лицевая сторона путевого листа

Так как путевой лист должен отражать всю имеющуюся информацию о рейсе, то бланк включает довольно много граф. Все они заполняются в определенном порядке:

В первую очередь записывают номер документа.

При заполнении типографских бланков указывают их серию.

Дата совершения поездки. Для однодневных поездок это формат «день/месяц/год», для командировок – временной промежуток между началом и концом поездки.

Полное название предприятия, а также его контактные данные (адреса, номера телефонов).

Код ОКПО. Он присваивается всем организациям, занимающимся транспортировкой грузов и легковыми перевозками.

Название и марка автомобиля. В том случае, когда транспортное средство не является собственностью предприятия, в графу для марки вносят номер договора о прокате. Также вписывают дату и серию документа.

Полный номерной знак авто: цифры и буквы.

В том случае, когда предприятие владеет несколькими автомобилями, каждому из них должен быть присвоен собственный гаражный номер. Его также указывают в путевом листе. Если в распоряжении фирмы только один автомобиль, графа может оставаться незаполненной.

Данные о водителе: фамилия, инициалы, табельный номер, а также номер его водительского удостоверения и водительский класс. Закон требует, чтобы эта информация была записана разборчиво.

Графа, которая называется «Лицензионная карта», актуальна для тех организаций, которые практикуют пассажирские перевозки (то есть им разрешено перевозить восемь и больше людей).

При сдаче авто в аренду в соответствующей графе указывают предприятие, которое будет им распоряжаться.

Адресом подачи называют то место, куда посылают авто.

Чч:мм –это формат времени выезда автомобиля из гаража или стоянки.

Графа «Диспетчер-нарядчик» заполняется ответственным лицом (указывается фамилия, инициалы, ставится подпись).

Данные механика и его подпись. Это необходимо в качестве доказательства исправности транспортного средства.

Ориентировочное время возвращения авто из рейса диспетчер. Если речь идет о командировке, то кроме времени прибытия диспетчер пишет и дату.

записи об опоздании или повреждении транспортного средства.

Водитель, использовавший и вернувший автомобиль, вписывает свои данные в графу «Транспортное средство сдал».

Инструкция о том, как заполнять путевой лист, предусматривает также наличие подписи медработника, который выпустил водителя в рейс.

Раздел «Расход топлива»

Объем израсходованного бензина или газа также указывают в отдельном месте бланка путевого листа. Здесь размещают информацию о марке топлива, его количестве (то, что было выдано и то, что пришлось докупать на заправках), остаток горючего в баке перед поездкой, а также объем, оставшийся после окончания рейса.

Диспетчер перед тем, как заполнять путевой лист, сверяется с плановыми показателями расхода бензина (газа, солярки), которые приведены в одном из распоряжений Министерства транспорта РФ.

Сопоставив данные о фактическом и плановом расходе, вычисляют сумму экономии или перерасхода. Полученные данные записывают.

Оборотная сторона путевого листа

Здесь должны быть указаны следующие сведения:

маршрут транспортного средства.

номер рейса, который присваивается каждой поездке и заносится в журнал путевых листов.

места отправления и прибытия транспортного средства.

фактический километраж поездки и подпись водителя.

Разновидности путевых листов

На практике наиболее часто используют такие три вида путевых листов:

N 4-с. Такую форму используют в тех компаниях, которые выбрали сдельную оплату труда для водителей. Зарплата таких работников рассчитывается по средним тарифам, действующим в этой сфере.

N 4-п. Такие путевые листы применяют для учета рабочего времени водителя. Работник получает деньги за отработанный период.

N 4-м. Это форма используется теми предприятиями, которые занимаются междугородними перевозками и доставками. Оформление путевых листов для таких поездок подразумевает не только указание более полной информации, но и специальные бланки (на их лицевой стороне есть красная полоса и надпись «междугородние перевозки»).

Журнал регистрации путевых листов ИП

Эта форма документа была утверждена приказом Министерства транспорта РФ от 30.06.2000 № 68.

Предназначена она для регистрации путевых листов водителей, работающих на индивидуального предпринимателя.

В журнале указываются:

номер и дата выдачи путевого листа;

государственный регистрационный номер ТС;

дата выезда и время возвращения транспортного средства.

Срок хранения путевых листов

Путевой лист относится к первичным документам, поэтому срок его хранения регламентируют:

Налоговый кодекс РФ, а именно подп. 5 п. 3 ст. 24 (не менее 4 лет);

закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», а именно статья 29. (не менее 5 лет);

приказ Минтранса РФ № 152, а именно пункт 18 (не менее 5 лет).

Таким образом, путевые листы необходимо хранить не менее 5 лет.

Какие организации могут проверить путевые листы и при каких обстоятельствах

Все путевые листы следует заполнять аккуратно и без исправлений.

Работник, составляющий документ, обязан использовать только достоверные и актуальные сведения.

В противном случае водитель может быть оштрафован проверяющими органами.

Путевые листы имеют право проверять следующие организации:

– трудовая инспекция проверяет путевые листы, чтобы выявить, не нарушаются ли права работника предприятия.

– сотрудники ФНС проверяет путевые листы, чтобы выявить, правильно ли компания учитывает затраты на бензин и уменьшает налог на прибыль.

– налоговые инспекторы проверяют путевые листы в рамках проведения выездных и камеральных проверок.

– сотрудники ГИБДД и Транснадзора проверяет путевые листы в целях обеспечения безопасности дорожного движения.

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на бухгалтерском форуме.

Уменьшение срока действия путевых листов с 1 марта 2019 года

Добрый день, уважаемый читатель.

В этой статье речь пойдет об изменениях, которые вносятся в приказ министерства транспорта Российской Федерации “Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов” с 1 марта 2019 года.

Сразу же хочу отметить, что нововведений немного и они небольшие. Однако если в Вашей организации оформляются путевые листы, то изменения следует учитывать в работе.

Введение понятия парковка

Первое нововведение заключается в том, что в тексте нормативного документа понятия “гараж (депо)” и “место постоянной стоянки” заменены на единое понятие “Парковка (парковочное место)”.

Напомню, что понятие парковка было введено в ПДД 6 августа 2013 года а в закон “О безопасности дорожного движения” – 12 мая 2016 года.

В данном случае приказ Минтранса РФ приведен в соответствие другим нормативным документам.

Введение предсменного технического контроля

Также в текст документа повсеместно добавлено новое понятие “предсменный контроль технического состояния”, которое используется наряду с понятием “предрейсовый контроль”.

Напомню, что начиная с 21 декабря 2018 года транспортное средство должно проходить либо предсменный, либо предрейсовый технический контроль.

Т.е. в приказе Министерства транспорта исправлено еще одно несоответствие.

Отмена штампов

Из порядка заполнения путевых листов полностью исключено упоминание штампов:

13. Даты, время и показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки и его заезде на постоянную стоянку проставляются уполномоченными лицами, назначаемыми решением руководителя предприятия или индивидуального предпринимателя, и заверяются их штампами или подписями с указанием инициалов и фамилий, за исключением случаев, когда индивидуальный предприниматель совмещает обязанности водителя.

16. Даты и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя проставляются медицинским работником, проводившим соответствующий осмотр, и заверяются его штампом и подписью с указанием фамилии, имени и отчества.

13. Даты, время и показания одометра при выезде транспортного средства с парковки и его заезде на парковку проставляются уполномоченными лицами, назначаемыми решением руководителя предприятия или индивидуального предпринимателя, и заверяются их подписями с указанием фамилий и инициалов, за исключением случаев, когда индивидуальный предприниматель совмещает обязанности водителя.

16. Даты и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя проставляются медицинским работником, проводившим соответствующий осмотр, и заверяются его подписью с указанием фамилии и инициалов.

До 1 марта 2019 года штампы могли ставиться должностными лицами для заверения времени и показаний одометра при въезде или выезде с парковки, а также должны были ставиться при проведении медицинского осмотра водителя.

Начиная с 1 марта 2019 года слово штамп вообще исключено из приказа Минтранса. Теперь все операции должны заверяться только подписями.

Кроме того, медицинский работник теперь ставит в путевом листе фамилию и инициалы, тогда как ранее требовалось полностью писать имя и отчество.

Максимальный срок действия путевого листа

Ну и самое серьезное изменение затронуло срок действия путевого листа:

10. Путевой лист оформляется на один день или срок, не превышающий одного месяца.

10. Путевой лист оформляется до начала выполнения рейса, если длительность рейса водителя транспортного средства превышает продолжительность смены (рабочего дня), или до начала первого рейса, если в течение смены (рабочего дня) водитель транспортного средства совершает один или несколько рейсов.

Если автомобиль выполняет в течение дня один или несколько рейсов, то ему, как и раньше, нужен один путевой лист на день.

Если же длительность рейса превышает 1 день, то путевой лист оформляется на целый рейс.

С одной стороны, из приказа исключено упоминание срока в 1 месяц, то есть с 1 марта 2019 года путевые листы могут выдавать и на более длительный срок:

Например, если автомобиль выполняет длинный рейс по территории страны и возвращается на место постоянной стоянки только через 6 недель, то ему достаточно одного путевого листа.

С другой стороны, до 1 марта 2019 года можно было оформить путевой лист на месяц и за этот месяц сделать несколько рейсов:

Например, путевой лист оформлялся на месяц и в течение этого месяца автомобиль многократно возвращался в организацию, т.е. выполнял несколько десятков рейсов.

Например, каждые 2 дня имел место новый рейс, а автомобиль отвозил товары в соседний город и возвращался обратно.

С 1 марта 2019 года такой вариант невозможен и на каждый рейс должен оформляться отдельный путевой лист.

В заключение предлагаю Вам самостоятельно изучить обновленный текст рассматриваемого нормативного документа:

Кроме того, действующие правила оформления путевых листов подробно рассмотрены в рамках отдельной статьи:

Удачи на дорогах!

Добрый день. Подскажите пожалуйста, у нас на балансе стоит снегоход, зимой водитель указывает трассу для лыжни, в путевом листе должна быть отметка медика?

Здравствуйте! Подскажите пожалуйста распространяется ли требование приказа Министерства транспорта РФ от 21.12.2018 № 467, а именно заполнение путевых листов на пожарные автомобили находящиеся на боевом дежурстве, т.к. данные автомобили согласно требованиям руководящих документов МЧС России ежедневно проходят контрольный осмотр, ежедневное техническое обслуживание, а также заполняется эксплуатационная карта на каждый пожарный автомобиль. Спасибо

Добрый вечер! У нас в организации директор использует служебный автомобиль без водителя то есть самостоятельно выезжает на встречи и т.д. по городу и области и соответственно возвращается в офис и так каждый день уедет приедет, путевой лист раньше выписывали на одну неделю по истечению срока действия выписывался новый на одну неделю в путевом листе расписывали общие адреса и организации куда он ездил. ВОПРОС? как нам быть с 1 марта 2019г. выписывать путевой лист на каждый день? он может и в 6 утра уехать на встречу и вернутся в 23:00 вечера

Приветствую. Прошу ответить знающих. Работаю на радиостанции, вечером уезжаю (сам, без пассажиров) домой на служебном автомобиле, потому что освобождаюсь поздно, общественный транспорт уже не ходит. Утром приезжаю на работу (между работой и домом 30 километров, дом находится в другом районе, нежели работа). Я не водитель, а инженер!

Ранее ездил имея с собой ОДИН путевой лист (не считая полиса ОСАГО и СТС на авто) на целый месяц. Сейчас говорят о том что путевка нужна на каждый рейс и плюс к этому необходима запись врача на каждый рейс..

Подскажите, пожалуйста, это достоверная информация? то есть одна путевка на каждую поездку и отметка врача? при том что я НЕ ВОДИТЕЛЬ и везу только себя!!

Добрый день, а как быть с тем, что не отменены приказ 835н и Письмо «Методические рекомендации – медицинское обеспечение безопасности дорожного движения. Организация и порядок проведения предрейсовых и послерейсовых медицинских осмотров водителей автотранспортных средств», утв. Минздравом и Минтрансом РФ № 2510/9468-03-32 от 21.08.2003. Медик обязан по этим и другим неотмененным приказам и письмам ставить штамп в путевом листе.

Наталья, здравствуйте.

Информация о медицинском осмотре является обязательным реквизитом путевого листа. То есть если путевой лист оформляется, то и отметка о медосмотре должна в нем быть.

Удачи на дорогах!

Юрий, здравствуйте.

Укажите, какие именно требования Вас интересуют.

Приказ, который Вы назвали, (приказ Министерства транспорта РФ от 21.12.2018 № 467) всего лишь вносит изменения в другой приказ, то есть он распространяется только на другой приказ а не на автомобили.

Удачи на дорогах!

ГСАндрей, здравствуйте.

Если длительность рейса превышает 1 день, то можно оформить путевой лист на несколько дней.

К сожалению, в нормативных документах мне не удалось найти понятие рейс, которое позволяло бы однозначно дать ответ на вопрос, какие поездки можно считать одним рейсом, а какие – нет.

Удачи на дорогах!

Leonidas, здравствуйте.

К сожалению, в нормативных документах мне не удалось найти понятие рейс, которое позволяло бы однозначно дать ответ на вопрос, какие поездки можно считать одним рейсом, а какие – нет.

Если рейс составляет месяц, то путевой выписывается раз в месяц.

А нужен ли Вам путевой лист вообще?

Удачи на дорогах!

Ольга, здравствуйте.

Все верно, документы не приведены в соответствие. Если медик поставить в путевом листе штамп, то нарушением это не будет.

Удачи на дорогах!

В комментариях к изменению пункта №16 вы пишите «Начиная с 1 марта 2019 года слово штамп вообще исключено из приказа Минтранса. Теперь все операции должны заверяться только подписями.» То есть я как контролер подписывая путевой лист ставлю свою подпись и рукой пишу Фамилию Имя Отчество. Могу ли я делать Роспись а ФИО ставить наборным штампом ?

Юрий, здравствуйте.

К сожалению, я не могу точно ответить на Ваш вопрос. В приказе министерства транспорта Российской Федерации “Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов” ничего не говорится о возможности использования наборных штампов.

Удачи на дорогах!

В комментариях к изменению пункта №16 вы пишите «Начиная с 1 марта 2019 года слово штамп вообще исключено из приказа Минтранса. Теперь все операции должны заверяться только подписями.» То есть я как контролер подписывая путевой лист ставлю свою подпись и рукой пишу Фамилию Имя Отчество. Могу ли я делать Роспись а ФИО ставить наборным штампом ?

Штамп с текстовкой как в приказе о прохождении предрейсового контроля и ФИО контролёра в конце никто не запрещает использовать. Я себе делал такой штамп (но тут 141-й приказ через месяц отменили, текст изменился, штамп выбросил). Остаётся поставить только свою подпись.

По поводу факсимиле подписи ничего толкового в законодательстве нет. Только оговорки типа “не противоречащие чему-то”. Есть разъяснение по одному ведомству:

МНС РФ от 01.04.2004 N 18-0-09/000042@ “Об использовании факсимиле подписи”

“”МИНИСТЕРСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО НАЛОГАМ И СБОРАМ

от 1 апреля 2004 г. N 18-0-09/000042@

ОБ ИСПОЛЬЗОВАНИИ ФАКСИМИЛЕ ПОДПИСИ

В связи с поступающими запросами по использованию факсимиле подписи в работе налоговых органов Министерство Российской Федерации по налогам и сборам сообщает следующее.

В соответствии со статьей 160 Гражданского кодекса Российской Федерации использование факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования при совершении сделок допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. Учитывая, что данный порядок не установлен действующим законодательством, использование факсимиле допускается только при взаимном соглашении сторон.

Кроме того, факсимиле не допускается использовать на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия.

Учитывая изложенное, Министерство Российской Федерации по налогам и сборам запрещает использовать факсимиле подписи должностных лиц территориальных налоговых органов в основной деятельности.

налоговой службы III ранга

Вот та самая Статья 160 ГК РФ. Письменная форма сделки. п.2. Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных “законом”, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Моё предложение – напишите запрос в Минтранс. У меня была спорная ситуация по предрейсовому контролю тракторной техники. Написал одновременно в ГИБДД и Ростехнадзор. Теперь есть аргументы (как и по должности консультанта по перевозке опасных грузов).

Добрый день, подскажите пожалуйста в новых бланках путевых листов на грузовые автомобили форма 4-С обязательно ли должен стоять срок действия с какого по какую дату выдается путевка, или достаточно просто написать один раз дату как было ранее в путевых листах? Путевку выдаем на один день.

Любовь, здравствуйте.

Рекомендую Вам изучить статью с примерами путевых листов.

Если Вы самостоятельно разрабатываете форму путевого листа, то в ней достаточно одного поля “Дата использования”.

Удачи на дорогах!

А можно ссылку на образец путевки для ИП который сам в рейсе на неделю за рулем грузовика(Газель) , а то выше ИП только на легковом авто(( и на один день.

Можете на сайте сделать ссылку на образец путевки в Ворде , что бы можно было отедактировать под себя и распечатать?

Имею диплом из ПТУ от июня 1989 года по специальности -“Водитель – автослесарь 3 класса” . На основании этого диплома прошел обучение по программе “Контролер технического состояния автотранспортных средств” и получил “удостоверение о повышении квалификации”

Достаточно этого удостоверения для того, что бы самому себе подписывать путевой лист за контролера? Я же ИП м я же водитель Газели!

Имею диплом из ПТУ от июня 1989 года по специальности -“Водитель – автослесарь 3 класса” . На основании этого диплома прошел обучение по программе “Контролер технического состояния автотранспортных средств” и получил “удостоверение о повышении квалификации”

Достаточно этого удостоверения для того, что бы самому себе подписывать путевой лист за контролера? Я же ИП м я же водитель Газели!

Тут пэтэушникам просто подвалила халява.

ФЗ «Об образовании в РФ», Статья 108. Заключительные положения 1. Образовательные уровни (образовательные цензы), установленные в Российской Федерации до дня вступления в силу настоящего Федерального закона, приравниваются к уровням образования, установленным настоящим Федеральным законом, в следующем порядке: 2) начальное профессиональное образование — к среднему профессиональному образованию по программам подготовки квалифицированных рабочих (служащих);

Теперь получается, что можно. Только читайте внимательно требования, третья часть Ваша: “наличие диплома об образовании не ниже среднего профессионального по специальностям, не входящим в укрупненную группу 23.00.00 “Техника и технологии наземного транспорта”, и диплома о профессиональной переподготовке по программе профессиональной переподготовки с присвоением квалификации контролера технического состояния транспортных средств городского наземного электрического транспорта”. Словосочетание “Диплом о профессиональной переподготовке” что-то говорит? Это совсем не свидетельство о повышении квалификации по 48-часовой программе.

Какой порядок заполнения путевых листов – образец, бланк

В каких НПА можно найти образец заполнения путевых листов

Главный источник права, в котором зафиксирован порядок заполнения путевых листов — приказ Минтранса России от 18.09.2008 № 152 в его действующей редакции. Выделим его ключевые положения:

  • путевые листы должны заполняться на каждый отдельно взятый вид транспортного средства (п. 9 приказа Минтранса № 152); при посменном использовании машины разными водителями нужно формировать отдельный лист на каждого из них (п. 11);
  • с 01.03.2019 путевой лист оформляют строго на смену или на рейс, в зависимости от того, что длительнее. Составлять путевые листы на месяц нельзя (п. 10);
  • в наименовании документа должен быть зафиксирован тип машины, в заголовке — номер путевого листа (в соответствии с нумерацией, установленной в фирме);
  • в документе, помимо основных реквизитов отправителя: названия, адреса и телефона – должен указываться ОГРН;

Образец заполнения можно скачать здесь.

  • в путевом листе должны указываться показания одометра в корреляции с датой и временем выезда машины на задание, а также ее возврата в гараж, скрепленные подписями ответственных лиц компании или ИП, а если ИП сам выполняет работу водителя, то им лично (п. 13, п. 14);
  • если путевой лист оформляется при посменном пользовании машиной разными водителями, показатели одометра отмечаются в листе водителя, который первым выезжает на задание из гаража, а также того водителя, который заезжает обратно в гараж (п. 15);
  • в путевом листе должны фиксироваться дата и время проведения медосмотров, которые проводятся до выезда в рейс и после возвращения из него, — они проставляются сотрудником медицинского профиля, непосредственно участвовавшим в осмотре, а также заверяются его подписью при обязательном указании Ф. И. О. (п. 16);
  • с 26.02.2017 (приказ Минтранса от 18.01.2017 № 17) обязательным реквизитом путевого листа стала отметка о проведения перед выездом в рейс (перед сменой) контроля технического состояния транспортного средства — контролирующим лицом, проводящим осмотр, указываются дата и время его проведения, заверяемые подписью с расшифровкой до инициалов (п. 16.1);
  • заполненные путевые листы должны регистрироваться в специальном журнале, который заводится собственником транспорта (п. 17).

О порядке заполнения журнала учета путевых листов, читайте здесь.

Заполненные листы должны храниться в организации, использующей транспортные средства, не менее 5 лет.

Таковы положения главного НПА, регулирующего заполнение бланков путевых листов. Способ заполнения соответствующего документа законодателем не определен — необходимые данные можно вносить в него как ручкой, так и на компьютере.

Крайне важно заполнять путевые листы корректно. Что будет, если пренебречь этим, рассмотрим на примере нескольких арбитражных разбирательств.

Подробнее об особенностях путевых листов, используемых ИП, читайте в статье «Какие особенности у путевого листа для ИП (бланк)?».

Ошибки в путевом листе и отказ в возврате НДС

Весьма неприятными для налогоплательщика могут быть правовые последствия ошибок, допущенных в таком документе, как путевой лист. Обращает на себя внимание случай, свидетельствующий об отказе ФНС в признании права ИП на вычет по НДС по той причине, что путевые листы были заполнены некорректно.

Речь идет об арбитражном деле № А65-20582/2013. Истец — индивидуальный предприниматель — купил автомобиль у ООО и оформил ряд подтверждающих документов — накладную и акт приема-передачи. Продавец выставил в адрес покупателя счет-фактуру, в котором был указан НДС. Также известно, что ИП оплатил машину за счет кредитных средств.

ИП, осуществив государственную регистрацию машины, подал в ФНС декларацию по НДС, в которой была указана сумма к вычету. Однако налоговики отказали ИП в вычете, посчитав, что машина куплена не для бизнеса, а для личных целей.

Покупатель автомобиля подал иск в арбитраж, намереваясь добиться в судебном порядке аннулирования решения ФНС. Но успехом его попытки не увенчались — суд в 3 инстанциях подтвердил правоту налоговиков.

В ходе слушаний ИП предъявил суду в качестве доказательства пользования автомобилем для целей бизнеса копии путевых листов. Однако судьи посчитали, что данные источники не соответствуют требованиям приказа Минтранса № 152, поскольку в них не было указано некоторых важных, по мнению суда, реквизитов. Кроме того, в ходе слушаний было установлено, что в акте приема-передачи автомобиля была ошибка в указании наименования ООО, которое продало ИП транспортное средство.

Не указан пункт назначения — расходы на ГСМ списать не получится

Весьма примечательна еще одна ситуация, имевшая место в рамках арбитражного дела № А55-23291/2012. ВАС отказался его передавать на уровень президиума данной инстанции, оставив, таким образом, решение кассации в силе.

Налогоплательщик подал иск против ФНС, намереваясь оспорить решение налоговиков об отказе во включении в структуру расходов фирмы затрат на ГСМ. Инспекторы ФНС посчитали данные издержки неподтвержденными, так как в путевых листах, сформированных налогоплательщиком в подтверждение затрат на ГСМ, не были указаны пункты назначения, в которые ездили водители.

Сумма, фигурировавшая в иске, весьма приличная — 700 000 руб. Но у налогоплательщика не получилось ее отсудить. В ходе слушаний в рамках первой инстанции судьи подтвердили правоту налоговиков. Апелляция дала шанс истцу, установив, что путь следования машины, а также пункт назначения груза не должны фиксироваться в таком документе, как путевой лист, организациями, которые не являются по основному профилю деятельности транспортными. К тому же, как посчитала апелляционная инстанция, путевой лист не должен рассматриваться как единственный источник, способный подтвердить задействование автомобиля в коммерческой деятельности налогоплательщика.

Однако кассация отменила решение, вынесенное апелляционной инстанции. Судьи посчитали, что путевой лист — это документ, который создается именно с целью подтверждения обоснованности издержек фирмы в виде затрат на ГСМ. Поэтому если путевой лист не содержит сведений о пункте назначения, то, по мнению судей, нельзя достоверно установить факт задействования автомобиля водителями фирмы в служебных целях. Поэтому данный реквизит путевого листа, если следовать позиции кассации, нужно рассматривать как обязательный, отражающий сущность хозяйственной операции.

Сведения о пункте назначения, фиксируемые в таком документе, как путевой лист, если следовать логике положений определения ВАС по данному делу, должны быть в достаточной мере подробными. Как считает ВАС, путевой лист должен включать название организации, куда едет машина, а также адрес соответствующего объекта.

Правила оформления путевого листа для бухгалтерии в 2019-2020 годах

На практике может использоваться довольно широкий спектр путевых листов — все зависит от типа транспортного средства, способа его задействования, а также специфики деятельности организации. Основной источник права, в котором утверждены бланки путевых листов для различных видов автомобильной техники, а также типов предприятий — постановление Госкомстата от 28.11.1997 № 78. Однако применение этого документа не является обязательным, и владелец транспорта вправе сам разработать свой бланк путевого листа или, взяв за основу подходящую унифицированную форму, дополнить ее нужными реквизитами.

Но каким бы ни был применяемый владельцем транспорта бланк, он должен содержать обязательные для него реквизиты, его нужно утвердить в качестве используемого и заполнять, следуя рекомендациям приказа Минтранса № 152.

О том, каковы последние изменения, внесенные в этот приказ, читайте в материале «Расширен перечень обязательных реквизитов путевого листа».

Наши специалисты на основе унифицированных бланков подготовили для вас образцы заполнения путевых листов в формате Word.

Наиболее часто используемые бланки путевых листов и образцы их заполнения вы можете найти в таких статьях, как:

Итоги

Путевой лист — документ, который может иметь самостоятельно разработанную форму, но должен содержать ряд обязательных реквизитов и заполняться в соответствии с законодательно установленными требованиями. Нарушение порядка заполнения может привести к налоговым потерям для владельца транспорта.

Оформление путевых листов: топ‑10 вопросов

Многие организации в своей деятельности используют собственный и арендованный автотранспорт, в связи с чем у бухгалтеров появляется необходимость отражать еще один вид расходов. Как оформлять путевые листы и какие изменения в законодательстве применять для бухгалтерского и налогового учета? Ответим на наиболее острые вопросы по теме в этой статье.

Обязательно ли оформлять путевой лист на автомобиль, который используется для перемещения товаров со склада в торговые точки, а не для оказания услуг по перевозке груза третьим лицам?

Основными нормативными актами по использованию автотранспорта являются Федеральный закон от 10.12.1995 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения» и Федеральный закон от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта». Первый устанавливает правовые основы обеспечения безопасности дорожного движения на территории РФ, а второй регулирует отношения, возникающие при оказании услуг с использованием автомобильного транспорта.

В статье 6 Устава автомобильного транспорта сказано, что запрещается осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство. Минтранс России издал Приказ от 18.09.2008 № 152, в котором утверждены обязательные реквизиты путевых листов и порядок их заполнения. При этом в Приказе четко сказано, что его обязаны применять в том числе и юридические лица, эксплуатирующие легковые автомобили, грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи. То есть об оказании услуг по перевозке речи уже нет.

Таким образом, Приказ фактически расширил круг лиц, обязанных применять положения Устава автомобильного транспорта. Получается, что эксплуатация любого транспортного средства организации должна оформляться путевым листом (Определение Верховного Суда РФ от 01.09.2014 № 302-КГ14-529, Письмо Минтранса России от 28.09.2018 № 03-01/21740-ИС).

Чтобы от начала и до конца разобраться в порядке оформления путевых листов с учетом новых требований, смотрите вебинар Контур.Школы «Автотранспортные расходы: путевой лист, бухгалтерский учет и налогообложение». В рамках видеоурока показан образец самостоятельно разработанной формы путевого листа, которую можно использовать.

Нужен ли арендатору автомобиля без экипажа путевой лист для подтверждения расходов по налогу на прибыль?

По гражданскому законодательству аренда транспортного средства может осуществляться без экипажа (ст. 642–649 ГК РФ) и с экипажем (ст. 632641 ГК РФ). По договору аренды транспортного средства без экипажа арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению и технической эксплуатации.

При аренде автомобиля без экипажа арендатор обязан вести путевые листы, поскольку именно он эксплуатирует транспортное средство и несет расходы на ГСМ. Путевой лист, содержащий обязательные реквизиты, является фактическим доказательством использования организацией арендованного транспортного средства в ее деятельности (ст. 252, подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). При этом путевой лист — один из первичных документов, подтверждающих расходы на ГСМ в целях налогообложения прибыли (Письма Минфина России от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161, от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354).

Путевой лист при аренде заполняется как обычно, только в поле «Организация» нужно прописать сведения о владельце машины — в данной ситуации об арендаторе: его наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона и ОГРН (п. 5 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных Приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152).

Правда ли, что с 1 марта 2019 года нельзя оформлять путевые листы на срок более одного дня?

Приказ Минтранса от 18.09.2008 № 152 предусматривает оформление путевого листа либо на рабочий день, либо на время выполнения рейса, если на перевозку необходимо затратить более одного рабочего дня. При этом в Письме Минтранса от 04.04.2019 № ДЗ-514-ПГ говорится, что срок действия путевого листа не регламентирован, а пункт 4 Приказа так же, как и раньше, определяет срок действия, в течение которого путевой лист может быть использован. В случае если путевой лист оформляется более чем на один день, прописывается дата (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого действует путевой лист.

Таким образом, путевой лист может быть оформлен на период, превышающий один день. Главное, проставить в документе следующие обязательные реквизиты:

  • показания одометра транспортного средства при выезде с парковочного места, а также при возвращении из рейса и окончании смены водителя транспортного средства;
  • дату и время выезда транспортного средства с парковки и его заезда на парковку;
  • дату и время проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства;
  • дату и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.

Если компания оформляет путевые листы по формам, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78, можно ли отметку о проведении предрейсового контроля технического состояния автомобиля в таких листах проставлять дополнительно?

Действительно, в Госкомстатовских бланках путевых листов не предусмотрены реквизиты для отметок о проведении предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортных средств. Например, в отношении технического состояния машины в путевом листе легкового автомобиля есть лишь отметка «Автомобиль технически исправен», причем за подписью механика, а не контролера (Типовая межотраслевая форма № 3, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78).

Но в документе должны быть дата, время и подпись с указанием фамилии и инициалов контролера, а также текст: «Контроль технического состояния транспортного средства пройден» (п. 12 Порядка организации и проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортных средств, утвержденного Приказом Минтранса России от 08.08.2018 № 296, п. 16.1 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных Приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152).

Получается, использование типовых форм путевых листов влечет за собой нарушение нормативных требований. Поэтому унифицированные формы Госкомстата можно лишь брать за основу и дополнять необходимыми реквизитами. При этом путевые листы могут быть составлены компанией в произвольной форме, но с использованием обязательных реквизитов, перечисленных в Приказе Минтранса России от 18.09.2008 № 152 (Письма Минфина России от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39406, от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161, УФНС России по г. Москве от 30.12.2009 № 16-15/139308).

Кто проводит технический контроль транспортного средства?

Разрешается ли проводить дистанционные предрейсовые медосмотры водителей при помощи компьютера и специального оборудования?

Проведение предрейсовых медосмотров дистанционным способом действующим законодательством не предусмотрено (Письмо Роструда от 03.10.2018 № ПГ/31740-03-3). На сайте онлайнинспекция.рф говорится, что дистанционно можно провести лишь некоторые манипуляции, входящие в предрейсовый медосмотр. Но невозможно проверить состояние кожных покровов, слизистых глаз, склер, зрачков и их реакцию на свет.

Суд также отмечает, что прохождение предрейсовых медосмотров удаленным способом с использованием телемедицинских технологий не соответствует положениям Федерального закона от 10.12.1995 № 196 «О безопасности дорожного движения» (Постановление Пятого арбитражного апелляционного суда от 03.10.2018 № 05АП-7137/2018).

Если проводить предрейсовые медосмотры водителей дистанционно, то контролирующие органы, скорее всего, расценят это как допуск работника к исполнению им трудовых обязанностей без прохождения медосмотра и привлекут к ответственности, предусмотренной частью 3 статьи 5.27.1 КоАП РФ в виде штрафа:

  • для организации — от 110 000 до 130 000 руб.;
  • для руководителя — от 15 000 до 25 000 руб.

Если генеральный директор управляет служебным автомобилем во время поездок к контрагентам, обязан ли он проходить предрейсовый медосмотр?

В соответствии с абзацем 3 пункта 3 статьи 23 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения», обязательные предрейсовые медицинские осмотры проводятся в отношении лиц, работающих в качестве водителей транспортных средств.

По мнению Верховного Суда РФ, если работник по должности не является водителем, но по должностной инструкции или исходя из характера работы ему приходится управлять служебным транспортным средством, то он обязан проходить предрейсовые медосмотры (Постановление Верховного Суда РФ от 19.12.2016 № 18-АД16-173).

Есть и противоположные мнения судов о том, что предрейсовый медосмотр не нужен лицам, работающим в качестве водителей, в служебные обязанности которых не входят обязанности водителей (Апелляционное определение Московского городского суда от 18.09.2018 № 33а-6141/2018).

Исходя из сказанного безопаснее будет провести предрейсовый медосмотр работника, управляющего автомобилем и принятого на работу не в качестве водителя, в том числе и генерального директора.

При выездной проверке организации налоговые инспекторы признали необоснованными расходы на ГСМ в связи с отсутствием в путевом листе конкретного маршрута автомобиля. Могут ли путевые листы без указания маршрута подтверждать расходы на приобретение ГСМ в целях исчисления налога на прибыль?

Приказ Минтранса России от 18.09.2008 № 152 не относит к числу обязательных реквизитов информацию о пройденном маршруте транспортного средства. Однако налоговые органы считают, что отсутствие в путевом листе информации о конкретном месте следования не позволяет судить о факте использования автомобиля в деятельности организации и, как следствие, об экономически обоснованных расходах на ГСМ (ст. 252 НК РФ, Письма Минфина России от 01.08.2005 № 03-03-04/1/117 и от 20.02.2006 № 03-03-04/1/129).

Судебная практика по данному вопросу достаточно противоречива. Некоторые суды солидарны с контролирующими органами и признают, что если в путевом листе нет информации о маршруте, то расходы на ГСМ необоснованны (Определение ВАС РФ от 30.08.2013 № ВАС-11880/13, Постановление Арбитражного суда Московского округа от 08.04.2015 № Ф05-3450/2015). Другие арбитры говорят, что отсутствие в путевых листах данных о маршруте автомобиля не является основанием для отказа в подтверждении расходов на ГСМ (Постановления ФАС Московского округа от 26.08.2010 № КА-А41/9668-10 и от 20.07.2010 № КА-А40/7436-10).

В целях предотвращения риска исключения при проверке из состава налоговых расходов затрат на приобретение ГСМ лучше составлять путевой лист с указанием маршрута автомобиля.

Обязательны ли нормы расхода топлива, утвержденные Минтрансом, для принятия расходов по ГСМ при налогообложении?

Пункт 3 Методических рекомендаций «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте», введенных в действие Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р, все еще содержит текст, что эти нормы предназначены для расчетов по налогообложению предприятий. Но, по результатам экспертизы Минэкономразвития России, из пункта было исключено упоминание о предназначении этих норм для расчетов по налогообложению предприятий (п. 4.2 Заключения Минэкономразвития России от 20.04.2012 «По итогам экспертизы на распоряжение Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р «О введении в действие методических рекомендаций «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте»).

Таким образом, организации не обязаны применять Минтрансовские Методические рекомендации. Об этом не раз говорилось в разъяснениях Минфина, который признает право, а не обязанность налогоплательщиков учитывать эти нормы (Письма Минфина России от 22.03.2019 № 03-03-07/19283, от 27.01.2014 № 03-03-06/1/2875 и от 27.09.2018 № 03-11-11/69335).

Организации могут использовать как Минтрансовские, так и собственные нормы расхода ГСМ, только не забывая прописать в своей учетной политике выбранный вариант. Если предприятие использует собственные нормы, то они должны быть утверждены приказом руководителя. Разработать их можно разными способами (Письма Минфина РФ от 10.06.2011 № 03-03-06/4/67 и Управления ФНС России от 05.11.2015 № 08-14-03/13321). Например, на основании:

  • заключения научной организации, осуществляющей разработку таких норм;
  • данных технической документации автотранспорта;
  • информации, предоставленной изготовителем автомобиля;
  • актов контрольных замеров норм расхода топлива для конкретного автомобиля.

Путевые листы можно заполнять на компьютере или только от руки?

Способ заполнения путевых листов Приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 не установлен. Однако из положений этого документа следует, что даты и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя проставляет медицинский работник, проводивший соответствующий осмотр, и заверяет их своей подписью с указанием фамилии и инициалов. Дату и время проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства должен проставить контролер технического состояния автотранспортных средств, проводивший соответствующий контроль, и заверить своей подписью с указанием фамилии и инициалов. Таким образом, все отметки медика и технического контролера могут быть сделаны только от руки.

Кроме того, путевой лист оформляется до начала выполнения рейса, а значит, в него не могут быть заранее внесены время, километраж, показания спидометра и маршрут следования. Значит, технически невозможно, выполнив положения Приказа, заполнить эти поля путевого листа на компьютере.

При этом путевой лист — это обычный первичный учетный документ, который может быть составлен не только в момент совершения операции, но и непосредственно после ее окончания (п. 3 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). На этом основании можно заполнять путевые листы комбинированным способом: частично на компьютере (проставляя данные, известные до начала рейса) и частично от руки.

Актуальный бланк и образец заполнения путевого листа

Путевой лист является одним из важнейших учетных документов, который имеет хождение на предприятиях, работающих в транспортной сфере, а также использующих автомобили для собственных нужд.

Роль документа

Путевой лист решает сразу несколько задач. Связано это с тем, что в нем фиксируется вся важная информация, касающаяся работы автомобиля, в том числе:

  • его техническое состояние;
  • пройденный километраж;
  • часы работы водителя;
  • совершенные переезды в течение смены;
  • расход горюче-смазочных материалов и пр.

На основе всех этих данных проводится контроль за использованием транспортного средства и эффективностью труда водителя, а также в дальнейшем в бухгалтерии предприятия происходит начисление заработной платы водителю, механику и диспетчеру.

Путевой лист заполняется в отношении различных автомобилей: легковых, грузовых, а также спецтехники.

Что должен иметь при себе водитель

Любой водитель в процессе выполнения своей работы должен иметь при себе несколько документов. К ним относятся:

  • водительское удостоверение (с нужным классом допуска);
  • бумаги на автомобиль (если есть прицеп – он тоже должен быть зарегистрирован);
  • сопроводительные документы на перевозимый товар (товарно-транспортные накладные и пр.);
  • если требуется – специальное разрешение на транспортировку особых грузов;
  • путевой лист.

Кто заполняет бланк

Ведение путевых листов обычно возлагается на руководителя структурного подразделения, бухгалтера, диспетчера или иного сотрудника (иногда эти документы выписывает сам руководитель организации).

ВНИМАНИЕ! Водители к заполнению путевых листов допускаться не должны.

Задача водителя для правильного оформления путевого листа заключается только в том, чтобы поставить автограф о приеме и сдаче машины в конце рабочей смены, а также сделать отметки о совершенных переездах.

Путевой лист выдается водителю под расписку, при этом обязательным условием его получения является сдача документа за предыдущий день.

В некоторых случаях путевой лист можно оформлять не на одну рабочую смену, а на более длительный период (например, при междугородних перевозках).

Особенности документа

Единые стандарты первичных документов с 2013 года отменены, так что сейчас сотрудники предприятий имеют право выбрать, оформлять ли им путевой лист каждый раз в свободном виде (что нецелесообразно), разработать свой уникальный бланк документа или применять унифицированную, ранее обязательную форму. Последний вариант оказывается для многих компаний наиболее предпочтительным, т.к. такая форма включает в себя все нужные реквизиты и строки (т.е. нет необходимости тратить время на разработку и создание структуры и содержания листа).

Документ ведется в бумажном (распечатанном) виде, сведения в него вносятся шариковой ручкой любого темного цвета (другие средства письма – фломастеры, карандаши и т.п. применять не стоит).

При заполнении путевого листа следует избегать помарок и ошибок. Если какая-либо оплошность все же произошла, лучше заполнить новый бланк, но если это невозможно, исправлять неправильные данные нужно очень аккуратно. Можно либо замазать их с помощью корректора, либо зачеркнуть и сверху написать верную информацию (сделав рядом отметку «исправленному верить»). Все правки обязательно следует удостоверять подписью лица, их внесшего.

После оформления путевого листа, бланк обязательно подписывается ответственными лицами, а также заверяется печатью предприятия (при условии, что использование штемпельных изделий для визирования подобных бумаг закреплено в учетной политике фирмы).

Прежде чем перейти к примеру заполнения документа, скажем несколько слов о порядке внесения в него информации.

Бланк заполняется ответственным лицом перед тем, как автомобиль выедет из гаража.

В лист ставят свои подписи: механик, который осуществляет контроль за техническим состоянием транспортного средства, по необходимости — медицинский работник, который удостоверяет физическое состояние водителя, сам водитель и ответственный работник.

Образец заполнения путевого листа

Итак, в лист по порядку вписываются:

  • дата его составления;
  • название организации и ее адрес;
  • код по ОКПО;
  • марка машины (если автомобиль иностранного производства модель можно вписывать в русской транскрипции);
  • государственный номер и гаражный (если таковой имеется);
  • данные о водителе: его ФИО, табельный номер, номер водительского удостоверения, класс вождения. Сведения о лицензионной карточке необходимо вносить, если водитель работает с использованием лицензии.

Во вторую часть бланка слева включаются сведения о задании, выданном водителю на текущую смену. Здесь указываются:

  • кто именно выдал поручение: структурное подразделение и наименование предприятия;
  • адрес подачи;
  • время выезда из гаража (точно – в часах и минутах);
  • подписи механика и водителя.

После поездки следует отметить время возвращения в гараж, периоды ожидания, простоя, назначение поездок и пр., а также заверить всю эту информацию автографом водителя.

С правой стороны документа указываются:

  • сначала данные о техническом состоянии автомобиля на момент выезда: показания спидометра, удостоверяющие исправность машины подписи механика и водителя, марка и код используемого горючего;
  • затем после возвращения подробно расписывается расход горючего (сюда вносит данные заправщик или техник по ГСМ): сколько было выдано по заправочному листу (в литрах), сколько было в баке при выезде из гаража и при приезде обратно, расход (нормированный и фактический), а также сведения об экономии или перерасходе;
  • затем вписываются цифры со спидометра, и механик удостоверяет все это опять же своей подписью.

На оборотной стороне путевого листа указывается информация о поездках, совершенных в течение рабочей смены (по порядку). Здесь пишется

  • адрес, с которого автомобиль выехал,
  • место назначения,
  • время выезда и возвращения,
  • пройденный километраж,
  • подпись водителя.

В завершение бланк заполняется работником бухгалтерии, который рассчитывает количество реально отработанных часов, пройденный километраж, и, исходя из этого, начисляет заработную плату водителю.

Можно ли обойтись без путевого листа

Поскольку путевой лист относится к первичным бухгалтерским документам, его применение обязательно. Если организация пренебрегает заполнением этого документа, в случае выездной налоговой проверки она может быть подвергнута административному наказанию в виде штрафа.

Сколько времени хранить документ

Все первичные документы подлежат достаточно длительному хранению. Путевые листы – не исключение. После оформления и проведения по ним всех бухгалтерских операций, эти документы необходимо держать в закрытом от доступа посторонних лиц месте не менее пяти лет или период, установленный внутренними нормативными бумагами организации.

Правильное оформление путевого листа

Дата публикации 28.02.2019

Путевой лист – это первичный документ, который служит для учета и контроля работы транспортного средства и водителя в организациях и у предпринимателей, чья деятельность связана с автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом.

Такой вывод следует из ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ “Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта” и ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ “О бухгалтерском учете”.

Утвержденной формы путевого листа не существует. Организации (ИП) должны самостоятельно составить форму путевого листа, предусмотрев в нем обязательные реквизиты, которые указаны в приказе Минтранса от 18.09.2008 № 152 (далее – Приказ № 152).

Путевой лист должен быть оформлен на каждое транспортное средство, которое используется организациями и предпринимателями для перевозки грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом, а также городским наземным электрическим транспортом (п. 9 Приказа № 152).

Из п. 2 Приказа № 152 также следует, что его обязаны применять любые организации и предприниматели, эксплуатирующие легковые автомобили, грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи. Таким образом, владелец указанного транспорта может не оказывать услуги по договору перевозки (фрахтования). Следовательно, составлять путевые листы обязаны и те хозяйствующие субъекты, которые используют транспорт для собственных (служебных, хозяйственных) нужд (определение ВС РФ от 01.09.2014 № 302-КГ14-529).

Содержание путевого листа

Данные обязательные реквизиты не противоречат обязательным реквизитам первичного учетного документа, которые содержатся в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ “О бухгалтерском учете”.

Итак, путевой лист должен содержать следующие обязательные реквизиты (п. 3-7 Приказа № 152):

  1. наименование и номер путевого листа. В наименовании путевого листа указывается тип транспортного средства, на которое оформляется путевой лист (путевой лист легкового автомобиля, путевой лист трамвая и т.п.). Номер путевого листа указывается в заголовочной части в хронологическом порядке в соответствии с принятой владельцем транспортного средства системой нумерации (п. 12 Приказа № 152);
  2. сведения о сроке действия путевого листа:
    • при оформлении путевого листа на один день – дату (число, месяц, год) использования путевого листа;
    • при оформлении путевого листа более чем на один день – даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован;
  3. сведения о собственнике (владельце) транспортного средства:
    • для юридического лица – наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона, ОГРН;
    • для индивидуального предпринимателя – фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона, ОГРН;
  4. сведения о транспортном средстве:
    • тип транспортного средства (легковой автомобиль, грузовой автомобиль, автобус, троллейбус, трамвай), модель транспортного средства; если грузовой автомобиль используется с автомобильным прицепом, автомобильным полуприцепом, отражается модель автомобильного прицепа, автомобильного полуприцепа;
    • государственный регистрационный знак автомобиля, грузового прицепа, грузового полуприцепа, автобуса, троллейбуса;
    • показания одометра (полные км пробега) при выезде транспортного средства с парковки (парковочного места), предназначенной для стоянки данного транспортного средства по возвращении из рейса и окончания смены (рабочего дня) водителя транспортного средства;
    • дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с парковки и его заезда на парковку;
    • дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства (если обязательность его проведения предусмотрена законодательством Российской Федерации).
  5. сведения о водителе:
    • фамилию, имя, отчество водителя;
    • дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.

В путевой лист можно включить дополнительные реквизиты, учитывающие особенности деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа (п. 8 Приказа № 152). За основу можно взять реквизиты форм путевых листов, которые утверждены постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78 и были обязательны к применению до 01.01.2013 (до вступления в силу Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Порядок оформления путевого листа

Путевой лист оформляется уполномоченным работником организации или ИП и выдается водителю, который берет его с собой в поездку.

Максимальный срок действия путевого листа не ограничен. При этом оформлять его следует (п. 10 приказа № 152):

  • до начала рейса, если длительность рейса водителя превышает продолжительность смены (рабочего дня);
  • до начала первого рейса, если в течение смены (рабочего дня) водитель совершает один или несколько рейсов.

Исходя из этого, если в течение рабочего дня (смены) выполняется один и более рейсов, оформляется один путевой лист на весь день. Если же длительность рейса превышает один рабочий день (смену), путевой лист оформляется на весь срок рейса, даже если его длительность более месяца.

При этом если в течение срока действия путевого листа транспортное средство используется несколькими водителями, можно оформить несколько путевых листов на каждого водителя (п. 11 Приказа № 152).

По общему правилу даты, время и показания одометра при выезде транспортного средства с парковки и его заезде на парковку проставляются и заверяются уполномоченными лицами, которые назначаются решением руководителя предприятия или предпринимателем. Исключение составляют случаи, когда предприниматель сам является водителем. Тогда путевой лист он заполняет и подписывает самостоятельно (п. 13, 14 Приказа № 152).

Если путевой лист оформляется на одно транспортное средство, но на несколько водителей, то дата, время и показания одометра при выезде транспортного средства с парковки проставляются в путевом листе водителя, который первым выезжает с парковки, а дата, время и показания одометра при заезде транспортного средства на парковку – в путевом листе водителя, который последним заезжает на парковку (п. 15 Приказа № 152).

Даты и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя проставляются медицинским работником, который проводил соответствующий осмотр. Кроме того, необходимо заверить эти данные подписью медработника с указанием фамилии и иницалов (п. 16 Приказа № 152). Подробнее о таких медосмотрах читайте в Справочнике кадровика.

Также в путевом листе должны быть указаны сведения о дате и времени проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства. Они проставляются контролером технического состояния транспортных средств, проводившим соответствующий контроль, и заверяются его подписью с указанием Ф. И. О. (п. 16.1 Приказа № 152). Контроль за техническим состоянием транспортных средств осуществляется в соответствии с порядком, утв. приказом Минтранса России от 08.08.2018 № 296.

Учет и хранение путевых листов

Собственники (владельцы) транспортных средств обязаны регистрировать оформленные путевые листы в журнале учета движения путевых листов (п. 17 Приказа № 152). Каких-либо специальных требований к оформлению и ведению такого журнала законодательство не содержит.

Примерная форма журнала учета движения путевых листов утверждена постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78. Применение именно этой формы не является обязательным условием, ее можно взять за основу при составлении собственной формы журнала.

Хранить оформленные путевые листы следует не менее пяти лет (п. 18 Приказа № 152).

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector