Порядок организации и проведения внутренних проверок системы менеджмента качества
Advokat-pavlovich.ru

Юридический портал

Порядок организации и проведения внутренних проверок системы менеджмента качества

Внутренний аудит СМК – системы менеджмента качества

Аудит СМК — цели и источники информации

Аудит системы менеджмента качества (СМК) — это систематический процесс получения сведений о функционировании СМК и ее соответствии критериям, установленным действующими стандартами.

Аудит СМК может быть:

  • внешним — проверка проводится сотрудниками сторонних специализированных организаций;
  • внутренним — проверка проводится сотрудниками службы качества аудируемого предприятия (подробности о службе внутреннего аудита вы найдете здесь).

Внутренний аудит системы менеджмента качества проводится с целью:

  • своевременного выявления проблем и несоответствий в функционирующей на предприятии СМК;
  • определения причин возникновения таких несоответствий и разработки методов их устранения;
  • проверки эффективности корректирующих действий, выполненных по итогам ранее завершенных проверок;
  • подготовки к внешнему аудиту для получения сертификата соответствия ИСО 9001 и другим стандартам.

Источниками информации в ходе такой проверки могут быть:

  • личные беседы с работниками аудируемых подразделений предприятия;
  • результаты самостоятельного наблюдения аудиторов за деятельностью работников, состоянием их рабочих мест, условиями труда и пр.;
  • информация, полученная от потребителей по обратной связи;
  • внутренние документы подразделения (отчеты, контракты, инструкции, калькуляции, конструкторская и технологическая документация и пр.);
  • отчеты о проведенных аудитах и выполненных по их итогам корректировках, составленные ранее.

Принципы проведения внутреннего аудита СМК

Принципы проведения внутренних аудитов зафиксированы в ГОСТ Р ИСО 19011-2012. К ним относятся:

  • беспристрастность: аудитор должен объективно оценивать полученные сведения и документы, формировать правдивые и точные отчеты;
  • конфиденциальность: аудитор должен сохранять полученную им информацию в тайне от третьих лиц;
  • профессиональная осмотрительность: аудитор должен быть прилежным, применять имеющиеся у него профессиональные знания по отношению к объекту проверки;
  • независимость: аудитор должен самостоятельно принимать решения на основании полученных им сведений и не изменять их из-за стороннего влияния заинтересованных лиц;
  • подход, основанный на свидетельстве: в связи с ограниченной продолжительностью времени, в течение которого должна быть проведена проверка, аудитор должен использовать выборки определенной информации с целью получения сведений о функционировании СМК в целом;
  • целостность: деятельность аудитора должна соответствовать одновременно всем перечисленным выше принципам.

Порядок проведения внутреннего аудита

Процедура проведения внутренней проверки включает несколько стадий, идущих в следующем порядке:

  1. Издание приказа о выполнении аудита (в нем указывается информация о проверяемом подразделении и составе аудиторской группы).
  2. Составление и утверждение плана проверки.
  3. Проведение членами аудиторской группы рабочего совещания.
  4. Разработка рабочей документации для проведения аудита.
  5. Уведомление проверяемого подразделения о грядущей проверке.
  6. Проведение предварительного совещания с представителями аудируемого подразделения.
  7. Проверка.
  8. Итоговое совещание с представителями аудируемого подразделения.
  9. Составление отчетной документации и ее рассылка заинтересованным лицам.

Программа аудита

Программа внутреннего аудита — это документ, содержащий сведения об аудитах, которые должны быть проведены на предприятии в течение определенного периода времени (как правило, полугода или года). Его разработкой занимается представитель службы качества предприятия, обладающий полномочиями по проведению проверок в его подразделениях.

В программе внутреннего аудита СМК указываются:

  • цели аудита;
  • проверяемые процессы (виды деятельности подразделения);
  • проверяемые подразделения;
  • критерии аудита;
  • время (как правило, указывается месяц) проведения;
  • Ф. И. О. аудитора.

Документ утверждает руководитель предприятия (генеральный директор, главный инженер и пр.). После этого руководитель службы качества формирует планы-графики проведения конкретных аудитов и согласовывает их с руководством подразделений, в отношении которых будет проводиться проверка.

Содержание и пример плана внутреннего аудита СМК

Руководитель аудиторской группы должен подготовить план аудита и ознакомить с ним проверяемое подразделение. Этот документ содержит следующую информацию:

  • цели проведения проверки;
  • критерии, по которым проводится аудит, а также перечень проверяемых документов;
  • область аудита (проверяемое подразделение, в том числе протекающие в нем организационные и функциональные процессы);
  • указание даты и места проведения проверки;
  • роли и ответственность членов аудиторской группы и сопровождающих их лиц.

Документ утверждается руководителем предприятия, подразделения которого подвергаются проверке. В ходе аудита план может быть скорректирован руководителем аудиторской группы. Пример плана проведения внутреннего аудита может выглядеть так:

Представитель руководства СМК

(подпись) /Мальченков Е. А./

План внутреннего аудита

Основание для проверки: программа внутреннего аудита системы менеджмента качества на 2018 год.

Объект проверки: управление ресурсами для мониторинга и измерений, метрологическое обеспечение.

Аудируемое подразделение: инструментально-заготовительный цех.

Сроки проведения проверки: 09.08.2018–10.08.2018.

Критерии аудита (обозначение документов или их разделов): п. 7.1.5 ГОСТ Р ИСО 9001-2012, СТО СМК 7.021-2017.

Цель аудита: проверка и оценка соответствия установленным требованиям.

Руководитель аудиторской группы: Евсеева Ю. Н.

Аудиторы: Артемов Е. П., Клинкова А. С.

Дата представления отчета: 13.08.2018.

Список должностных лиц, которым должны быть представлены копии отчета: представитель руководства по СМК, руководитель инструментально-заготовительного цеха.

Руководитель аудиторской группы:

(подпись) /Ю. Н. Евсеева/ 01.08.2018

(подпись) /Е. П. Артемов/ 01.08.2018

(подпись) /А. С. Клинкова/ 01.08.2018

Контрольный лист как основной инструмент аудитора

Основным рабочим документом аудитора является контрольный лист. Он представляет собой заранее составленный систематизированный перечень вопросов, ответы на которые позволят проверяющему получить полную и актуальную информацию о функционировании СМК в подразделениях.

Существующие стандарты не содержат конкретной формы этого документа, поэтому аудитор может подготовить его самостоятельно. Важно, чтобы форма контрольного листа позволяла вносить в него сведения, полученные в ходе аудита, и использовать их в процессе последующего анализа.

Цель использования данного документа — напоминание аудитору об информации, которую он должен получить, и фактах, которые должны быть исследованы в ходе проведения проверки. Кроме того, применение такого листа позволит аудитору оценить объем предстоящих работ, правильно распределить их во времени и закончить проверку в соответствии с заданными сроками.

Использование заранее подготовленных контрольных листов не должно оказывать влияния на проведение аудита. В том случае, когда ход проверки изменяется (например, если в процессе ее осуществления аудитор выявил подлежащие исследованию факты, проверка которых не была запланирована), в контрольные листы должны быть внесены соответствующие корректировки.

Рабочие документы и записи стоит сохранять до конца аудита. Если в них содержится информация, имеющая статус конфиденциальной, необходимо обеспечить им надлежащий уровень защиты от несанкционированного доступа.

Работа с несоответствиями, выявленными по итогам внутреннего аудита

Все несоответствия, выявленные по итогам проверки, должны быть задокументированы. Эта процедура предусматривает:

  • обнаружение, идентификацию и регистрацию несоответствий;
  • классификацию несоответствий по степени их значимости;
  • составление протоколов несоответствий.

В протоколе о несоответствии указываются:

  • время и место его обнаружения;
  • содержание и значимость несоответствия;
  • ссылка на нарушение определенного пункта стандарта предприятия или ГОСТа, выступающего в качестве критерия аудита.

Протокол несоответствия является источником информации для последующей разработки корректирующих и предупреждающих действий, позволяющих устранить выявленные недостатки.

Примеры несоответствий при внутреннем аудите СМК

Перечень несоответствий, которые могут быть выявлены в процессе внутреннего аудита, является обширным, т. к. характеристики любого процесса, протекающего в организации, могут полностью или частично не отвечать заданным стандартом критериям.

Приведем перечень основных критериев и наиболее часто встречающихся несоответствий им:

  1. Ответственность руководства:
  • не выполняется анализ СМК со стороны руководства;
  • не доводятся до сведения работников политика и цели предприятия в области качества;
  • отсутствует матрица распределения ответственности между сотрудниками.
  1. СМК:
  • отсутствует руководство по качеству;
  • не зафиксированы документально процедуры СМК;
  • не осуществляется процедура планирования качества.
  1. Управление документацией:
  • не реализуется процедура управления документацией;
  • не установлен перечень документации и данных, подлежащих управлению;
  • не выполняется процедура изменения документов и данных.
  1. Управление продукцией, поставляемой потребителям:
  • не выполняется процедура управления продукцией, поставляемой потребителям;
  • не является мотивированным отсутствие таких процедур.
  1. Управление несоответствующей продукцией:
  • не осуществляется управление несоответствующей продукцией;
  • отсутствует или находится в неподходящем месте изолятор брака;
  • не осуществляется управление несоответствующей продукцией, находящейся в изоляторе.
  1. Подготовка кадров:
  • не документируются процедуры подбора и обучения персонала;
  • в рабочей документации отдела кадров отсутствуют планы по повышению квалификации.

Содержание и пример отчета по внутреннему аудиту СМК

После окончания внутреннего аудита руководитель аудиторской группы составляет отчет по итогам проделанной работы.

Составление отчета об аудите обеспечивает:

  1. Наглядность результатов проведенной проверки.
  2. Возможность обобщения и анализа результатов всех аудитов, проведенных согласно действующей программе.
  3. Упрощение процедуры подготовки и реализации корректирующих действий.

Форма такого отчета действующими стандартами не регламентирована, поэтому он может различаться, в зависимости от предприятия. В общем же виде отчет может выглядеть следующим образом:

Представитель руководства СМК

(подпись) /Е. А. Мальченков/

Отчет о результатах проведения внутреннего аудита

Регистрационный № 21 от 13.08.2018

Наименование процесса или вида деятельности: управление ресурсами для мониторинга и измерений, метрологическое обеспечение.

Наименование аудируемого подразделения: инструментально-заготовительный цех.

Дата аудита: 09.08.2018–10.08.2018.

Критерии аудита (обозначение документа или его разделов): п. 7.1.5 ГОСТ Р ИСО 9001-2012, СТО СМК 7.021-2017.

Цель внутреннего аудита: проверка и оценка соответствия установленным требованиям.

Руководитель аудиторской группы: Евсеева Ю. Н.

Аудиторы: Артемов Е. П., Клинкова А. С.

Объем выполнения аудита: полный.

Количество обнаруженных несоответствий: 0

Заключение по результатам аудита

Деятельность проверяемых подразделений соответствует установленным требованиям. Корректирующие действия не требуются.

Руководитель аудиторской группы:

Итак, внутренние аудиты являются одним из главных инструментов оценки эффективности функционирования СМК. Проведение таких проверок позволяет руководству выявить несоответствия критериям аудита, заданным существующими стандартами, а также подготовиться к прохождению внешней проверки, проводимой в рамках сертификации производства. Проведение проверки осуществляется в соответствии с существующей программой аудитов на основании подготовленного руководителем аудиторской группы плана аудита. По итогам проверки составляется отчет об аудите, который содержит сведения о выявленных несоответствиях и (при их наличии) рекомендуемых корректирующих мероприятиях, направленных на их устранение.

Внутренние проверки системы менеджмента качества (стр. 1 )

Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах:
1 2 3

Система менеджмента качества

ВНУТРЕННИЕ ПРОВЕРКИ СИСТЕМЫ

Государственное образовательное учреждение

«Пермская государственная фармацевтическая академия

Федерального агентства по здравоохранению и социальному развитию»

У Т В Е Р Ж Д А Ю:

Ректор ГОУ ВПО ПГФА

«______» __________________ 2007 г.

С О Г Л А С О В А Н О:

Проректор по качеству

«_______» _________________ 2007 г.

1. РАЗРАБОТАН И ВНЕСЕН: Проректором по качеству.

2. УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Приказом ГОУ ВПО ПГФА от «15» мая 2007 г.

3. СТО соответствует требованиям ГОСТ Р ИСО и учитывает требования:

– ГОСТ Р 52614.2-2006 ( IWA 2:2003);

– МС ИСО/ТО 10013:2001.

4. ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ.

Настоящий стандарт не может быть полностью или частично воспроизведен, тиражирован и распространен без разрешения Отделом менеджмента качества.

1. НАЗНАЧЕНИЕ И ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ .. 4

2. НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ .. 4

3. ПОЛНОМОЧИЯ И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ .. 4

4. ПРОЦЕСС ПРОВЕДЕНИЯ ВНУТРЕННЕЙ ПРОВЕРКИ .. 4

5. РЕЗУЛЬТАТИВНОСТЬ .. 9

ПРИЛОЖЕНИЕ А .. 10

Приложение Б .. 11

Приложение В .. 12

Приложение Г . 12

Приложение Д .. 14

Приложение Е .. 15

Приложение Ж . 16

Приложение З .. 16 9

Приложение И .. 20

Приложение К .. 21

Приложение Л .. 22

ЛИСТ РЕГИСТРАЦИИ ИЗМЕНЕНИЙ. 23

1. НАЗНАЧЕНИЕ И ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ

Настоящий стандарт устанавливает порядок организации проведения внутренних аудитов (проверок) функционирования СМК в организации, обязанности и полномочия при организации и проведении внутренних аудитов, а также основные положения по планированию и проведению внутренних аудитов.

Настоящий стандарт применяется при проведении внутренних проверок в структурных подразделениях ПГФА, включенных в СМК.

2. НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ

В настоящем стандарте даны ссылки на следующие нормативные документы:

1. ГОСТ Р ИСО Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь.

2. ГОСТ Р ИСО Системы менеджмента качества. Требования.

3. ГОСТ Р ИСО Системы менеджмента качества. Руководящие указания по улучшению деятельности.

4. ГОСТ Р 52614.2-2006 ( IWA 2:2003) Системы менеджмента качества. Руководящие указания по применению ГОСТ Р ИСО 9001:2001 в сфере образования.

5. ГОСТ Р ИСО Рекомендации по аудиту систем менеджмента качества и/или охраны окружающей среды.

6. МС ИСО/ТО «Технический отчет. Рекомендации по документированию систем менеджмента качества».

7. Проверка кафедр проводится в соответствие с Положением «О кафедре ПГФА».

3. ПОЛНОМОЧИЯ И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

3.1 Ответственность и полномочия за полноту и качество проведения внутренних аудитов в подразделениях несет проректор по качеству.

3.2 Назначенные старший аудитор и другие аудиторы отвечают за подготовку, проведение внутренних проверок согласно программе (приложение А), представление плана внутренней проверки (приложение Б), бланков регистрации несоответствий (приложение Д), уведомлений (приложение Е), проверку корректирующих мероприятий, конфиденциальность полученной информации.

3.3 Руководители проверяемых подразделений отвечают за обеспечение надлежащего проведения внутренних проверок, выполнение корректирующих мероприятий по устранению несоответствий и уведомлений, выявленных в процессе проверки, анализ работы СМК в подчиненных им подразделениях организации.

4. ПРОЦЕСС ПРОВЕДЕНИЯ ВНУТРЕННЕЙ ПРОВЕРКИ (АУДИТА)

4.1 Схема процесса внутренней проверки представлена на рис. 1.

Рис.1 . Схема процесса внутренних проверок

– Назначенная комиссия по аудиту;

– Программа внутренних аудитов на год;

– Указание высшего руководства;

– Результаты предыдущих проверок;

4.1.1. Описание процесса проверки

Внутренние аудиты СМК проводятся с целью:

– оценки полноты соответствия СМК требованиям потребителя;

– оценки эффективности функционирования СМК или отдельных ее элементов с точки зрения достижения целей, определенных в Политике в области качества;

– определения возможностей и путей улучшения СМК, в том числе по предоставлению услуги и процессов;

– определения несоответствий СМК или отдельных ее процессов в сравнении с требованиями, установленными документами системы;

– проверки эффективности корректирующих мер по результатам предыдущих действий.

ПГФА проводит внутренние аудиты в отношении аспектов, связанных с образовательной продукцией, процессами НИР; аккредитацией и сертификацией, недостатками процессов, эффективностью методов обучения, образовательными процессами и процессами НИР, характеристиками системы менеджмента качества.

Необходимость внутренних проверок вызывается следующими причинами:

– введением переработанной или вновь разработанной документации СМК;

– организационными изменениями структуры;

– проверками СМК, в том числе плановыми и внеплановыми;

– совершенствованием процессов предоставления услуг;

– совершенствованием процедур и, соответственно, документов СМК, вызванными либо внутренними, либо внешними причинами;

– подготовкой к аккредитации;

– подготовкой к сертификации СМК.

– Отчет по аудиту;

– Предложения по корректирующим и предупреждающим действиям;

– Оценка результативности и эффективности функционирования СМК;

– Оценка деятельности аудиторов;

– Предложения по улучшению СМК;

– Изменения и дополнения в распределении ресурсов.

4.2 Обязанности участников внутренней проверки.

4.2.1 Руководитель программы проверки обязан:

Ø разрабатывать программы проверок, согласовывать их с представителем руководства и представлять на утверждение ректору ПГФА;

Ø осуществлять контроль за реализацией программы проверок.

4.2.2 Старший аудитор обязан:

– осуществлять руководство командой (комиссией) аудиторов;

– представлять руководителю программы проверки предложения по составу команды аудиторов для его утверждения;

– разрабатывать календарный план-график проверки и представлять его на утверждение проректором по качеству;

– осуществлять руководство командой (комиссией) аудиторов;

– проводить проверки наиболее важных объектов в составе команды аудиторов;

– идентифицировать и координировать деятельность членов команды аудиторов с учетом особых сфер аудита;

– обеспечивать, чтобы каждый член команды аудиторов владел процедурами и инструментами аудита, был компетентен в сфере объекта аудита;

– согласовывать идентификацию полномочных представителей согласно планам проверки;

– обеспечивать приемлемые условия для проведения аудита в соответствующих подразделениях, координируя эту деятельность с полномочными представителями;

– проводить рабочие совещания членов команды аудиторов для обсуждения аудиторских свидетельств и принятия решений о несоответствиях;

– разрешать совместно с руководителями проверяемых подразделений возникающие в процессе аудита противоречия и разногласия;

– своевременно подготавливать по результатам проверки и аудиторским заключениям отчет о проверке для его представления руководителю программы проверки для утверждения.

Примечание: Если комиссия состоит из одного аудитора, обязанности главного аудитора и членов команды аудиторов выполняются указанным аудитором.

4.2.3 Член группы по проверке обязан:

Ø сообщать и разъяснять в проверяемых подразделениях область деятельности, критерии аудита и требования проводимой проверки;

Ø эффективно и результативно планировать с помощью контрольных листков, компетентно и с соблюдением этических норм выполнять возложенные на аудитора обязанности;

Ø осуществлять проверку только в рамках области деятельности проводимой проверки, в т. ч. в границах критериев аудита;

Ø собирать и анализировать аудиторские свидетельства, необходимые и достаточные для составления аудиторских заключений о проверяемой системе качества;

Ø четко, ясно и однозначно документировать наблюдения при проверке;

Ø идентифицировать выявленные несоответствия в терминах конкретных требований стандарта или других нормативных документов, на соответствие которым проводится проверка;

Ø давать предложения по установлению категорий несоответствий;

Ø результативно сотрудничать с главным аудитором, руководством проверяемого подразделения и полномочным представителем в зоне проверки.

4.2.4 Руководитель проверяемого подразделения обязан:

Ø участвовать в согласовании календарного плана-графика проверки;

Ø отклонять кандидатуру аудитора(ов), если не обеспечена его объективность и не подтверждена его компетентность;

Ø назначать полномочных представителей в подразделении для сопровождения аудиторов и предоставления им официальной информации;

Ø информировать персонал подразделения о целях и области деятельности проверки;

Ø снабжать команду аудиторов всеми средствами, необходимыми для обеспечения эффективного и результативного проведения проверки;

Ø по запросу аудиторов предоставлять им доступ к документации;

Ø сотрудничать с аудиторами для достижения целей проверки;

Ø организовывать проведение анализа причин несоответствий и участвовать в разработке корректирующих действий;

Ø если в этом имеется необходимость, принимать незамедлительные меры по устранению несоответствий;

Ø обеспечивать своевременность выполнения корректирующих действий.

4.2.5 Полномочный представитель в подразделении обязан:

Ø осуществлять подготовку проверяемого подразделения;

Ø сопровождать аудитора (группу аудиторов) в подразделении и при необходимости давать разъяснения по объектам проверки;

Ø давать официальные ответы на вопросы аудитора(ов) в рамках области деятельности проводимой проверки, в т. ч. в границах критериев аудита;

Ø подтверждать аудиторские свидетельства, установленные в ходе проверки;

Ø пресекать попытки аудитора(ов) выходить за рамки области деятельности проводимой проверки;

Ø оказывать поддержку деятельности аудитора(ов).

4.3 Программы, планы и рабочие документы проверок

Руководителем программы проверки является Ректор.

Область применения проверок определяется с учетом важности деятельности, которая планируется для проверки, и информации о существующих и предполагаемых проблемах в области качества.

Программа проверки СМК разрабатывается на учебный год.

Программа проверки должна предусматривать проверку выполнения требований разделов 4-8 ГОСТ Р ИСО во всех основных подразделениях ПГФА в течение 3-х лет.

Программа проверки оформляется по форме приложения А.

Утвержденные ректором программы проверки являются приказами и подлежат обязательному выполнению.

Календарные планы-графики являются рабочими документами комиссии и разрабатываются проректором по качеству в развитие программ проверки и/или с учетом расписания последующих проверок.

Контрольные листки, включающие контрольные вопросы для проверки, являются рабочими документами каждого аудитора и применяются как индивидуальные планы работы.

Внеплановые проверки проводятся в связи с установленными при внутренних и внешних проверках несоответствиями. Внеплановые проверки могут быть также назначены проректором по качеству при наличии особых обстоятельств, например, в случаях:

– обнаружения несоответствий в образовательной деятельности и деятельности НИР, выявленных при внутренних аудитах;

– жалоб потребителей услуг ПГФА;

– подготовки СМК к сертификации или инспекционному контролю (при необходимости);

– необходимости дополнительной проверки, установленной руководством ПГФА по результатам анализа функционирования СМК.

4.4 Область проверки.

Проверяемое подразделение может иметь одну общую область или несколько областей проверки. Руководитель проверяемого подразделения может выполнять роль полномочного представителя и/или назначить одного или нескольких полномочных представителей по зонам проверки из персонала подразделения.

4.5 Подготовка подразделения к проверке.

Подготовка осуществляется на основе программы и календарного плана-графика проверки. При этом должны приниматься во внимание:

– нормативная база проверки

– установленный вид проверки

– согласованные и утвержденные сроки проверки.

4.6 Проведение проверки.

Для проведения проверок ректором ПГФА выделяются соответствующие необходимые ресурсы. Объем и номенклатура указанных ресурсов утверждаются ректором по согласованию с проректором по качеству.

Проверки проводятся независимыми аудиторами, имеющими документальные подтверждения их соответствующей специальной подготовки. Аудиторы из персонала ПГФА должны быть независимы от персонала проверяемого подразделения.

4.7 Результаты проверки.

Результаты проверки обсуждаются на совместном заключительном совещании группы аудиторов, руководителей проверяемых подразделений и полномочных представителей по зонам проверки под председательством проректора по качеству. Выявленные несоответствия могут быть отклонены при представлении со стороны проверяемых подразделений документированных свидетельств (доказательств) отсутствия несоответствий или их исправления во время проведения аудита. Все выявленные несоответствия могут быть исправлены, но они обязательно регистрируются в деле ВА.

Порядок организации и проведения внутренних проверок системы менеджмента качества

Аудит СМК — это систематический, независимый и документированный процесс получения свидетельств в форме наблюдений и их объективной оценки с целью определения степени выполнения требований ISO 9001:2008, государственных регламентов, внутренних стандартов предприятия, а также с целью оценки эффективности работы подразделения.

Целями аудита СМК являются:

  • установление соответствия или несоответствия элементов системы установленным требованиям;
  • определение эффективности СМК в подразделении;определение уровня соответствия стандартам и процедурам;
  • проверка качества предоставления услуги;
  • своевременное обнаружение и контроль проблем в подразделении;
  • обеспечение обратной связи для корректирующих мероприятий, направленных на совершенствование действующей СМК в подразделении.

Под несоответствиями в ходе аудита СМК следует понимать невыполнение требований ISO 9001:2008, государственных регламентов, а также внутренних стандартов предприятия. Несоответствия бывают существенные и несущественные. Под несущественными несоответствиями понимают небольшое отклонение от установленных требований. Под существенными несоответствиями понимают невыполнение любого из пунктов стандарта.

Найденные во время аудита СМК несоответствия являются потенциалом для улучшения системы с помощью корректирующих и предупреждающих действий.

Этапы проведения внутренней аудиторской проверки.

Подготовка документов

Для проведения аудита СМК необходимо наличие следующих документов:

  1. план аудитов на текущий год;
  2. план проведения аудита конкретного подразделения (контрольный лист) с указанием следующих пунктов:

наименование подразделения,цель и задачи аудита,список аудиторской группы,

дата и место проведения аудита,перечень документов, на соответствие которым проводится аудит,

перечень контрольных вопросов,список должностных лиц, которым должны быть направлены копии отчета об аудите.

Видеофиксация

При проведении аудита СМК возможно использование фотоаппарата. Наличие фотоаппарата является преимуществом, так как только видеофиксация позволит нам довести масштаб «беспорядка» до конечного потребителя продукта аудита СМК (как правило, руководителя). Видеофиксация помогает также избежать фальсификации и субъективизма. Фотографии нарушений с комментариями вставляются в отчет обаудите СМК. При проведении повторного аудита СМК по результатам корректирующих мероприятий фотографии, расположенные в отчете, являются определяющим наглядным фактором.

Процедура аудита СМК

Процесс проведения аудита СМК включает в себя три стадии:

  1. Предварительную проверку документации.
  2. Проверку на месте.
  3. Составление отчета по аудиту.

Предварительная проверка документации

Системная документация по обеспечению качества, по возможности, проверяется в полном объеме. До проведения основного аудита аудитор может запросить основную документацию для предварительного изучения. Сертификационные аудиты всегда проводятся с запросом основных документов в электронном виде. При этом с аудитором подписывается соглашение о конфиденциальности.Проводится анализ результатов предшествующих аудитов. Основное внимание уделяется не только несоответствиям, но и корректирующим мерам и отметкам об их выполнении.

Рис. 3. Схема проведения аудита СМК

Проверка на месте

Проверка на месте включает в себя:

  • Вводную беседу: сотрудникам подразделения поясняются цели и задачи проводимого аудита;выбираются определенные документы и элементы для более детального рассмотрения в ходе аудита.
  • Аудитные беседыс отдельными сотрудниками на их рабочих местах: проверяются предположения, сделанные при работе с документами и определяются объекты для выборочных проверок; вопросы по аудиту задаются на основе контрольных перечней.
  • Выборочные проверки, при которых проверяются: данные аудитных бесед, результаты предварительного изучения документов.
  • Заключительную беседу, в ходе которой главный аудитор: подводит основные итоги проведенного аудита;дает обоснование оценок несоответствий.

Основные пункты, на которые необходимо обратить внимание при проведении аудита:

установление основных параметров состояния и деятельности аудитируемого подразделения;

качественная оценка факторов риска, уровня соответствия стандартам;

оценка возможности соблюдения технологических параметров;

оценка системы внутреннего контроля;оценка качества предоставления услуги.

Объективные доказательства несоответствия:

основанная на фактах демонстрация различий между Руководством по качеству и связанными процедурами;

основанная на фактах демонстрация различий между стандартами и реальным выполнением процесса.

Составление отчета по аудиту

  • По завершении процедуры аудита составляется отчет, отражающий: обнаруженные несоответствия; решения о корректирующих действиях; назначение ответственных за исправление несоответствий; установление сроков исправления несоответствий.

После реализации корректирующих действий, руководитель аудитируемого подразделения информирует главного аудитора для последующего инспекционного контроля, о чем делаются дополнительные отметки в протоколе о несоответствии (отчете по аудиту).

Рис. 4. Пример отчета по аудиту

Анализ полученных результатов

Результаты аудита СМК (с учетом мер по устранению несоответствий) служат основой для регулярного анализа, оценки состояния и определения эффективности системы качества руководством организации. Сводная информация о результатах аудитов СМК, проведенных в течение года, попадает в ежегодный обзор системы управления на предприятии.

Внутренний аудит системы менеджмента качества на предприятии

Рубрика: Экономика и управление

Дата публикации: 17.04.2018 2018-04-17

Статья просмотрена: 3854 раза

Библиографическое описание:

Митрофанов Д. Е., Онучина А. А., Шпак Е. В., Лопатина Е. Н., Прохоров З. С. Внутренний аудит системы менеджмента качества на предприятии // Молодой ученый. — 2018. — №15. — С. 29-32. — URL https://moluch.ru/archive/201/49379/ (дата обращения: 21.03.2020).

В данной статье рассматривается актуальный вопрос важности использования внутреннего аудита системы менеджмента качества в работе современных организаций. Раскрыто понятие внешнего и внутреннего аудита. В ходе исследования проведен обзор процесса проведения внутреннего аудита на предприятии, указаны и подробно разобраны его цели и основные этапы. Также даны рекомендации для грамотного и точного проведения этого мероприятия. В статье также приводится характеристика качеств, которые должны быть развиты у аудитора. Данная информация может помочь компании с подбором кандидатов на данную должность. Статья может быть полезной предпринимателям в разных сферах экономики для повышения конкурентоспособности и успешного функционирования организации в условиях современного рынка.

Ключевые слова: проверка, внутренний аудит, проверяемое подразделение, несоответствие, аудитор, СМК.

Обратимся к понятию аудита. Аудит качества — систематическая независимая проверка, определяющая соответствие деятельности и результатов в области качества запланированным действиям. Другими словами, аудит — это проверка работы организации на соответствие заданным показателям качества. Нормативной основой для аудита являются стандарты ISO на СМК и соответствующая документация организации [1].

Для того, чтобы аудит был успешным, существует ряд требований к аудитору. Аудитор должен быть добросовестным, честным, компетентным и профессиональным во всех вопросах. Важные качества — объективность, независимость, ответственность, сохранение конфиденциальности информации [4].

Существует внешний и внутренний аудиты:

– внешний аудит: «аудит второй стороной», который проводится заинтересованными в функционировании компании сторонами (потребителями), или «аудитом третьей стороной», который выполняется органом, признанным независимым от других сторон;

– внутренний аудит (его еще называют «аудитом, проводимым первой стороной») выполняется самой организацией или физическим лицом от ее имени для внутренних целей.

Внутренний аудит как постоянная деятельность в СМК складывается из конкретных аудитов, осуществляемых в рамках определенных заданий и называемых аудиторскими проверками.

Внимание аудита должно быть сосредоточено на наиболее важных областях работы организации и, в первую очередь, на его заведомо слабых местах. По стандарту ISO необходимо наличие документированной процедуры внутреннего аудита, в которой должны быть установлены критерии оценок при аудите, области распространения проверок, частота и способы ее проведения [2].

Выполнять проверки может персонал службы качества или специально подготовленная для этих целей группа внутренних аудиторов.

Внутренние аудиты могут быть как плановыми, так и внеплановыми (их еще называют оперативными).

Плановые аудиты осуществляются по графику, который составляется на год и предусматривает охват проверкой всех подразделений организации и всех элементов системы качества. В нем указываются отделы предприятия, даты проведения аудита, элементы и темы проверок, проверяемые нормативные документы.

Внеплановые проверки совершаются по решению руководства компании [3].

Рассмотрим цели внутренних аудитов СМК в организации:

1) оценка эффективности функционирования СМК и определение возможностей ее оптимизации;

2) выявление несоответствий СМК существующим стандартам;

3) определение причин отклонений от нормы;

4) мониторинг успешности реализации корректирующих мероприятий по результатам аудитов предыдущих периодов [4].

В итоге, конечная цель внутреннего аудита — это проверка эффективности программ управления, осуществляемых руководящим составом.

Проверка должна всегда проводиться независимыми аудиторами, а ее результаты отражаться в отчетах и докладываться начальству. Независимость означает, что аудитор не должен проверять тот отдел, в котором он работает.

Обратимся к этапам проведения внутреннего аудита:

1) Выход локального акта о проведении внутреннего аудита СМК, назначение проверяющих;

2) Разработка плана аудита. Информирование подразделений о предстоящей проверке. План проверки готовится руководителем аудиторской группы, затем утверждается руководителем службы качества. План, в обязательном порядке, доводится до начальника проверяемого отдела, тем самым ему предоставляется возможность подготовиться к предстоящему аудиту. После этого проводится совещание по организационным вопросам, где обсуждаются цели аудита, требования к оформлению документации, обязанности, права и правила поведения для проверяющих. На нём также оговариваются сроки предоставления итоговых выводов по проверке, определяется периметр контроля для каждого аудитора. Специалистам по аудиту необходима подготовка: им следует изучить необходимые нормативные документы, подготовить перечень вопросов, выяснить итоги реализации планов корректирующих действий, наработанных по результатам прошлого аудита;

3) Организация установочного совещания с представителями подразделения — объекта аудита. На совещании происходит знакомство представителей проверяемого структурного подразделения со специалистами-аудиторами, и определяются основные вехи аудита. До проверяемого подразделения доводятся цели и объем проверки, методика, оговариваются способы коммуникаций аудиторов с проверяемыми, определяется дата подведения итогов аудита [3];

4) Непосредственно проверка. Аудиторам во время проверки следует фиксировать, а затем анализировать все свои наблюдения. После того, как вся информация собрана и обработана, команде аудиторов нужно изучить ее и представить результат, в котором будет отражено состояние проверяемого объекта, указаны несоответствия и приведен перечень необходимых рекомендаций и действий по их корректировке или устранению. При выявлении в ходе аудита любого несоответствия, нужно определить степень его влияния: значительное оно или незначительное. Значительное несоответствие — это отклонение от требований СМК, которое отрицательно влияет на качество продукции или функционирование системы менеджмента качества. Оно должно быть устранено в кратчайшие сроки. Незначительное несоответствие — это единичные случаи невыполнения стандартов СМК. Информация о несоответствиях фиксируется протокольно. Протокол подписывается двумя сторонами: проверяющей и проверяемой. В случае, если руководитель подразделения, где ведется проверка, выражает несогласие с каким-либо несоответствием, вопрос обсуждается на итоговом совещании. Если обнаружено и выявлено критическое несоответствие (которое привело или может привести к выпуску продукции, не отвечающей установленным требованиям по качеству, и требует принятия незамедлительных мер по устранению), ответственный за аудит обязан немедленно проинформировать об этом руководителя подразделения. Он должен приостановить производство и принять безотлагательные меры по устранению несоответствий (меры излагаются в протоколе несоответствий). На руководителя внутреннего аудита возлагается ответственность за обеспечение объективной, честной и полной проверки. По истечении оговоренного срока на устранение недочётов аудиторы должны проконтролировать выполнение плана корректирующих действий, основываясь на документированных доказательствах, убедиться в эффективности наработанных мероприятий, доведении их до всех заинтересованных сторон.

Выделяют следующие методы работы аудитора:

– наблюдение (констатация факта, основанная на объективном свидетельстве);

– оценивание (определение степени выполнения объектом аудита требований СМК, установленных областью проверки);

– анализ (метод детальной проверки объекта аудита);

– доказательство (данные, подтверждающие наличие или правдивость каких-либо сведений);

– опрос (метод получения первичной информации об объекте аудита в виде ответов на вопросы) [5];

5) Подведение итогов аудита. По окончании проверки (но до формирования окончательного отчета) проводится итоговое совещание двух сторон. Главная его цель — раскрыть и обсудить результаты аудита, сроки реализации мероприятий по устранению несоответствий. На совещании ведется протокол, который затем приобщается к результатам проверки. По каждому выявленному несоответствию служба, осуществляющая аудиторскую проверку, должна дать четкие пояснения, чтобы у руководства подразделения было ясное понимание существа несоответствий, их степени важности и воздействия на качество. Необходимо сделать выводы о характере несоответствий: случайны они или носят системный характер. На совещании обсуждаются рекомендации по совершенствованию документации системы качества и разработке корректирующих мероприятий. Главный аудитор знакомит присутствующих на совещании с заключением аудиторской группы, содержащим: обнаруженные несоответствия и замечания, выводы относительно соблюдения требований деятельности подразделения в системе качества и рекомендации по совершенствованию осуществляемой деятельности.

Разногласия по существу проверки между сторонами проверки необходимо разрешить до составления итогового отчета.

6) Формирование отчета по аудиту. Отчет направляется в отдел, где проходила проверка, и в отделы, для которых по результатам аудита вынесены рекомендации. Обязанность каждого руководителя — организовать работу по выявлению факторов, повлекших несоответствия, сформировать план корректирующих действий, осуществлять контроль выполнения этого плана и информировать подразделения, отвечающие за качество. Служба качества мониторит выполнение мероприятий и оценивает их эффективность. Если мероприятия выполнены не в полном объеме, результат их реализации оказался не в достаточной мере эффективным, то об этом составляется акт и информируется руководство компании.

Информирование о результатах внутренних аудитов системы менеджмента качества должно стать обязательным элементом дня ежемесячных совещаний по качеству. Итоги аудита должны стать фундаментом для принятия руководством предприятия управленческих решений, предупреждения аналогичных несоответствий в подразделениях, где проверки еще не осуществлялись [3].

В настоящее время создание системы внутреннего аудита на предприятиях становится все более значимым и необходимым. Наиболее актуальна система на предприятиях со сложной, разветвленной структурой, имеющих множество филиалов, холдингов, региональных сетевых компаний.

Процедура проведения внутренних аудитов системы менеджмента качества

технические науки

  • Губарев Андрей Викторович , кандидат наук, доцент, доцент
  • Рязанский государственный радиотехнический университет им. В.Ф. Уткина
  • Шарапова Александра Сергеевна , студент
  • Рязанский государственный радиотехнический университет
  • ISO 9001
  • АУДИТОР
  • ВНУТРЕННИЙ АУДИТ
  • СИСТЕМА МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА

Похожие материалы

Наличие на предприятии системы менеджмента качества (СМК) говорит о высоком уровне его организации и функционировании. Одной из процедур СМК является процедура внутренних аудитов.

Внутренний аудит — один из способов контроля деятельности отдельных подразделений организаций. Главная задача внутреннего аудита — обеспечение эффективности функционирования отделов и процессов организации в соответствии с требованиями документации СМК, а также защита интересов собственников.

Внутренние аудиты на предприятии делятся на:

  1. Плановые аудиты;
  2. Внеплановые аудиты.

Плановые аудиты проводятся в соответствии с целями и сроками, установленными в «Программе проведения внутренних аудитов», которая утверждается генеральным директором.

Внеплановые аудиты проводятся по инициативе высшего руководства, владельцев процессов, руководителей отдельных подразделений. Цели проведения внепланового аудита согласовываются с инициатором. Программа проведения (включая сроки) согласовывается с руководителями подразделений-участников.

Внутренние аудиты проводит группа внутреннего аудита. Группа по аудиту состоит из старшего аудитора, аудитора (ов). Также во время проведения внутреннего аудита может присутствовать аудитор-стажер.

Группа внутреннего аудита формируется из специалистов предприятия.

К проверке соответствия процессов СМК требованиям ISO 9001 (ГОСТ Р ИСО 9001) допускаются сотрудники:

  1. Прошедшие специализированное обучение (внешнее) по курсу «Внутренние аудиты СМК», обладающие соответствующими знаниями и опытом в области проверяемого объекта — при переходе на новую версию стандарта;
  2. Прошедшие внутреннее обучение по текущей версии стандарта, у сотрудника, имеющего действующий сертификат по курсу «Внутренние аудиты СМК», а также участвующие в проведении внутреннего аудита не менее четырех месяцев.

Внутренние аудиты СМК проводят лица, не зависящие от подвергаемых аудиту:

  1. Руководителей функциональных структур;
  2. Видов деятельности (процессов).

Подготовка к проведению внутреннего аудита включает в себя:

  1. Разработку «Программы проведения внутреннего аудита», которая направляется проверяемым подразделениям не менее чем за 10 дней до начала аудита. «Программа проведения внутреннего аудита» должна содержать информацию по:
    • объекту проверки;
    • области проверки, включая определение организационных и функциональных единиц и процессов, которые будут проверяться;
    • критериям;
    • целям;
    • списку аудиторской группы;
    • дате проведения проверки.
  2. Проведение предварительного анализа документов СМК, описывающих и регламентирующих деятельность данного процесса СМК/СПП/должностного лица в рамках предприятия;
  3. Разработку опросного листа (не является обязательной). В опросном листе по аудиту фиксируются вопросы, на которые аудитор должен получить ответ. Ответ на вопрос фиксируется в соответствующей графе документа.

На вступительном совещании подтверждается план проведения аудита в проверяемом подразделении, кратко излагаются действия по аудиту.

Для сбора данных в ходе аудита используются методы:

  • интервьюирование (проводится на основании опросного листа по аудиту);
  • изучение документов СМК; наблюдение за фактической деятельностью и обстановкой.

Выявленные несоответствия должны идентифицироваться в соответствии с требованиями стандартов, других документов, на которые можно сделать ссылку в процессе проверки, и документируются в Отчете об аудиторской проверке. В Отчете указывается объем проверки (полная или неполная), дается оценка соответствия процесса установленным требованиям (полное, неполное). В случае неполного соответствия, старший аудитор указывает на необходимость разработки корректирующих действий, внося необходимую запись в Отчет (Процесс соответствует требованиям СМК за исключением выявленных несоответствий. По выявленным несоответствиям Владельцу процесса в срок до «___»_______20__г. разработать корректирующие действия).

На заключительном совещании подводятся итоги внутренних аудитов, предоставляется Отчет об аудиторской проверке, подтверждается обоснованность зафиксированных в нем несоответствий, обозначается дата предоставления Плана по устранению выявленных несоответствий.

На основании предоставленного старшим аудитором Отчета об аудиторской проверке, владелец процесса в установленный срок обязан:

  1. Установить причину выявленных несоответствий;
  2. Разработать корректирующие/предупреждающие действия;

Проверка выполнения предпринятых корректирующих/ предупреждающих действий осуществляется повторной проверкой группой аудиторов, участвовавших в предыдущем аудите, через 30 дней после выполнения запланированного действия, указанного в соответствующем Плане устранения несоответствий.

Оценка результативности предпринятых корректирующих / предупреждающих действий осуществляется группой аудиторов при проведении очередного аудита.

Владелец процесса СМК несет ответственность за подготовку процесса СМК и команды процесса к аудиту; разработку корректирующих действий на основе выявленных несоответствий; реализацию запланированных корректирующих/предупреждающих действий.

Старший аудитор несет ответственность за:

  1. Разработку «Программы проведения внутренних аудитов»;
  2. Организацию проведения аудитов СМК на предприятии;
  3. Проведение аудита;
  4. Регистрацию выявленных несоответствий;
  5. Организацию и проведение повторного аудита, направленного на проверку результативности предпринятых корректирующих/ предупреждающих действий;
  6. Подготовку отчета о проведении внутренних аудитов.

Аудитор несет ответственность за:

  1. Подготовку к проведению аудита;
  2. Проведение аудита;
  3. Подготовку и предоставление старшему аудитору «Отчета об аудиторской проверке»;
  4. Предоставление копий «Отчета об аудиторской проверке» владельцам процессов СМК.

Таким образом, мы рассмотрели один из вариантов организации процедуры «Внутренние аудиты» на предприятии.

Список литературы

  1. ГОСТ Р ИСО 9001-2015 Система менеджмента качества. Требования. введ. 28.09.2015. М.: Стандартинформ, 2015. 77 с.
  2. ГОСТ Р ИСО 19011-2012 Руководящие указания по аудиту систем менеджмента. введ. 19.07.2012. М.: Стандартинформ, 2013. 42 с.
  3. Губарев А.В., Назарова Д.И. Совершенствование системы качества на основе проведения внутренних аудитов // NovaInfo.Ru (Электронный журнал.) – 2016 г. Т. 1. № 57. С. 95-98.

Электронное периодическое издание зарегистрировано в Федеральной службе по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор), свидетельство о регистрации СМИ — ЭЛ № ФС77-41429 от 23.07.2010 г.

Соучредители СМИ: Долганов А.А., Майоров Е.В.

1 Область применения

Настоящий стандарт устанавливает порядок и последовательность действий при проведении внутренних аудитов (проверок) системы менеджмента качества (СМК).

При разработке стандарта учтены требования семейства международных стандартов ИСО 9000 модель 9001:2000, проекта ИСО 19011:2002 и ИСО 10011-1/2/3-93.

Настоящий стандарт предназначен для использования при планировании и проведении внутренних аудитов в институте и служит руководством для специалистов, осуществляющих внутренние аудиты, и обязателен для всех структурных подразделений и служб института.

2 Нормативные ссылки

ГОСТ Р ИСО 10011-1, 2, 3-93 Руководящие указания по проверке систем качества.

Часть 1. Проверка.

Часть 2. Квалификационные критерии для экспертов – аудиторов

Часть 3. Руководство программой проверок

I SO 19011 (Первое издание 2002-10-01)

Рекомендации по аудиту систем менеджмента качества и/или охраны окружающей среды

ГОСТ Р ИСО 9000-2001 Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь

ГОСТ Р ИСО 9001-2001 Системы менеджмента качества. Требования

СТО СМК 01-2004 Руководство по качеству

СТО СМК 04-2004 Мониторинг и измерение продукции

СТО СМК 07-2004 Стандарты организации. Порядок разработки, построения и оформления

СТО СМК 28-2004 Управление документацией и записями.

3 Термины и определения, сокращения

В настоящем стандарте и при проведении внутренних аудитов применяются следующие термины и определения:

3.1 внутренний аудит (проверка): Систематический, независимый и документированный процесс, позволяющий определить соответствие деятельности и результатов в области качества запланированным мероприятиям, а также эффективность внедрения мероприятий и их пригодность поставленным целям.

3.2 аудитор: Уполномоченный дирекцией специалист института, обладающий компетентностью для проведения внутреннего аудита.

3.3 руководитель группы аудита: Специалист из группы по проведению внутреннего аудита, назначенный дирекцией института, для руководства данным аудитом.

3.4 процедура: Установленный способ осуществления деятельности или процесса.

Процедура может быть документированная или недокументированная.

3.5 запись: Документ, содержащий достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности.

3.6 рекомендация: Предложение, направленное на устранение выявленного несоответствия и/или его причин, не ухудшающего функционирование СМК. Разработка мероприятий желательна, но не является обязательной.

3.7 отклонение: Невыполнение установленного требования.

3.8 замечание: Выявленное отклонение в функционировании СМК, снижающее её эффективность.

3.9 несоответствие: Выявленное отклонение, то есть отсутствие одной или нескольких характеристик качества, пунктов и подпунктов элементов СМК на основе критериев качества, либо их отклонение от установленных требований стандарта.

3.10 наблюдение в ходе проверки качества: Констатация факта, сделанная в ходе проверки и основанная на объективном доказательстве.

СМК – система менеджмента качества института ЦНИИПСК им. Мельникова

ОПР – ответственный представитель руководства ЦНИИПСК им. Мельникова по СМК, заместитель директора

ОС – отдел стандартизации

ГМК – группа менеджмента качества

РК – руководство по качеству

СТО – стандарт организации ЦНИИПСК им. Мельникова

4 Общие положения

4.1 Внутренние аудиты системы менеджмента качества проводятся со следующими целями:

– оценки эффективности функционирования СМК и определения возможностей и путей её улучшения;

– выявления несоответствий в СМК (процедурах, процессах, продукции) установленным требованиям;

– определения всех причин выявленных несоответствий (основных, дополнительных, сопутствующих);

– проверки и оценки эффективности корректирующих мероприятий по результатам предыдущих аудитов;

– улучшения проверяемой деятельности в подразделениях.

4.2 Аудит СМК должен быть:

– спланированный и последовательный;

– всесторонний и исчерпывающий, т.е. план проверки должен охватывать все действия, относящиеся к СМК;

– повторяющийся не реже одного раза в год, однако, это зависит от сложности работ и количества обнаруженных несоответствий;

– объективный и обоснованный;

– обеспечен системой отчетности и корректирующими мероприятиями с проверкой выполнения этих действий.

4.3 Аудиты могут осуществляться как персоналом группы менеджмента качества отдела ОС, так и специально подготовленными сотрудниками института.

4.4 В состав группы аудиторов должны включаться специалисты, отвечающие следующим требованиям:

– иметь высшее образование по одному из направлений работ;

– уметь общаться с людьми, устанавливать личные контакты, выслушивать собеседника, владеть собой;

– знать документы СМК, нормативные документы организации, методы проведения внутренних аудитов;

– уметь работать с документами, устно и письменно выражать свои мысли.

4.5 В целях постоянного совершенствования и повышения профессиональных навыков в проведении аудитов специалисты, вошедшие в сформированный состав аудиторов (приказ от 22.01.2001 № 7), проходят обучение на специальных курсах по СМК, а также, самостоятельно изучают нормативную и методическую документацию по системе менеджмента качества.

4.6 Результаты аудита являются основными входными данными для анализа СМК со стороны руководства.

5 Планирование внутренних аудитов

5.1 Объекты аудита

5.1.1 Основными объектами внутренних аудитов являются:

– процессы СМК института;

– качество работ (продукции);

– функционирование СМК в институте.

5.1.2 Аудит состояния процессов определяет способность стабильного выполнения процессов заданным требованиям по качеству, а также валидацию разработанных процессов.

5.1.3 Аудит качества работ (продукции) предназначен для определения степени выполнения тех требований к качеству, которые установлены договорами (контрактами), стандартами и другими нормативными документами, действие которых распространяется на данную продукцию.

Аудит качества работ (продукции) может быть составной частью аудита процесса.

5.1.4 При проверке функционирования СМК проверяют документацию СМК и фактическое выполнение требований, изложенных в ней.

5.1.5 Проверка документации СМК строится по следующим направлениям:

– проверяется документация с точки зрения соответствия требованиям, изложенным в РК, стандартах организации – СТО (СТП) и других документах, а также с точки зрения ее соответствия целям Политики в области качества;

– проверяются процедуры по управлению документацией на предмет утверждения, внедрения, внесения изменений, изъятия устаревшей и аннулированной документации;

– проверяется качество самой документации в отношении ее доступности и правильности формулировок требований, четкости изложения, наличия полного комплекта рисунков, таблиц, приложений и т.п.;

– проверяется наличие и состояние документации на рабочих местах;

– проверяется ведение записей по качеству (СТО СМК 28-2004).

5.2 Планирование аудитов

5.2.1 Внутренние аудиты (проверки) проводятся:

– в соответствии с планом, утвержденным в институте – плановый аудит;

– по указанию руководства института – внеплановый аудит;

– на основании требований заказчиков;

– перед проведением внешнего аудита третьей стороной с целью сертификации СМК.

5.2.2 Годовой план проведения внутренних аудитов СМК разрабатывает отдел стандартизации в начале года ( I кв.). План согласовывает ОПР и утверждает директор института. Форма плана представлена в приложении А .

5.2.3 При разработке плана необходимо учитывать:

– важность и состояние процессов;

– степень выполнения требований ГОСТ Р ИСО 9001-2001, содержащихся в документах СМК;

– результаты анализа состояния СМК;

– результаты ранее проведенных внутренних аудитов;

– результаты внешних аудитов.

5.2.4 Основанием для внеплановых аудитов служат:

– появление (увеличение количества) замечаний или рекламаций в выпускаемой продукции;

– изменения в организационной структуре института;

– изменение документации СМК;

– изменение экономических или социальных условий и др.

6 Последовательность работ при проведении внутреннего аудита

6.1 Отдел стандартизации, в соответствии с планом проведения внутренних аудитов, предлагает ОПР состав группы и руководителя группы по проведению аудита.

Специалисты проверяемых подразделений в состав участников группы не включаются. Численность группы по проведению аудита должна быть не менее двух человек.

6.2 Отдел стандартизации совместно с руководителем группы составляют Задание на проведение аудита. Задание утверждает ОПР. Форма Задания приведена в приложении Б .

6.3 В соответствии с утвержденным Заданием, аудитор проводит проверку, придерживаясь указанных в нем проверяемых разделов РК и документации.

6.4 По итогам проверки аудитор заполняет протоколы несоответствия или замечания на выявленные отклонения. Форма протокола несоответствия и протокола замечания приведена в приложениях В и Г соответственно.

6.5 Руководитель проверяемого подразделения подписывает протоколы несоответствия, замечания, указав в них корректирующие действия по каждому указанному отклонению и срок его выполнения.

6.6 Протоколы несоответствий, замечаний регистрируются в Листе учета протоколов, Лист учета хранится в папке вместе с протоколами в отделе ОС. Форма Листа учета протоколов несоответствия, замечания приведена в приложении Д .

6.7 При проведении следующей плановой или внеплановой проверки в данном подразделении аудитор проводит анализ выполнения корректирующих действий, указанных в протоколах несоответствия, замечания предыдущих аудитов. Аудитор и руководитель подразделения заканчивают оформление протоколов несоответствия, замечания предыдущих аудитов, заполнив графы о выполнении корректирующих действий.

В случае невыполнения в срок корректирующих действий аудитор сообщает об этом ОПР и начальнику ОС, которые предпринимают соответствующие действия.

6.8 Руководитель группы аудита оформляет отчет по проведенному аудиту. Отчет утверждает ОПР. Форма отчета приведена в приложении Е .

Отчет должен содержать:

– дату проведения аудита;

– объекты аудита (процессы, качество работ, документация СМК);

– результаты аудита (перечень выявленных отклонений: несоответствия, замечания, рекомендации);

– рекомендации по устранению отклонений (замечания, несоответствия с оформленными на них соответствующие корректирующие действия);

– заключение о степени соответствия или несоответствия требованиям ГОСТ Р ИСО 9001-2001, эффективности и результативности проверенных процессов;

– предложения по улучшению, если таковые удалось выработать в результате аудита;

– заключение о необходимости проведения повторного аудита.

6.9 Отчеты о проведенных аудитах рассматриваются и анализируются в отделе стандартизации.

Результаты анализа состояния СМК и предложения по ее улучшению рассматриваются на совещании у директора института с руководителями подразделений.

На основании этих результатов формируется раздел годового отчета «О финансово-хозяйственной деятельности» руководства института.

6.10 Материалы о проведенном аудите (отчет, задание, протоколы, лист учета) хранятся в отделе стандартизации не менее пяти лет.

7 Ответственность

7.1 Ответственность за планирование, организацию проведения и окончательное документирование внутренних аудитов (проверок) в институте возлагается на начальника отдела стандартизации. Контроль за проведением аудитов, оказание методической помощи и координацию всего процесса аудита возлагается на ОПР.

7.2 Аудитор несет ответственность за регистрацию и контроль выполнения корректирующих действий по устранению выявленных при проверках несоответствий и замечаний, а также за проведение проверки строго в соответствии с утвержденным заданием.

7.3 Руководители всех подразделений института несут ответственность:

– за организацию и сопровождение проверки в своем подразделении;

– за предоставление аудитору всех необходимых данных, в соответствии с утвержденным заданием;

– за доброжелательное отношение к аудиторам и содействие в их работе;

– эффективное и своевременное выполнение корректирующих действий.

Приложение А

Форма плана проведения внутренних аудитов СМК

Директор ЗАО «ЦНИИПСК

«____» ___________ 200__г.

ПЛАН
проведения внутренних аудитов системы менеджмента качества института на 200 __ год

Наименование подразделений (служб)

Проверяемые пункты стандарта ГОСТ Р ИСО 9001-2001

Сроки проведения проверок

Зам. директора института,

ответственный за систему

менеджмента качества А.А. Молчанов

Начальник отдела стандартизации С.И. Бочкова

Приложение Б

Форма задания на проведение внутреннего аудита СМК

Зам. директора ЗАО «ЦНИИПСК

им. Мельникова», ответственный

за систему менеджмента качества

________________ А.А. Молчанов

«____» _________________ 200 __ г.

Задание на проведение внутреннего аудита системы менеджмента качества

1 Основание для аудита ____________________________________________________

2 Руководитель группы аудита _______________________________________________

(фамилия, имя, отчество)

Проверяемые пункты стандарта ГОСТ Р ИСО 9001-2001

Наименование подразделений (служб)

Перечень документации, на соответствие которой производится аудит

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector