Оформление приложения авансового отчета
Advokat-pavlovich.ru

Юридический портал

Оформление приложения авансового отчета

Форма АО-1. Авансовый отчёт

Заполнение авансового отчета происходит в тех случаях, когда работники предприятий и организаций получают из бухгалтерии под отчет некоторую сумму денег на расходы, сопутствующие их профессиональной деятельности.

Чаще всего выдача денежных средств происходит на командировочные расходы или расходы, связанные с хозяйственно-бытовой деятельностью фирмы (покупка канцтоваров, офисной бумаги, предметов мебели и т.д.). Но прежде чем выдать финансы, бухгалтер должен получить соответствующее распоряжение или приказ от директора предприятия, в котором будет указана точная сумма и цели выдачи аванса.

После того, как расходы будут произведены, сотрудник, получивший деньги, обязан вернуть остаток в кассу предприятия или же, если был произведен перерасход, получить из кассы излишне потраченные деньги. Именно на этом этапе и оформляется документ под названием «Авансовый отчет».

Как подтверждать расходы

Просто так вернуть оставшиеся деньги в кассу предприятия нельзя. Необходимо передать специалистам отдела бухгалтерии бумаги, подтверждающие то, что подотчетные средства были потрачены именно на те цели, на которые они предоставлялись. В качестве таковых доказательств в первую очередь выступают кассовые и товарные чеки, квитанции, поездные билеты, бланки строгой отчетности и т.п. Все вышеназванные документы должны иметь четко читаемые реквизиты, даты и суммы.

Правила по составлению отчета

На сегодняшний день нет унифицированного, строго обязательного к заполнению образца отчета, тем не менее, большинство бухгалтеров по старинке предпочитают использовать ранее общеприменимую форму. Это понятно: в него включена вся необходимая информация, в том числе —

  • сведения об организации, выдавшей деньги,
  • сотруднике, их получившем,
  • точная сумма средств,
  • цели, на которые они были предназначены.
  • здесь же отражаются произведенные расходы с приложением всех подтверждающих документов. Кроме того, отчет содержит подписи сотрудников бухгалтерии, выдавших деньги и принявших остаток, а также того работника, на которого были оформлены подотчетные средства.

Ставить печать на документе не обязательно, поскольку он является частью внутреннего документооборота компании, к тому же с 2016 года юридические лица, как ранее и ИП имеют полное законное право не использовать для визирования бумаг оттиски печатей и штампов.

Создается документ в единственном оригинальном экземпляре, причем задерживать с его заполнением не стоит – по закону, он должен быть оформлен максимум через трое суток после того, как деньги будут израсходованы.

Поскольку авансовый отчет относится к первичной бухгалтерской документации, его к его заполнению стоит относиться очень внимательно и стараться не допускать ошибок. В тех случаях, когда избежать этого не удалось, лучше заполнить новый бланк.

Пример составления авансового отчета

Несмотря на серьезное название и важное значение документа, его заполнение не является большой сложностью.

Первую часть документа заполняет сотрудник, получивший деньги под отчет.

  1. В начале пишется название компании и указывается его код ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций) – эти данные должны соответствовать регистрационным бумагам фирмы. Далее вписывается номер бухгалтерского отчета и дата его составления.
  2. Слева оставляют несколько строк на утверждение директора предприятия: здесь после заполнения всего отчета руководителю необходимо будет внести сумму прописью, поставить подпись и дату утверждения документа.
  3. Затем идет информация о сотруднике: вписывается структурное подразделение, к которому он относится, его табельный номер, фамилия, имя, отчество, указывается должность и назначение выданного аванса.

Далее документ содержит две таблицы.

В левую таблицу подотчетный сотрудник вносит сведения о выданных средствах, в частности указывает общую сумму, а также информацию о том, в какой валюте она была выдана (если используются денежные единицы других стран). Ниже вписывается сумма остатка или перерасхода средств.

В правую таблицу вносит данные специалист бухгалтерии. Сюда вписывается информация о бухгалтерских счетах и операциях, в частности указываются субсчета, по которым проходят деньги и конкретные суммы.

Под таблицей указывают количество приложений к авансовому отчету (т.е. документов, подтверждающих расходы).

После заполнения всех необходимых сведений, отчет и прилагаемые к нему бумаги, обязан проверить главный бухгалтер и в соответствующей строке (прописью и цифрами) указать утверждаемую к отчету сумму.

Затем в отчет вносятся автографы бухгалтера и главного бухгалтера, а также сведения об оставшихся или излишне потраченных средствах – в нужных ячейках указывается конкретная сумма и кассовый ордер, по которому она проходит. Кассир, принявший остаток или выдавший перерасход также ставит под документом свою подпись.

Оборотная часть авансового отчёта содержит сведения обо всех прилагаемых к нему документах: сюда вписывается

  • их полный перечень с указанием реквизитов, дат выдачи, названий, точной суммы каждого расхода (выданной и принятой к учету),
  • а также номер бухгалтерского субсчета, по которому они проходят.

Под таблицей подотчетное лицо должно поставить свою подпись, которая будет свидетельствовать о достоверности внесенных данных.

Последний раздел (отрезная часть) включает расписку бухгалтера, которому подотчетный сотрудник передал доказывающие затраты документы. Здесь указываются

  • фамилия, имя, отчество работника,
  • номер и дата отчета,
  • размер выданных к расходованию средств (прописью),
  • а также количество документов подтверждающих затраты.

Затем бухгалтер должен поставить под документом свою подпись и дату заполнения документа и передать эту часть сотруднику, предоставившему отчёт.

Авансовый отчет: приложение документов

Выдача денег сотрудникам на выполнение поручений руководителя и производственные нужды компании практикуется регулярно. Этот процесс всегда сопровождается составлением авансовых отчетов с приложениями в форме документов, которые подтверждают затраты сотрудника.

На первый взгляд, все просто, однако аудиторская практика показывает, что в этом направлении часто фиксируются нарушения, связанные с правилами оформления отчетных документов и их нумерации.

Подотчетное лицо

Статус подотчетного лица может получить один или несколько сотрудников компании. Их перечень утверждается руководителем в Приказе или другом внутреннем учетном документе. Фактически подотчетными являются сотрудники, которые входят в штат юридического лица, а также специалисты, которые работают по совместительству, уполномоченные руководством на получение авансовых средств.

Подотчетное лицо обязано:

  • выполнить производственное задание от руководителя (покупка товаров, организация работ, служебная поездка для общения с контрагентами, организации совещаний, заключения сделок и других целей);
  • получить денежные средства от компании по заявке на расходы, сопутствующие выполнению задания;
  • оформить и предоставить в бухгалтерию авансовый отчет, а также документы (приложения), подтверждающие расходы на выполнение задания;
  • передать приобретенные товары для нужд компании уполномоченному лицу;
  • вернуть деньги, оставшиеся от выданного аванса, или получить компенсацию в денежной форме при перерасходе.

Приложения к авансовому отчету

Приложения к авансовому отчету – это документы на отдельных листах, которые подтверждают факт расходов подотчетного лица. С их помощью сотрудник отчитывается перед компанией по выданным суммам с указанием целевого назначения производственных затрат.

В зависимости от целевого назначения затрат, к отчету могут прикрепляться разные документы или пакет, состоящий из нескольких документов (чеки, БСО, проездные документы и т.п.). Компании всё это необходимо в качестве обоснования для списания средств, которые при составлении отчетности будут учтены как расходы.

В качестве подтверждающих документов могут выступать:

  • кассовый чек;
  • товарный чек;
  • документ-замена ККТ (предоставляются предпринимателями на патентной схеме);
  • бланк строгой отчетности;
  • товарная накладная;
  • счет-фактура;
  • квитанция к ПКО.

Чеки: кассовый и товарный

Чек, выпущенный кассой при покупке товара или заказе услуги, является первым по популярности документом, сопровождающим авансовый отчет. Такой чек не только выступает в роли приложения на листах к авансовому отчету, но и является первичным бухгалтерским документом. Чек должен содержать все характерные для первички реквизиты и точную сумму, затраченную сотрудником – только в этом случае он является полноценным приложением к отчету и оправдывает затраты.

К этому документу есть еще одно требование – он должен содержать конкретный перечень покупок. Собирательного наименования товаров или услуг, например, «канцтовары», «стройматериалы», будет недостаточно, необходима конкретика. Кстати, распространенная проблема всех кассовых чеков заключается в низком качестве их печати, быстром стирании и выцветании. Чтобы обезопасить себя, сделайте копию или сохраните фотографию в приложении Hamilton Авансовый отчет.

Так как для налоговой отчетности требуется обоснование необходимости в товаре или услуге, в идеале необходимо приложить к отчету еще и товарный чек, который подробно детализирует расходы. Строгой формы для составления товарного чека нет, но он, как и кассовый, должен содержать основные реквизиты. Наличие печати и номера на этом документе необязательно.

Главное отличие кассового и товарного чеков в том, что первый выпускает зарегистрированный кассовый аппарат, а второй является бланком, заполненным продавцом товара или услуги. Обратите внимание, если к отчету прилагаются оба чека, то даты их выпуска и суммы обязательно должны совпадать.

О том, как оформить авансовый отчет по чекам, читайте здесь.

ПКО и БСО

Приходный кассовый ордер (ПКО) – это квитанция, которая подтверждает оплату товара или услуги. ПКО не подтверждает, что товар или услуга были получены заказчиком, поэтому необходимо, чтобы этот документ сопровождался актом приема-передачи или накладной. Только в таком комплекте ПКО будет учтен бухгалтерией. ПКО можно хранить как пронумерованные приложения к отчетному документу, а акты и накладные поместить в отдельные папки или также прикрепить к отчету.

Бланки строгой отчетности (БСО) – это билеты, проездные, талоны, путевки, почтовые квитанции, которые выпускаются типографией. БСО может иметь различную форму, но он обязательно должен содержать основные реквизиты.

Как оформлять приложения к авансовому отчету?

Подтверждающие документы к авансовому отчету прикрепляются в форме приложений на листах. Это могут быть, как оригиналы, так и распечатанные электронные версии, однако в обоих случаях документы должны содержать все необходимые реквизиты, а в последнем также учтены некоторые нюансы.

Обратите внимание, что при составлении авансового отчета по командировке к билету на самолет обязательно прикрепляется посадочный талон с информацией о сотруднике, так как именно он подтверждает факт перелета. Если билет электронный, необходимо предоставить его в распечатанном виде и также приложить к нему посадочный талон. Несмотря на то, что на электронных билетах отсутствует подпись и печать, действующее законодательство не признает это нарушением.

И еще один нюанс — желательно, чтобы документы, свидетельствующие о производственных расходах сотрудника, были выпущены в рабочий день. Если дата соответствует праздничному или выходному дню, у налоговой могут возникнуть вопросы.

Как считать приложения к авансовому расчету?

К одному авансовому отчету может прилагаться несколько подтверждающих документов. Количество таких приложений определяется перечнем чеков, накладных, БСО или ПКО. Возникает вопрос: как считать приложения документов в авансовом отчете?

При подготовке отчета необходимо наклеить все подтверждающие документы на отдельные листы. Чеки и квитанции крепятся в хронологическом порядке по датам покупок. После этого считается общее количество всех этих документов и далее отражается в авансовом отчете.

Как упростить подготовку авансового отчета?

Подготовить авансовый отчет можно в разы быстрее и проще в специализированном онлайн приложении Hamilton Авансовый отчет. Большая часть информации в документе уже заполнена за сотрудника по умолчанию, а то, что нужно внести, подсвечено красным цветом. Для подтверждения расходов сотруднику необходимо сфотографировать свои чеки и прикрепить их к отчету онлайн. Далее для отправки отчета на проверку бухгалтеру нужно кликнуть на кнопку «Отправить».

Таким образом сотрудник за считанные минуты составляет только 100% правильно оформленные электронные авансовые отчеты, а все подтверждающие по ним документы всегда доступны в электронном архиве.

Функционал приложения Hamilton Авансовый отчёт также полезен и для других участников бизнес-процесса. Например, проводки по АО формируются за бухгалтера автоматически, а подписание документов руководителем осуществляется без их распечатки – с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП).

Использование такого приложения делает процесс работы с авансовой отчетностью комфортным для всех его участников, многократно упрощая и ускоряя его. Подробнее об условиях составления электронного авансового отчёта читайте в здесь.

Как оформить авансовый отчет: инструкции и образец заполнения на 2019–2020 год

Авансовый отчет подтверждает расходы бизнеса в налоговом учете. Бухгалтер и подотчетник должны правильно заполнить документ, чтобы компании не доначислили налоги.

Авансовый отчет подтверждает расходы бизнеса в бухгалтерском и налоговом учете. Важно правильно оформить документ и подкрепить данные в нем чеками и накладными, чтобы у налоговой не было вопросов и повода доначислить налоги.

Что такое авансовый отчет

Авансовый отчет — это первичный документ, который подтверждает израсходованные суммы денег подотчетными лицами. Подотчетные — это сотрудники, которые получили деньги на хозяйственные нужды от работодателя. Они и составляют авансовый отчет.

Работники получают наличные деньги на командировки, покупку канцелярских товаров, ГСМ, оплату услуг сторонних компаний и прочего Тратить такие деньги можно только на те цели, на которые они получены. Если деньги остались, их нужно вернуть в кассу.

Итак, сотрудник возвращает остаток и отчитывается по израсходованным суммам. А бухгалтер проверяет авансовый отчет и заполняет оставшиеся строки.

Как оформить авансовый отчет

Авансовый отчет составляют в одном экземпляре, а заполняют его подотчетное лицо и бухгалтер компании. Как правильно вести авансовые отчеты в 2019–2020 году, сказано в порядке ведения кассовых операций. Мы собрали правила оформления отчета для бухгалтеров, которые с ними работают.

Правило № 1: компания самостоятельно устанавливает форму авансового отчета. Это может быть унифицированная или оригинальная форма, руководитель утверждает ее приказом к учетной политике.

За основу бланка можно взять унифицированную форму № АО-1, добавить нужные строки и закрепить удобный вариант бланка в учетной политике.

Важно: в бланке должны быть обязательные для первички реквизиты, они перечислены в ч. 2 закона № 402-ФЗ.

Правило № 2: руководитель утверждает срок, по истечении которого сотрудник должен отчитаться по авансу. Когда срок истекает, сотрудник должен сдать отчет в бухгалтерию в течение трех рабочих дней или после выхода на работу. При покупке товаров для организации за наличные также нужно оформить документы, которые обоснуют расходы и вычеты по НДС.

Правило № 3: руководитель устанавливает срок, в течение которого бухгалтер должен проверить авансовый отчет. Затем главбух, бухгалтер, а в их отсутствии сам руководитель утверждает отчет и производит окончательный расчет по нему.

Правило № 4: бухгалтер подписывает отчет у руководителя и главного бухгалтера организации. Без этих подписей документ недействителен, а значит, компания не сможет принять суммы по такому отчету к налоговому учету.

Упростить составление отчетов можно настроив электронный документооборот. Это особенно актуально, если сотрудники работают в одном подразделении, а бухгалтерия в другом. Почему, сейчас расскажем.

Как заполнить авансовый отчет в рублях

Подотчетнику. На лицевой стороне документа указывают наименование организации или ФИО предпринимателя и подразделение. Сотрудник вписывает свои ФИО, должность и табельный номер, а также назначение аванса.

Графу «Назначение аванса» нужно заполнить обязательно, но без подробностей. Достаточно указать категорию расходов: командировочные расходы, покупка расходников для офисного оборудования, представительские расходы.

На оборотной стороне в графах со 2 по 4 сотрудник в хронологическом порядке перечисляет реквизиты документов, подтверждающих расходы, в графе 5 указывает суммы затрат.

Расходы подтверждают: кассовые и товарные чеки, товарные накладные, приходные кассовые ордера, транспортные документы (проездные билеты, талоны), другие подобные документы. Сотрудник должен приложить их к отчету, иначе фирма не сможет отразить в налоговой базе расходы и принять к вычету НДС.

Бухгалтеру. Когда бухгалтер получает отчет, то присваивает ему номер и ставит дату приема документа. Также он заполняет отрывную расписку о принятии отчета к проверке. В ней нужно написать ФИО подотчетного лица, реквизиты авансового отчета, сумму выданных денег и количество подтверждающих документов. Заполненную расписку бухгалтер выдает подотчетнику.

Теперь бухгалтер проверяет отчет и заполняет отведенные ему графы. В таблицу отчета об авансе он вписывает:

  • сведения об остатке или перерасходе по предыдущему авансу;
  • сведения о сумме текущего аванса;
  • общую сумму полученных и израсходованных денег;
  • сумму остатка либо перерасхода;
  • информацию о бухгалтерских счетах, где отражается подотчет.

На оборотной стороне в графе 7 бухгалтер записывает суммы расходов, принятых к учету, в графе 9 – дебет счета (субсчета). Графу 8 бухгалтер заполняет, если сотрудник получал аванс в валюте.

Затем руководитель организации утверждает отчет и заполняет отдельный блок вверху бланка.

***

Чтобы потраченные деньги учесть в расходах или принять к вычету, отчет должен быть заполнен правильно. Затраты подтверждаются чеками, накладными и билетами. Чтобы все шло по плану, можно выдать подотчетным сотрудникам памятки и чек-листы. В них напечатать инструкцию по заполнению отчета и список подтверждающих документов.

Авансовый отчет в 1С 8.3 Бухгалтерия

Авансовый отчет в 1С 8.3 Бухгалтерия создать не сложно, рассмотрим по шагам с наглядными примерами. Последовательно исследуем два варианта отражения в программе 1С выдачи денежный средств под отчет. Так же разберём основные определения по теме, коснёмся рабочих вопросов и поговорим о некоторых новшествах от 2019 г.

Основные определения и порядок взаимодействия между сторонами

Авансовый отчет представляет собой документ, который подтверждает и объясняет расходование денежных средств Организации, выданных сотруднику, в данном случае – подотчетному лицу.

Подотчетным лицом выступает сотрудник Организации, которому поручено задание и выданы на это деньги.

Список людей, которые могут выступать в роли подотчетного лица, размер авансовой суммы и сроки предоставления отчета определяются руководителем Организации.

Подотчетные суммы должны расходоваться только по целевому назначению, прописанному при выдаче финансовых средств, и не могут передаваться одним подотчетным лицом другому.

Сотрудник до истечения срока должен отчитаться за израсходованные денежные средства и принести в бухгалтерию оформленные надлежащим способом первичные документы, а не израсходованные вернуть в кассу или на расчетный счет, перерасход выплачивается Организацией.

На подготовку отчетных документов предоставляется три дня с момента истечения срока, на который выдавались деньги. Если за это время первичные документы так и не попали в бухгалтерию и денежные средства так и не поступили обратно в кассу или на расчетный счет Организации, то за сотрудником признается задолженность. Важно не путать, к налогооблагаемому доходу эта сумма не относится.

Целесообразные действия бухгалтера в этом случае:

1. Написать письмо сотруднику, в котором вежливо напомнить о его задолженности.

2. Составить акт сверки с сотрудником.

3. Скорей всего, далее последует:

3.1 отчет со стороны сотрудника;

3.2 заявление от сотрудника с просьбой удержать задолженность с заработной платы;

3.3 возвращение суммы долга с других источников дохода.

4. Если из пункта 3 ничего не произошло, то Организация в праве подать в суд на работника.

Выдача подотчетных сумм в 1С 8.3 Бухгалтерия по шагам.

Основанием для выдачи аванса может послужить приказ или распоряжение руководителя Организации, заявление от сотрудника. С 2018 года написание заявления от сотрудника не является обязательным. Заявление пишется в произвольной форме, где указывается сумма и на что нужны денежные средства. В этом случае следующим шагом будет подписание директором Организации данного документа.

Выдача авансовой суммы через кассу в программе 1С 8.3 Бухгалтерия.

Формируем в программе 1С 8.3 Бухгалтерия расходный кассовый ордер:
1. Последовательно открываем вкладки: «Банк и касса» – «Касса» – «Кассовые документы» – «Выдача наличных (создание)»

2. Указываем (заполняем документ):

2.1 Вид операции: «выдача подотчетному лицу».

2.2 Номер и дата присваиваются автоматически программой.

2.3 Получатель: выбираем из списка сотрудников.

2.4 Сумма: указываем необходимую сумму, отталкиваясь от основания (приказа или заявления).

2.5 Статья движения денежных средств: «выдача подотчетных сумм».

2.6 Комментарий: удобно указать, что послужило основанием для выдачи аванса, например, «приказ No124А от 11.07.2019 г» или «заявление от сотрудника от 11.07.2019 г.»

2.7 Счет учета: «50.01» (автоматически)

2.8 Организация: выбираем и списка, если в программе ведется отчет по нескольким предприятиям. Если Организация одна, то автоматически она будет выбрана.

2.9 Открываем «Реквизиты печатной формы» – заполняем «основание»: пишем номер и дату приказа от директора или дату заявления от сотрудника.

3. Далее нажимаем «провести».

4. Проверяем сформированные программой проводки. Для этого нажимаем кнопочку «Дт/Кт». Проводки: дебет 71.01, кредит 50.01.

Проверка: если открыть оборотную сальдовую ведомость по 71 счету, то мы увидим, что за сотрудником числится авансовая сумма.

5. Заходим в только созданный расходный кассовый ордер и отправляем на печать (значок с изображением принтера).

6. Поставить подписи подотчетного лица, бухгалтера и руководителя.

7. Следующим шагом последует выдача денег сотруднику.

Перевод денежных средств в программе 1С 8.3 Бухгалтерия со счета Организации на личный счет работника.

Создаем документ в 1С Бухгалтерия 8.3, выдача денежных средств путем перечисления безналичных денежных средств на личный счет сотрудника.

1. Последовательно открываем вкладки: «Банк и касса» – «Банк» – «Банковские выписки» – «Списание с расчетного счета (создание)». Создаём новый документ (платежное поручение).

2.1 Вид операции: «перечисление подотчетному лицу»

2.2 Дата и номер документа присваиваются автоматически.

2.3 Получатель: выбираем из списка сотрудников.

2.4 Сумма: вносим необходимую сумму, указанную в основании на выдачу аванса.

2.5 Назначение платежа: «выдача под отчет денежных средств на покупку канцелярских товаров на основании приказа №1020А от 11.07.2019г.».

3. Записать документ и закрыть.

4. Далее потребуется выгрузить файл для отправки в банк, либо сформировать платежное поручение непосредственно в онлайн-банке (в Организациях связь с банком настроена по-разному).

5. После того, как с банка будет получена выписка с фактическим списанием с расчетного счета Организации, бухгалтер разносит ее в программе и снова заходит в документ, созданный при перечислении средств, ставит галочку «подтверждено выпиской банка», и прикрепляет платежное поручение. Провести документ.

6. Программа формирует проводки: дебет 71.01, кредит 51.

Авансовый отчет в 1С 8.3 Бухгалтерия.

Первичные документы, принимаемые к отчету. С обновлениями от 1 июля 2019 года.

Какие документы могут служить для отчета?

1. Кассовые чеки. С 1 июля 2019 года чеки обязаны выдавать или отправлять через электронную почту все продавцы, в том числе и индивидуальные предприниматели. Следовательно, онлайн-чек или чек, распечатанный на кассе, необходимо требовать за любую покупку. Электронный чек так же вполне подходит и имеет юридическую силу, как и распечатанный. В этом случае в авансовом отчете важно указать «электронный чек». Если аванс был выдан на топливо, то к чеку нужно приложить путевой лист.

2. Квитанции об оплате, если по каким-либо причинам продавец не выдает чеки, с указанием реквизитов и подписью продавца.

3. Проездные документы.

3.1 К билету на самолет важно прикладывать так же и посадочный талон, в другом случае Организация может потерять расходы, а у сотрудника удержат НДФЛ.

3.2 Если сотрудник передвигался на поезде, то к отчету должен прилагаться выданный в кассе билет. Если билет электронный, то он должен быть с отметкой о пройденной регистрации. Без отметки электронный чек не действителен.

3.3 Если сотрудник пользовался услугами такси и заказывал через приложение, то там же необходимо запросить электронный чек и у водителя попросить квитанцию с его подписью. Иногда Организация по предоставлению услуг такси может предложить доставить подписанную квитанцию на адрес Вашей Организации. Чтобы подтвердить цель поездки, нужно попросить сотрудника из приложения распечатать так же маршрут, по которому следовал заказанный автомобиль.

4. Счета на проживание (в командировке).

5. Счета-фактуры, накладные.

Без предъявления такого рода документов, отчет не действителен.

Поэтапное создание отчета в программе 1С 8.3 Бухгалтерия.

Сотрудник по истечении оговоренного срока подготавливает документы для отчета и составляет отчет самостоятельно в форме АО-1 в течение трех дней. Бухгалтер проверяет документы и, если все в порядке, приступает к оформлению документов в программе 1С.

В некоторых Организациях принято так, что сотрудник приносит в бухгалтерию лишь первичные документы и не заботится о составлении самого отчета. А уже сам отчет бухгалтер формирует в программе 1С, на основании первичных документов от сотрудника, распечатывает из программы 1С и уже готовый документ подписывает подотчетное лицо, бухгалтер и, далее, руководитель.

Поэтапное создание отчета в программе 1С Бухгалтерия 8.3:

1. Последовательно открываем вкладки: «Банк и касса» – «Авансовые отчеты» – «Создать»

2. Указываем (заполняем документ):

2.1 Номер и дата: заполняется автоматически. Так же можно изменить.

2.2 Организация: поле заполняется автоматически или выбираем, если в программе данные по нескольким предприятиям.

2.3 Подотчетное лицо: выбираем и списка.

2.4 Склад: указываем, если приобретались ТМЦ. Можно указать «основной»

3. Вкладка «Авансы». Нажимаем «добавить» и выбираем в появившемся окне «выдача наличных» или «списание с расчетного счета» (в зависимости от того, каким образом сотрудник получал авансовые деньги), далее выбираем нужный документ из списка, по которому предоставляется отчет.

4. Вкладка «Товары». Заполняем, если сотрудником приобретались какие-либо материальные ценности или оказывались услуги в пользу Организации, для этого наживаем «добавить» и приступаем к заполнению таблицы

4.1 Документ: пишем наименование документа, например: «Товарный чек № 2551265 от 11.07.2019 г.»

4.2 Номенклатура: например «канцелярские товары», выбираем и списка или создаём нужную группу товаров или услуг.

4.3 Количество: 1.

4.4 «Сумма»: указываем сумму, которая в данном чеке.

4.5 «НДС»: выбираем «с НДС» или «без НДС» (смотрим в чеке)

4.6 Если есть счет-фактура на приобретенные ТМЦ, то нужно пролистать таблицу далее и заполнить вкладку «поставщик», выбрать и списка или создать на основании прописанных в счет-фактуре полных реквизитов. Далее поставить галочку в колонке с названием «СФ» (счет – фактура) и в следующей колонке указываем дату и номер счет-фактуры.

4.7 «Счет учета»: 10.09 (при покупке материалов) или 41 (товары), формируется автоматически на основании выбранной или созданной группы товаров или услуг в номенклатуре (заполняется в начале таблицы).

4.8 «Счет НДС»: 19.03, формируется так же автоматом (правильность формирования проводок лучше сразу проверять)

5. Проводим документ и смотрим какие проводки сформировались. При оформлении, например, покупки ТМЦ образуется следующая проводка: Дебет 10.09, Кредит 71.01.

6. Выводим документ на печать, собираем подписи.

Для того, чтобы проверить правильность созданных документов в 1С, формируем оборотную сальдовую ведомость по счету 71.01 за нужный период и просматриваем отраженные суммы напротив ФИО сотрудников. Через эту ведомость удобно контролировать подотчетных лиц и вовремя напоминать о задолженности или необходимости отчитаться.

Подписанный авансовый отчет храним с аккуратно подколотыми чеками, квитанциями, проездными документами, счетами – фактурами, накладными в папке с отчетами, как правило, не менее четырех лет.

Остались вопросы? Закажите бесплатную консультацию наших специалистов! Они ответят на все вопросы и помогут Вам с авансовым отчетом в 1С Бухгалтерия 8.3

Заполняем авансовый отчет

Как отчитываются подотчетные лица

Расходование денег, выдаваемых сотруднику авансом, подтверждается первичным учетным документом — авансовым отчетом. Заполненный образец авансового отчета представляет собой унифицированную форму № АО-1, в одну часть которой вносит сведения сотрудник, во вторую — бухгалтер.

Приложением к авансовому отчету идут чеки и квитанции, подтверждающие расходы. С 01.07.2019 вступили в силу поправки, касающиеся обязательных реквизитов чеков, если товары (услуги) приобретает юридическое лицо или ИП либо работник от имени компании. Чтобы у налоговиков не было претензий к чекам, они должны обязательно содержать:

  • наименование и ИНН покупателя;
  • сумму акциза;
  • номер таможенной декларации;
  • страну происхождения товара;
  • разбивку по товарным позициям.

Помните также, что БСО на бумаге сейчас практически не выдают, всех продавцов, за исключением ИП на УСН и ПСН, обязали выдавать покупателям полноценные чеки.

Еще один важный момент: чтобы оформить возврат подотчетных сумм по авансовому отчету, работник вправе принести распечатанный чек, полученный по e-mail или SMS, в том числе с QR-кодом. Электронный и бумажный кассовые чеки равноценны, поэтому проблем при проверках не возникнет. Исключение по-прежнему составляют электронные билеты. Чтобы принять их в состав расходов в целях налогообложения прибыли, посадочные талоны распечатывают и предъявляют для проставления отметки о досмотре. В противном случае доказать расход на транспортные услуги не получится. Либо вам придется делать запрос в компанию-перевозчик, чтобы она подтвердила оказание услуги конкретному пассажиру.

Возврат подотчетных сумм

Законом установлены конкретные сроки сдачи авансового отчета подотчетным лицом, в которые работник обязан отчитаться об израсходованных средствах. Это три рабочих дня после дня истечения срока, на который выданы денежные средства, или со дня выхода на работу (п. 6.3 Указания № 3210-У).

Если работник не полностью израсходовал денежные средства, на использованную часть составляется авансовый отчет, а в нем указывается оставшаяся сумма. На нее и распространяется возврат подотчетных сумм по авансовому отчету, и сделать это следует одновременно с подачей отчета.

Нередки ситуации, когда работник тратит собственные денежные средства, потом приносит документы и просит возмещение подотчетных сумм по авансовому отчету. В этом случае он обращается в бухгалтерию с заявлением о возмещении понесенных расходов, и бухгалтер проводит такие расчеты тоже с помощью авансового отчета.

Если сотрудник ничего не потратил, он возвращает в кассу всю полученную подотчетную сумму, а авансовый отчет не составляет. При этом срок предоставления авансового отчета подотчетным лицом не учитывается, но вернуть деньги следует не позже чем в трехдневный срок по истечении периода, на который они выданы.

Порядок заполнения

Поскольку разработана унифицированная форма, действуют и правила, как оформляется авансовый отчет об израсходованных подотчетных суммах в текущем году.

Сначала его заполняет сотрудник, который получил деньги и отчитывается по ним, затем бухгалтер. Когда документ полностью готов, его отдают руководителю на контроль.

Посмотрим конкретный пример заполнения авансового отчета по хозяйственным расходам и параллельно расскажем обо всех нюансах.

Что заполняет сотрудник

На лицевой стороне формы № АО-1 работнику необходимо:

1. Указать наименование фирмы и код по ОКПО.

2. Проставить дату составления документа и присвоить номер.

3. В графу «Отчет в сумме» вносим сумму, которую работник потратил на хознужды предприятия. Например, ему было выдано 12 000 рублей, а он потратил 10 000. Поэтому в этой графе он указывает 10 000.

4. Указываем наименование и код структурного подразделения.

5. После этого указываем Ф.И.О. подотчетного лица, его табельный номер и профессию (должность).

6. Вписываем назначение аванса.

7. В левой стороне таблицы, расположенной на лицевой стороне формы, указываем размер суммы, полученной из кассы предприятия (либо на банковскую карту). При необходимости указываем размер выданных в валюте денег.

8. Указываем итоговую сумму полученных денежных средств.

9. Вписываем сумму, потраченную на хозяйственные нужды предприятия.

10. Указываем размер остатка.

Есть информация, которая должна быть указана на оборотной стороне документа авансовый отчет работником. Подотчетное лицо в графах 1-6 перечисляет все документы (товарные, кассовые чеки и т. д.), подтверждающие произведенные расходы, с указанием затраченных сумм. Документы нумеруют по порядку их перечисления в авансовом отчете.

Представленный заполненный образец авансового отчета наглядно демонстрирует, какие сведения следует внести работнику в соответствующие графы:

  • 1 — номер п/п, присвоенный документу, подтверждающему траты;
  • 2 — дата составления чека;
  • 3 — номер чека;
  • 4 — наименование документа, подтверждающего расходы;
  • 5 — сумма произведенного расхода в рублях;
  • 6 — заполняется при необходимости, если были расходы в иностранной валюте.

После перечисления реквизитов на все приложенные документы заполняют строку «Итого», где указывают общую величину расходов.

После того, как сотрудник заполнил необходимые поля, он ставит в бланке свою подпись с расшифровкой. Затем документ передает в бухгалтерию, где бухгалтер проверяет правильность заполнения.

Что заполняет бухгалтер

Бухгалтер после получения бланка должен убедиться в правильности его заполнения. Если ошибок нет, в графе «Отчет проверен» бухгалтер делает запись об этом и ставит свою подпись.

Бухгалтер указывает информацию о внесенном остатке или перерасходе средств.

После этого переходит к дальнейшему заполнению бланка.

Заполняется отрывная часть бланка, подписывается и передается работнику.

Бухгалтер записывает информацию в графы 7 и 8. Здесь указываются суммы расходов, принятых к учету. В графе 9 указываются номера бухгалтерских счетов, которые дебетуются на суммы расходов. Суммы, которые указали работник и бухгалтер, должны совпадать.

После этого бухгалтером заполняется лицевая сторона бланка.

На лицевой стороне в правой таблице бухгалтер проверяет следующие сведения:

  • остаток или перерасход предыдущего аванса;
  • размер аванса, полученного из кассы предприятия;
  • количество потраченных денежных средств;
  • остаток или перерасход авансовых сумм.

В таблицу слева — бухгалтерская запись — вносят информацию из данных графы 9, которая находится на оборотной стороне.

Бухгалтер направляет документ главбуху (если он есть), который тоже его проверяет. После проверки авансового отчета главбух подписывает его и направляет на утверждение к главе предприятия.

Директор утверждает документ и возвращает его в бухгалтерию.

Так выглядит образец заполнения авансового отчета в 2019 г. по хозяйственным расходам. Аналогичный порядок оформления действует и в любых других ситуациях — когда надо отчитаться о командировочных или представительских расходах.

Оформленный авансовый отчет хранится в бухгалтерии фирмы 5 лет. По истечении этого срока документ уничтожают.

Авансовые отчеты в 1С 8.3 — пошаговая инструкция по заполнению

Бухгалтера очень часто встречаются с необходимостью создания авансовых отчетов при расчетах наличными с сотрудниками. Данный документ необходим для подтверждения израсходованной суммы либо денежных документов, выданных сотруднику ранее.

Приведем простой пример. Сотрудника отправили в командировку и выдали определенную сумму на покупку билета. По возвращении он предоставляет этот билет бухгалтеру для того, чтобы подтвердить, сколько денег он израсходовал фактически. Затем бухгалтер на его основании делает авансовый отчет.

Можно привести еще множество примеров. Это покупка материалов, товаров (канцтовары, хоз. инвентарь и пр.), плата за ГСМ, суточные, почтовые расходы и многое другое.

В этой статье мы рассмотрим инструкцию по шагам создание авансового отчета в 1С 8.3 и приведем образец его заполнения.

Выдача денежных средств

Первым делом сотруднику выдаются деньги или денежные документы. Оформить данную операцию в 1С 8.3 можно через кассовые документы и денежные документы соответственно. Они находятся в разделе «Банк и касса».

Кроме приведенных выше способов можно воспользоваться списанием с расчетного счета, но в нашем примере данный вариант рассматриваться не будет, потому что данный вид операции чаще встречается с наличным, а не безналичным расчетом.

Ниже приведен пример выдачи наличных подотчетному лицу. Он формирует проводки по счетам Дт 71.01 – Кт 50.1. Счет учета подставляется автоматически, но его можно изменить при заполнении документа.

Данный документ так же используется в тех случаях, когда произошел перерасход выданных средств. Проще говоря, сотруднику выдали 1000 рублей, а он потратил с разрешения руководителя 1500 рублей. Разницу в 500 рублей следует оформить выдачей наличных.

Оформление авансового отчета в 1С

Оформление данного документа практически одинаково как в версии 3.0 (8.3), так и в 2.0 (8.2), поэтому эта статья подойдёт всем.

Чтобы сделать новый авансовый отчет, нужно в меню «Банк и касса» и выберите пункт «Авансовые отчеты». В открывшейся форме списка нажмите на кнопку «Создать».

Сначала необходимо выбрать сотрудника, на которого оформляется документ и подразделение.

На первой вкладке перечисляются те документы, по которым сотрудник получил эти денежные средства. Валюта и сумма подставится автоматически.

Вкратце рассмотрим содержимое остальных вкладок:

  • На вкладке «Товары» указывается список ТМЦ, которые были приобретены подотчетным лицом. При указании счетов учета по данным товарам сформируются проводки по поступлению.
  • Третья вкладка содержит данные о возвратной таре, которую сотрудник получил от поставщика.
  • Вкладка «Оплата» содержит данные о суммах, которые заплатили поставщики за ранее приобретенные товары, предоплата.
  • На вкладке «Прочее» указываются иные расходы. В нашем случае мы отчитаемся именно на этой вкладке.

Перед печатью нужно провести документ. Печатная форма данного документа находится в меню «Печать» — «Авансовый отчет (АО-1)».

Как мы можем увидеть в печатной форме и в нижней части формы документа, у данного сотрудника получился перерасход.

Это означает то, что он истратил больше денежных средств, чем ему выдали изначально. В нашем примере разница в 100 рублей будет отражена на счете 71.01. Как было ранее указано, что разницу в суммах необходимо вернуть сотруднику при помощи документа кассового документа выдачи наличных.

Смотрите также видео инструкцию по заполнению авансового отчета в 1С:

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector